Inställningar för hur perioder inom ekonomi låses finns både på organisationsnivå och enhetsnivå. De förhindrar att händelser inom ekonomi bakdateras till tidigare perioder där ekonomin redan har stämts av, till exempel en tidigare månad eller ett tidigare år. När perioden inom ekonomi har stängts går det inte att datera händelser inom ekonomi, till exempel fakturor eller betalningar, före stängningsdatumet.

Låsning av perioder inom ekonomi aktiveras och ställs främst in på enhetsnivå med en kombination av tre inställningar. Det innebär att varje enhet kan styra och anpassa sitt periodavslut inom ekonomi oberoende av andra enheter. Inställningarna är särskilt användbara för att automatiskt låsa månadsredovisningen när avstämningen är klar.

Du hittar inställningarna för hur perioder inom ekonomi låses under Inställningar > Allmän > Enhet > Ekonomi, i sektionen Perioder inom ekonomi och datum.

Den här första inställningen för periodavslut inom ekonomi kan användas manuellt. Datumet uppdateras också automatiskt när inställning 2 och 3 används. I datumfältet anger du ett datum, till exempel 03/04/2022. När inställningen används kan händelser inom ekonomi inte bakdateras till ett datum före det angivna datumet.

När den här inställningen aktiveras blir inställning 3 tillgänglig och datumet i inställning 1 uppdateras automatiskt. Med automatisk låsning låses varje månad i tid, så att händelser inom ekonomi inte kan bakdateras till en redan avstämd månad. Datumet i inställning 1 sätts alltid automatiskt till den sista dagen i föregående månad.

Den här inställningen anger vilken dag i månaden Första möjliga datum för händelser inom ekonomi uppdateras automatiskt. Den dagen sätts det första möjliga datumet till den sista dagen i föregående månad. Om du ändrar inställningen uppdateras inte det första möjliga datumet direkt.

Du ändrar till exempel inställningen den 20 februari:

Välj en dag som ger ekonomiavdelningen tillräckligt med tid för att stämma av föregående månad. Om avstämningen vanligtvis tar 10 dagar väljer du till exempel 10 eller en dag strax därefter. En senare dag ger mer tid att bakdatera händelser inom ekonomi till en månad som redan har stämts av.

Om det valda datumet inte finns i aktuell månad (29, 30 eller 31) används månadens sista tillgängliga dag som utlösningsdag den månaden.

Periodavslut inom ekonomi kan också hanteras på organisationsnivå genom att tre inställningar uppdateras manuellt vid behov.

Du hittar organisationens inställningar för hur perioder inom ekonomi låses under Inställningar > Allmän > Organisation, i sektionen Organisationsinställningar.

Den här första inställningen är ett val för att aktivera eller inaktivera funktionen. När den aktiveras visas inställning 2 och 3, och du kan styra låsningen av perioder inom ekonomi på organisationsnivå.

Inställning 2 är ett datumfält. Den motsvarar inställning 1 på enhetsnivå och styr vilket datum händelser inom ekonomi inte kan dateras före. Den används tillsammans med inställning 3.

Den här inställningen är ett fält av typen Kryssruta. Om rutan markeras och inställningarna därefter sparas, ersätter datumet från organisationens inställning 2 datumet på enhetsnivå i enhetens inställning 1 som beskrivs ovan. Markeringen anger manuellt att periodavslutsdatumet inom ekonomi ska uppdateras för alla platser. Den utlöser inte några automatiska datumuppdateringar framöver.