Den här artikeln beskriver hur du hanterar och följer upp kontrollerade mediciner för att uppfylla juridiska krav och rapporteringskrav. Ett unikt system för spårningsnummer säkerställer noggrann dokumentation för dessa substanser.
Kontrollerade mediciner och spårningsnummer används inte på alla marknader. Detta beror på vilka juridiska krav som gäller. På vissa marknader används funktionen för kontrollerade mediciner utan spårningsnummer för att helt enkelt markera mediciner som en kontrollerad substans som kan filtreras bort i rapporter.
Konfigurera spårning av kontrollerade substanser
För att kunna använda spårningsnummer för kontrollerade mediciner måste du aktivera funktionen i organisationens inställningar och sedan markera varje artikel som en kontrollerad substans.
Gå till Inställningar > Allmän > Organisationsinställningar.
Välj Aktivera spårningsnummer. Den här inställningen aktiverar funktionen för kontrollerade mediciner och gör en särskild Kontrollerade mediciner-sektion synlig under menyn Lagerhantering.
Markera en medicin som en kontrollerad substans
Gå till Artikelregister > Artiklar.
Hitta artikel för medicinen och välj pennknappen. Du kan också skapa en ny artikel genom att välja knappen Lägg till artikel.
I artikelrutan går du till fliken Lager och prissättning.
Markera kryssrutan Kontrollerad substans.
Välj Spara.
När artikeln är markerad som en kontrollerad medicin visas en triangelikon på vissa platser, till exempel när du lägger till medicinen i en konsultation.
Lägg till en kontrollerad medicin i lager
Du kan lägga till nya förpackningar med kontrollerade mediciner direkt från vyn Kontrollerade mediciner eller via en order-/faktura för inköp. När en ny mottagen kontrollerad medicin läggs till tilldelas den automatiskt ett unikt spårningsnummer.
Så här lägger du till en kontrollerad medicin från vyn Kontrollerade mediciner:
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Välj knappen Lägg till mottagen, kontrollerad medicin överst på sidan.
Sök efter den kontrollerade medicinen i sökfältet i den dialog som öppnas.
När en medicin väljs anger dialogen det nya spårningsnumret. Välj rätt datum i fältet Tillagd.
Välj Spara.
Alternativt kan du lägga till en kontrollerad medicin via en inköpsorder eller en inköpsfaktura:
Gå till Lagerhantering > Beställningar för att hitta relevant inköpsorder eller inköpsfaktura.
Välj pennknappen längst ut på raden.
Välj kryss-/bockknappen för att bekräfta den mottagna artikeln. Lägg till kontrollerade mediciner en rad i taget.
I dialogen Lägg till kontrollerade artiklar till lager anges ett spårningsnummer. Kom ihåg att skriva numret på förpackningen/flaskan.
Välj Spara.
Obs: Du kan inte lägga till kontrollerade mediciner direkt i lager från sidan Lager eller genom att använda grafknappen, eftersom detta inte ger posten ett spårningsnummer. Systemet kan be dig ange ett batchnummer istället, men eftersom spårningsnummer ersätter standardbatchnummer för kontrollerade mediciner måste du använda arbetsflödet för inköpsorder eller vyn Kontrollerade mediciner för att säkerställa att artikeln får ett spårningsnummer.
Dela ett spårningsnummer
Om en medicinförpackning innehåller flera enheter kan du dela huvudspårningsnumret (t.ex. 123) i enskilda enheter, där varje enhet får ett eget unikt delspårningsnummer (t.ex. 123.1, 123.2 osv.).
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Hitta artikeln och välj knappen Dela längst ut på artikelraden.
I den dialog som öppnas väljer du knappen Dela för att bekräfta.
Registrera användning och svinn
När spårningsnummer är aktiverade måste du välja artikelns specifika spårningsnummer när du använder en kontrollerad medicin i en konsultation. Vyn Kontrollerade mediciner håller en detaljerad historik för varje artikel, inklusive när den lades till i lager, vilka patienter som fick den och eventuellt registrerat svinn (svinnberäkningar måste vara konfigurerade på artikelkortet). Du kan även registrera svinn eller förlust manuellt, till exempel om en flaska har gått sönder.
Så här registrerar du svinn eller förlust manuellt:
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Hitta artikeln med rätt spårningsnummer.
Välj knappen Visa längst ut på artikelraden.
Välj knappen Notera förlust i den dialog som öppnas.
Lägg till Dosering enhetsförlust och en Beskrivning av förlust (det här är ett obligatoriskt fält).
Välj knappen Notera förlust för att bekräfta.
En artikel som är markerad som en kontrollerad substans med tilldelat spårningsnummer försvinner inte från vyn Kontrollerade mediciner om själva artikeln arkiveras. För att ta bort en kontrollerad medicin från den här vyn måste du manuellt registrera en förlust så att antalet blir noll.
Korrigera en post för kontrollerad medicin
Om du har registrerat ett felaktigt antal för en kontrollerad medicin i en fastställd konsultation kan du korrigera balansen genom att skapa en ny förlustpost.
Skapa en ny förlustpost för samma spårningsnummer.
Registrera antalet som ett negativt tal (t.ex. -0,35 ml) om du lade till för mycket, eller som ett positivt tal (t.ex. 0,35 ml) om du lade till för lite.
I fältet Beskrivning anger du tydligt orsaken till korrigeringen.
Den här processen korrigerar lagersaldot för medicinartikeln, men påverkar inte patientjournalerna.
Obs: När du använder en kreditfaktura för att annullera en försäljning kommer systemet automatiskt att lägga tillbaka den sålda kvantiteten i ditt lager. Kom ihåg att markera kryssrutan Uppdatera lagernivåer om du använder kreditalternativet Returnera enstaka artiklar. En kreditfaktura annullerar dock inte eventuellt svinn som loggats automatiskt och tagits bort från lager, eftersom svinn betraktas som en permanent förlust. Om en kvantitet svinn behöver läggas tillbaka i lager måste det göras manuellt.
Skriv ut användningshistorik och rapporter
Du kan skapa och skriva ut en PDF över en användningshistorik för ett specifikt spårningsnummer för att uppfylla rapporteringsskyldigheter och för klinikinspektioner.
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Hitta medicinartikeln med hjälp av sökfältet.
Välj knappen Visa längst ut på artikelraden.
I dialogfönstret väljer du knappen Skriv ut.
En PDF med användningshistoriken öppnas i ett nytt fönster.
Relaterade rapporter
Rapporten Medicinanvändning, Rapporter > Lagerhantering > Medicinanvändning, kan lista patienter som har fått specifika mediciner. Du kan filtrera den här rapporten så att den endast innehåller Endast kontrollerade mediciner.
Använd kontrollerade mediciner på pappersrecept
För vissa marknader påverkar funktionen för artiklar som är markerade som kontrollerade mediciner även det skriftliga receptet. Detta styrs av landet som din kliniks plats är inställd på.
UK-marknad: Skriftliga recept för kontrollerade mediciner har en fast giltighetstid på 28 dygn. Markera kryssrutan Kontrollerad i dialogen Skapa skriftligt recept för utskrift för att säkerställa att den fasta giltighetstiden används.
US-marknad: När en artikel är markerad som en kontrollerad substans visas förskrivarkoden, även känd som DEA-nummer, automatiskt på receptets utskrift.