Vad är Hemleverans?
Med Hemleverans kan du sälja artiklar som din klinik inte har i lager och låta dem skickas direkt till kunderna via en extern leveranspartner. Medan partnern sköter själva leveransen, hanterar du fakturering och orderuppföljning direkt i Provet.
När du lägger till en artikel med Användningstyp angiven som Hemleverans och fastställer fakturan, blir det en hemleveransorder. Därefter kan du följa orderstatusen i Översikten för hemleverans.
Aktivera Hemleverans
Innan du använder Hemleverans måste funktionen aktiveras på enhetsnivå:
Välj enhetens namn i det övre vänstra hörnet och gå sedan till Inställningar > Allmän > Integreringar > Hemleverans.
Välj Tillåt hemleveransfunktioner för artiklar.
Välj Spara. Därefter kan du börja markera artiklar som tillgängliga för hemleverans.
Användarbehörigheter
För att kunna visa Hemleverans-översikten behöver användare följande behörighet. För att visa eller redigera behörighetsgrupper, välj enhetens namn i det övre vänstra hörnet och gå till Inställningar > Användare > Behörighetsgrupper. Välj sedan knappen med tre punkter på behörighetsgradsraden och välj Behörighetsinställningar.
Hemleveranser (läs): Krävs för att komma åt Hemleverans-översikten. Som standard har alla roller (Admin, Manager och Användare) åtkomst.
Obs: Behörigheten Hemleveranser visas endast i behörighetsgrupper när Hemleverans-funktionen är aktiverad för enheten.
Markera artiklar som tillgängliga för hemleverans
Du kan markera läkemedels-, lager- och foderartiklar för Hemleverans på följande sätt:
Artikelkort
När du skapar eller redigerar en läkemedels-, lager- eller foderartikel väljer du kryssrutan Tillåt hemleverans på artikelkortet.
Du kan även ange Hemleverans som standard Användningstyp om du vill att den ska väljas automatiskt när artikeln används.
Prishubb och Priskalkylverktyg
Prishubb: Om du hanterar dina artiklar och priser centralt via Prishubben kan du även hantera hemleveransinställningar för dessa artiklar där. Mer information finns i Skapa en central artikel.
Priskalkylverktyg: Om du använder massuppdateringar av priser använder du Priskalkylverktyget för att uppdatera hemleveransflaggan för valda artiklar. Mer information finns i Uppdatera artiklar för en specifik enhet i Priskalkylverktyg.
Artikelimportör
Hemleverans-attributet kan ingå i artikelimportfiler så att du kan göra massuppdateringar.
API
Om din organisation hanterar artikeldata via API kan du inkludera Hemleverans-inställningen i dessa uppdateringar. Det gör att externa system kan hålla artikelkonfigurationen synkroniserad.
Använda hemleveransartiklar i konsultationer, fakturor och kassaförsäljning
När du lägger till en hemleveransartikel i en konsultation, faktura eller kassaförsäljning måste du välja Hemleverans i rullgardinsmenyn Användningstyp. Om artikeln har Hemleverans angivet som sin standard användningsmetod på artikelkortet väljs värdet automatiskt.
När Hemleverans väljs som leveransmetod uppdateras artikelrutan automatiskt för att dölja fält som inte är relevanta, eftersom artikeln skickas direkt av en extern partner. Följande alternativ är inte tillgängliga:
Lagerplats, batchval och lageruttag
Expeditionsavgifter, administrationsuppgifter och karens
Utskriftsalternativ för etikett
När du har sparat och fastställt fakturan blir artikeln en hemleveransorder. Ordern blir därefter synlig på Översikten för hemleverans.
Kredit och ersätt hemleveransartiklar
För att ersätta en hemleveransartikel som beställdes av misstag eller avvisades måste du först kreditera artikeln och därefter skapa en ny order via en kassaförsäljning. Genom att ersätta en order kan du följa historiken, eftersom ersättningsartikeln får samma Order-ID som den ursprungliga.
Obs: Du måste fastställa ersättningsfakturan inom 72-timmarsfristen som startar när du fastställer den ursprungliga fakturan.
Kreditera en hemleveransartikel
För att kreditera en hemleveransartikel måste du kreditera den länkade fakturaraden. När du har fastställt kreditfakturan ändras artikelstatusen till Tillerkänt i översikten för hemleverans.
Öppna fakturan.
Välj Kreditfaktura eller om du använder den nya designen för fastställda fakturor, klicka på tre punkter i det övre högra hörnet och välj + Ny kreditfaktura.
Välj Returnera enstaka artiklar.
Välj de rader du vill kreditera.
Välj Fortsett.
En kreditfaktura för artikel(ar)na skapas nu.
