Vad är Hemleverans?
Hemleverans gör att du kan sälja artiklar som din Klinik inte har i lager och få dem skickade direkt till kunder via en extern leverans-/uppfyllelsespartner. Medan partnern hanterar frakten hanterar du fakturering och orderuppföljning direkt i Provet.
När du lägger till en artikel med Användnings område satt till Hemleverans och fastställer fakturan, blir den till en hemleveransorder. Du kan sedan följa orderns status på Hemleverans Överblick.
Aktivera Hemleverans
Innan du använder Hemleverans måste funktionen vara aktiverad på enhetsnivå:
Gå till Inställningar > Allmän > Integreringar > Hemleverans.
Välj Tillåt hemleveransfunktioner för artiklar.
Välj Spara. Därefter kan du börja markera artiklar som tillgängliga för hemleverans.
Användarbehörigheter
För att visa Hemleverans Överblick behöver användare följande behörighet. För att visa eller redigera behörighetsgrupper går du till Inställningar > Användare > Behörighetsgrupper och väljer knappen med tre punkter på raden för behörighetsgruppen, och därefter väljer du Behörighetsinställningar.
Hemleveranser (läsa): Krävs för att komma åt Hemleverans Överblick. Som standard får alla roller (Admin, Manager och Användare) åtkomst.
Obs
Behörigheten Hemleveranser visas endast i behörighetsgrupper när Hemleverans-funktionen är aktiverad för klinikens enhet.
Markera artiklar som tillgängliga för Hemleverans
Du kan markera medicin-, lager- och foderartiklar för Hemleverans på följande sätt:
Artikelkort
När du skapar eller redigerar en medicin-, lager- eller foderartikel, markera kryssrutan Tillåt hemleverans på artikelkortet.
Du kan också ange Hemleverans som standard Användnings område om du vill att den ska väljas automatiskt när artikeln används.
Prishubb och Prishjälpmedel
Prishubb: Om du hanterar dina artiklar och priser centralt via Prishubb kan du även hantera inställningar för hemleverans för de artiklarna där. För mer information, se Skapa en central artikel.
Prishjälpmedel: Om du använder uppdateringar av priser i bulk, använd Prishjälpmedel för att uppdatera hemleveransflaggan för valda artiklar. För mer information, se Uppdatera artiklar för en specifik enhet i Prishjälpmedel.
Artikelimportör
Attributet Hemleverans kan ingå i artikel importfiler, vilket gör att du kan göra uppdateringar i bulk.
API
Om din organisation hanterar artikeldata via API kan du inkludera inställningen Hemleverans i de uppdateringarna. Det gör att externa system kan hålla artikelkonfigurationen synkad.
Använda hemleveransartiklar i Konsultationer, Fakturor och Kassaförsäljning
När du lägger till en hemleveransartikel i en konsultation, faktura eller kassaförsäljning måste du välja Hemleverans i rullgardinsmenyn Användnings område. Om artikeln har Hemleverans angivet som standard Användningsmetod på artikelkortet, väljs värdet automatiskt.
När Hemleverans är vald som leveransmetod uppdateras artikelmodulen automatiskt för att dölja fält som inte är relevanta, eftersom artikeln skickas direkt av en extern partner. Följande alternativ är inte tillgängliga:
Lagerplats, val av batch och lageravdrag
Utlämningsavgifter, administrationsdetaljer och karens
Alternativ för utskrift av etikett
Efter att du sparar och fastställer fakturan blir artikeln en hemleveransorder. Ordern blir därefter synlig på Hemleverans Överblick.
Kreditera och ersätt hemleveransartiklar
För att ersätta en hemleveransartikel som beställdes av misstag eller avvisades måste du först kreditera artikeln och sedan skapa en ny order via en kassaförsäljning. Om du ersätter en order kan du följa historiken, eftersom ersättningsartikeln tilldelas samma Order-ID som originalet.
Obs
Du måste fastställa ersättningsfakturan inom 72-timmarsgraceperioden som börjar när du fastställer originalfakturan.
Kreditera en Hemleveransartikel
För att kreditera en hemleveransartikel måste du kreditera den länkade fakturaraden. När du har fastställt kreditfakturan ändras artikelstatusen till Tillerkänt på Hemleverans Överblick.
Öppna fakturan.
Välj Kreditfaktura eller om du använder den nya designen för fastställda fakturor, klicka på de tre punkterna i det övre högra hörnet och välj + Ny kreditfaktura.
Välj Returnera enstaka artiklar.
Välj de rader du vill kreditera.
Välj Fortset.
En kreditfaktura för artikel(n) skapas nu.
Om kreditfakturan skapades som ett utkast, välj Fastställ faktura för att slutföra kreditfakturan.
