Den här artikeln förklarar hur du hanterar och spårar kontrollerade mediciner för att uppfylla lagkrav och rapporteringsskyldigheter. Ett unikt system för spårningsnummer säkerställer noggrann dokumentation för dessa substanser.
Kontrollerade mediciner och spårningsnummer används inte i alla marknader. Detta beror på vilka lagkrav som gäller. I vissa marknader används funktionen för kontrollerade mediciner utan spårningsnummer för att helt enkelt markera mediciner som en kontrollerad substans som kan filtreras bort i rapporter.
Konfigurera spårning av kontrollerad substans
För att kunna använda spårningsnummer för kontrollerade mediciner måste du aktivera funktionen i din organisations inställningar och därefter markera varje artikel för medicinen som en kontrollerad substans. Öppna Inställningar genom att välja enhetens namn längst upp till vänster.
Gå till Inställningar > Allmän > Organisationsinställningar.
Välj Aktivera spårningsnummer. Den här inställningen aktiverar funktionen för kontrollerade mediciner och gör en särskild Kontrollerade mediciner-sektion synlig under Lagerhantering-menyn.
Markera en medicin som kontrollerad substans
Gå till Artikelregister > Artiklar.
Hitta artikeln och välj pennknappen. Du kan också skapa en ny artikel genom att välja knappen Lägg till artikel.
I artikel-dialogrutan går du till fliken Lager.
Markera kryssrutan Narkotikaklassad.
Välj Spara.
När artikeln har markerats som en kontrollerad medicin visas en triangelikon på vissa platser, t.ex. när du lägger till medicinen i en konsultation.
Lägg till en kontrollerad medicin i lager
Du kan lägga till nya förpackningar med kontrollerade mediciner direkt från vyn Kontrollerade mediciner eller via ett beställnings-/inköpsordrar-/faktura. När en ny mottagen kontrollerad medicin läggs till tilldelas den automatiskt ett unikt spårningsnummer.
Obs: För kontrollerade mediciner med spårningsnummer kan du inte lägga till icke-spårat lager eller skapa lagerposter baserade på batch från sidan Lager — de alternativen visas inte för spårade artiklar. Använd i stället någon av de två metoderna baserade på spårningsnummer nedan.
Så här lägger du till en kontrollerad medicin från vyn Kontrollerade mediciner:
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Välj knappen Lägg till mottagen, kontrollerad medicin högst upp på sidan.
Sök efter den kontrollerade medicinen i sökfältet i dialogrutan som öppnas.
När en medicin väljs anger dialogrutan det nya spårningsnumret. Välj rätt datum i fältet Tillagd.
Välj Spara.
Alternativt kan du lägga till en kontrollerad medicin via en inköpsorder eller inköpsfaktura:
Gå till Lagerhantering > Beställningar för att hitta relevant inköpsorder eller inköpsfaktura.
Välj pennknappen längst ut på raden.
Välj bockknappen för att bekräfta den mottagna artikeln. Lägg till kontrollerade mediciner en rad i taget.
I dialogrutan Lägg till kontrollerade artiklar till lager anges ett spårningsnummer. Kom ihåg att skriva numret på förpackningen/flaskan.
Välj Spara.
Dela upp ett spårningsnummer
Om en medicinförpackning innehåller flera enheter kan du dela upp huvudspårningsnumret (t.ex. 123) i enskilda enheter, där varje enhet får sitt eget unika delspårningsnummer (t.ex. 123.1, 123.2, osv.).
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Hitta artikeln och välj knappen Dela längst ut på artikelraden.
I dialogrutan som öppnas väljer du knappen Dela för att bekräfta.
Registrera användning och spill
När spårningsnummer är aktiverade måste du välja artikelns specifika spårningsnummer när du använder en kontrollerad medicin i en konsultation. Vyn Kontrollerade mediciner behåller en detaljerad historik för varje artikel, inklusive när den lades till i lager, vilka patienter som fick den, och eventuellt registrerat spill (spillerberäkningar måste vara konfigurerade på artikelkortet). Du kan också registrera spill eller förlust manuellt, t.ex. om en flaska gick sönder.