Om kreditfakturan skapades som ett utkast väljer du Fastställ faktura för att slutföra kreditfakturan.
Om du använder den nya designen för fastställda fakturor och skapade ett utkast väljer du visningsknappen (ögonknappen) på kreditfakturaraden. På kreditfakturasidan väljer du Fastställ faktura för att slutföra kreditfakturan.
Mer information om att kreditera fakturarader finns i Kreditera och återbetala en artikel eller en del av en faktura. Om du använder den nya designen för fastställda fakturor, se Fastställ fakturor.
Ersätt en hemleveransartikel
För att ersätta en krediterad artikel startar du en kassaförsäljning. Systemet låter dig välja krediterade hemleveransartiklar som skapats inom en 72-timmarsfrist.
Skapa en ny kassaförsäljning.
Säkerställ att uppgifterna (Kund och patient) stämmer med den ursprungliga ordern.
Lägg till ersättningsartikeln. I artikeldialogen väljer du vilken artikel du vill ersätta i rullgardinslistan Hemleveransartikel att ersätta.
Spara.
Välj Fastställ faktura.
När du har fastställt skapar systemet en ny hemleveransartikel (med samma ordernummer) och uppdaterar den ursprungliga artikeln status från 'Tillerkänt' till 'Ersatt'.
Obs: Om du inte fastställer ersättningsfakturan innan 72-timmarsfristen slutar skapas ingen ersättning och en varning visas på fakturan.
Översikt för hemleverans
Översikten för hemleverans visar alla hemleveransorder som skapas när fakturor fastställs. Använd översikten för att söka och filtrera order, följa statusar och samordna leveransen med din externa fraktpartner. För att öppna sidan Översikt för hemleverans, gå till Patientvård > Hemleveranser.
Varje rad visar Order-ID, Order datum, Kund, Patient, artikelnamn, Antal, Förskrivare och aktuell Status. Använd sökfältet för att hitta specifika order via kund, patient, artikel eller Order-ID. Filtret Förskrivare begränsar listan till order som skapats av en specifik veterinär. Även om kolumnen visar initialer kan du söka på fullständigt namn i filtret.
Order datum: Tidsstämpeln för när fakturan fastställdes och ordern skapades.
Kund & patient: Dessa kolumner innehåller direkta länkar till respektive dokument.
Antal: Kvantiteten i enheter eller paket baserat på vald dosering.
Hanteringsmeny: Välj de tre punkterna i slutet av artikelraden för att visa originalfaktureringen.
Kolumnen Status anger var i processen hemleveransartikeln befinner sig. Använd filtret Status för att hitta specifika order. Statusar för aktiva order uppdateras automatiskt via integrationer med den externa fraktpartnern, men du kan också ändra Inskickad och Avbruten manuellt i översikten.
Aktiva statusar
Inskickad: Ordern är fastställd och köas för leverans (blå badge).
Avbruten: Ordern är avbruten och kommer inte att levereras (röd badge).
Levererat: Ordern har tagits emot av kunden och levererats (grön badge). Den här statusen uppdateras automatiskt via fraktpartnerintegrationen och kan inte ändras manuellt.
Inaktiva statusar
Inaktiva statusar kan inte ändras via översikten och visas i grått.
Tillerkänt: När en kreditfaktura fastställs ändras artikelstatusen till Tillerkänt. Artikeln fortsätter att vara synlig i översikten, men artikelnamn och antal visas med genomstrykning.
Ersatt: Om en artikel ersätts visar den ursprungliga raden statusen Ersatt. En ny rad skapas för ersättningsartikeln som behåller samma Order-ID men visas som Inskickad (eller någon annan aktiv status).
Integreringar och Webhooks
Du kan integrera Hemleverans med externa leveranssystem med hjälp av webhooks och API.
Webhooks
Du kan konfigurera en webhook som triggas när en Hemleveransorder skapas. Webhooken skickar händelsedata till det externa systemet, som kan starta leveransprocessen.
API-användning
Externa partnersystem kan använda API:t för att:
Hämta Hemleveransorder.
Hantera leverans och frakt till kunden.
Mer information om tillgängliga endpoints och begäransformat finns i API-dokumentationen. Integrera tredjepartsapplikationer med Provet
Betalningsflöde
Betalningar för hemleveransartiklar samlas in i Provet som en del av den vanliga faktureringsprocessen under konsultationer eller kassaförsäljning. Hemleverans lägger inte till ett separat betalsteg, även om den externa partnern skickar artikeln.
Det är ingen ändring i hur du registrerar betalningar på fakturor. Använd dina vanliga betalningsmetoder och processer i Provet och hantera leveransen separat via den partner eller integration du valt.