Förbered en fil för uppladdning.
Välj enhetens namn längst upp till vänster och gå sedan till Inställningar > Importera & export > Importera från fil.
Släpp en fil i uppladdningsområdet eller välj området för att välja en fil från din enhet. Alternativt kan du välja en fil som du har laddat upp tidigare från rullistan Befintlig fil. Du kan importera en fil åt gången. Filer som stöds är XLSX, XLS och XML. Filen får inte vara större än 5 MB.
Välj importmodell i rullistan Provet-modell.
Välj Nästa.
På sidan Mappning hjälper du systemet att förstå dina källdata. Mappa dina källdata till Provet-fält enligt behov.
Kolumnerna från din fil visas till vänster tillsammans med eventuellt automatiskt mappade datafält.
Omappade Provet-fält visas till höger. Dra de fält du behöver till vänster för att matcha dem med dina kälvkolumner.
Vissa fält kan vara obligatoriska att mappa. Du hittar dem i sin egen kategori till höger.
Vissa fält kan kräva submappning. Det innebär att du öppnar fältet för redigering med den vita pennknappen när de finns till vänster och gör eventuella nödvändiga justeringar eller mappningar. Till exempel, om du importerar artiklar med olika momssatser kan du behöva matcha din data med grupperna i systemet manuellt om importören inte mappat allt automatiskt.
Kolumnen Status längst till vänster visar mappningsstatusen för de fält som har mappats. Om de visar ”Mappade” är allt i regel som det ska. Om de visar ”Ofullständig” bör du öppna fältet för redigering och kontrollera att alla element har submappats korrekt där.
Välj Nästa.
På sidan Förhandsvisa och importera granskar du importresultatet rad för rad och fält för fält. Sidan visar om varje importerat objekt är nytt eller om ett befintligt objekt kommer att uppdateras. Eventuella fel visas i rött tillsammans med felmeddelanden. Du kan exportera fel som en Excel-fil med knappen Exportera fel. Du kan fortfarande gå vidare med importen även om du har vissa fel; i så fall importeras rader utan fel. Förhandsvisningen kan även visa vissa automatiska beräkningar som systemet har gjort. Mer information finns i Automatic Calculations in Import from File. Tänk på att det kan ta en stund att ladda förhandsvisningen, beroende på filstorlek och datatyper.
Om filen innehåller fler än 100 artiklar laddar Provet automatiskt endast ett urval av raderna. Du kan därefter välja om du vill markera knappen Förhandsgranska alla poster för att ladda hela förhandsvisningen (det kan ta längre tid), eller fortsätta direkt med importen.
När du har granskat förhandsvisningen väljer du Påbörja importering.
Du dirigeras till sidan Importförlopp, där du kan följa importens status. Importen bearbetas i bakgrunden och du kan lämna eller uppdatera sidan om du vill. En grön ”lyckades”-status visas när allt har slutförts utan problem. Den totala tiden för att slutföra importen beror i regel på filstorleken; normalt bör importen inte ta längre än några minuter. Om några rader misslyckades under importen kan du ladda ner felen från kolumnen Handlingar.
Not: Importer körs i batchar om 250 artiklar åt gången, med en timeout efter 20 minuter. Uppdateringar går snabbare än nya importerar eftersom uppdaterade specifika fält riktas.
Exempel: Om 1000 artiklar importeras kan det vara bättre att dela upp det i 2 importomgångar.
Övriga tips och anteckningar om mappning
Du kan bara redigera övriga alternativ för datafält i mappningssteget när du har mappat dem (dvs. när du har upprättat en koppling med din data eller lagt till ny information genom att lägga till ett fält).
Vissa fält kan anges som nyckelfält med alternativet Använd som nyckelfält på datafältskortet. Systemet försöker då hitta befintliga objekt i databasen och uppdatera dem i stället för att skapa nya artiklar. Användning av nyckelfält är kritisk om du vill uppdatera befintliga objekt. Om du har exporterat viss data från systemet, vill uppdatera den och sedan importera tillbaka, används vanligtvis objektets id som nyckelfält för matchning eftersom det ingår i exporten. Generellt kan alla unika värden fungera bra som nyckelfält. Det går även att använda flera nyckelfält samtidigt i mer avancerade fall.
Om filens kolumnnamn för data är exakt samma som i Provet bör automatisk mappning ske i mappningssteget.
Automatisk mappning kan även ske för submappningsbara alternativ. Till exempel, om du namnger artikelns undergrupper i filen på samma sätt som de är upplagda i Provet, bör automatisk submappning ske.
Du kan också lägga till ny data (anpassade standardvärden) i importen genom att dra ett datafält till det nedersta området på vänster sida i mappningssteget (området med namnet ”Dra + släpp-fält här för att lägga till i import”). Använd sedan den vita pennknappen för att öppna fältet för redigering och använd alternativet ”Ersätt alla med standardvärde” för att ange ett nytt standardvärde. Alla importerade artiklar får då värdet som sitt nya standardvärde.
När du laddar upp artiklar kan du, som ett avancerat alternativ, skapa undergrupper direkt med importen. Det är det som fälten för artikelns undergrupp nivå 1, 2 och 3 är till för. Om du bara vill mappa till befintliga undergrupper använder du det vanliga Artikelns undergrupp-fältet.
Vilka fält som finns tillgängliga för mappning beror på vilken modell du väljer i steg 4. Till exempel använder import av Användare-modellen fält som de som beskrivs i Create and Manage User Accounts.