Så här registrerar du spill eller förlust manuellt:
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Hitta artikeln med rätt spårningsnummer.
Välj knappen Visa längst ut på artikelraden.
Välj knappen Notera förlust i dialogrutan som öppnas.
Lägg till Dosering enhet spill och en Beskrivning av förlust (detta är ett obligatoriskt fält).
Välj knappen Notera förlust för att bekräfta.
En artikel som är markerad som en kontrollerad substans med tilldelat spårningsnummer försvinner inte från vyn Kontrollerad medicin om själva artikeln arkiveras. För att ta bort en kontrollerad medicin från den här vyn behöver du registrera förlust manuellt så att antalet blir noll, eller genomföra en lagerkontroll för att få saldot till noll.
Korrigera en post för kontrollerad medicin
Om du har registrerat ett felaktigt antal för en kontrollerad medicin i en fastställd konsultation kan du korrigera saldot. Hur du korrigerar beror på åt vilket håll felet går:
Om du registrerade för lite (mer användes i praktiken än vad som loggats) skapar du en ny förlustpost för samma spårningsnummer, registrerar den saknade mängden och anger orsaken i fältet Beskrivning.
Om du registrerade för mycket (mindre användes i praktiken än vad som loggats) kan du inte ange ett negativt tal i förlustmodalen. Använd i stället en lagerkontroll. Som standard visas endast spårningsnummer med ett saldo över noll där — om spårningsnumrets Lagersaldo är noll väljer du knappen + och väljer den i rullgardinsmenyn för att lägga till den i listan. Ange det korrekta räknade antalet i Räknade enheter för det spårningsnumret och välj sedan Spara för att tillämpa korrigeringen.
Den här processen korrigerar lagersaldot för artikelns lagerpost, men den återspeglar inte i patienternas dokument.
Obs: När du använder en kreditfaktura för att vända en försäljning returnerar systemet automatiskt den sålda kvantiteten till ert lager. Kom ihåg att markera kryssrutan Uppdatera lagersaldo om du använder kreditalternativet Returnera enstaka artiklar. En kreditfaktura vänder dock inte något spill som automatiskt loggats och tagits bort från lager, eftersom spill betraktas som en permanent förlust. Om en mängd spill behöver återföras till lager måste det göras manuellt.
Skriv ut användningsdokument och rapporter
Du kan skapa och skriva ut ett PDF-dokument för användning för ett visst spårningsnummer för att uppfylla rapporteringskrav och för kontroll vid klinikinspektioner.
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Hitta artikelraden för medicinen med hjälp av sökfältet.
Välj knappen Visa längst ut på artikelraden.
I dialogrutan väljer du knappen Skriv ut.
En PDF med användningsdokumentet öppnas i ett nytt fönster.
Relaterade rapporter
Rapporten Medicinanvändning, Rapporter > Rapporter > Medicinanvändning, kan lista patienter som har fått specifika mediciner. Du kan filtrera den här rapporten så att den endast innehåller Endast kontrollerade mediciner.
Använd kontrollerade mediciner i skriftliga recept
I vissa marknader påverkar funktionen för artiklar som har markerats som kontrollerade mediciner även det skriftliga receptet. Detta styrs av vilket land klinikens enhet har angetts för.
UK Market: Skriftliga recept för kontrollerade mediciner har en fast giltighet på 28 dagar. Markera kryssrutan Kontrollerad i dialogrutan Skapa skriftligt recept för att säkerställa att den fasta giltighetstiden tillämpas.
US Market: När en artikel har markerats som en kontrollerad substans visas förskrivarkoden, även känd som DEA-numret, automatiskt på receptets utskrift.