Om du använder den nya designen för fastställda fakturor och skapade ett utkast, välj vyns knapp (ögonknappen) på kreditfakturaraden. På kreditfakturasidan väljer du Fastställ faktura för att slutföra kreditfakturan.
För mer information om att kreditera fakturarader, se Kreditera och återbetala en artikel eller en del av en faktura. Om du använder den nya designen för fastställda fakturor, se Fastställ fakturor.
Ersätt en Hemleveransartikel
För att ersätta en krediterad artikel startar du en kassaförsäljning. Systemet låter dig välja krediterade hemleveransartiklar som skapades inom en 72-timmarsgraceperiod.
Skapa en ny kassaförsäljning.
Säkerställ att detaljerna (Kund och patient) matchar originalordern.
Lägg till ersättningsartikeln. I artikeldialogen väljer du vilken artikel du vill ersätta i rullgardinslistan Hemleveransartikel att ersätta.
Spara.
Välj Fastställ faktura.
När ordern är fastställd skapar systemet en ny hemleveransartikel (med samma ordernummer) och uppdaterar originalartikeln status från 'Tillerkänt' till 'Ersatt'.
Obs
Om du inte fastställer ersättningsfakturan innan 72-timmarsgraceperioden tar slut skapar systemet ingen ersättning och en varning visas på fakturan
Hemleverans Överblick
Hemleverans Överblick visar alla Hemleveranser som skapats när fakturor är fastställda. Använd överblicken för att söka och filtrera order, följa statusar och samordna uppfyllelsen med din externa frakt-/leveranspartner. För att öppna sidan Hemleverans Överblick, gå till Dokument > Hemleveranser.
Varje rad visar Order-ID, Order datum, Kund, Patient, artikelns Artikelnamn, Antal, Förskrivare och aktuell Status. Använd sökfältet för att hitta specifika order via kund, patient, artikel eller Order-ID. Filtret Förskrivare begränsar listan till order som skapats av en specifik veterinär; medan kolumnen visar initialer kan du söka via hela namnet i filtret.
Order datum: Tidsstämpeln för fakturans fastställande och orderns skapande.
Kund & patient: Dessa kolumner innehåller direkta länkar till respektive dokument.
Antal: Kvantiteten i enheter eller paket baserat på vald Dosering.
Handlingar-meny: Välj de tre punkterna längst ut på artikelraden för att se originalfaktureringen.
Kolumnen Status anger den aktuella fasen för hemleveransartikeln. Använd filtret Status för att hitta specifika order. Statusar för aktiva order uppdateras automatiskt via externa integrationslösningar för fraktleverans, men du kan också ändra Inskickad och Avbruten manuellt i överblicken.
Aktiva statusar
Inskickad: Ordern är fastställd och köas för uppfyllelse (blå badge).
Avbruten: Ordern avbryts och kommer inte att uppfyllas (röd badge).
Levererat: Ordern har tagits emot av kunden och har uppfyllts (grön badge). Denna status uppdateras automatiskt via leveranspartnerintegrationen och kan inte ändras manuellt.
Inaktiva statusar
Inaktiva statusar kan inte ändras via överblicken och visas i grått.
Tillerkänt: När en kreditfaktura fastställs ändras artikelstatusen till Tillerkänt. Artikeln fortsätter att vara synlig i överblicken, men artikelns namn och antal visas med genomstrykning.
Ersatt: Om en artikel ersätts visas statusen Ersatt på den ursprungliga raden. En ny rad skapas för ersättningsartikeln som behåller samma Order-ID men visas som Inskickad (eller någon annan aktiv status).
Integreringar och Webhooks
Du kan integrera Hemleverans med externa uppfyllelsessystem med hjälp av webhooks och API.
Webhooks
Du kan konfigurera en webhook som triggas när en Hemleveransorder skapas. Webhooken skickar händelsedata till det externa systemet, som kan starta uppfyllelseprocessen.
API-användning
Externa partnersystem kan använda API för att:
Hämta Hemleveransorder.
Hantera uppfyllelse och frakt till kunden.
För mer information om tillgängliga endpoints och begärandeformat, se API-dokumentationen. Integrating Third-Party Applications with Provet
Betalningsflöde
Betalningar för Hemleveransartiklar samlas in i Provet som en del av den normala faktureringsprocessen under konsultationer eller kassaförsäljning. Hemleverans lägger inte till något separat betalningssteg, även när en extern partner skickar artikeln.
Det sker ingen förändring i hur du registrerar betalningar på fakturor. Använd dina vanliga betalningsmetoder och processer i Provet och hantera uppfyllelsen separat via den partner eller integration du väljer.