Den här artikeln beskriver hur man hanterar och spårar kontrollerade mediciner för att uppfylla lagkrav och rapporteringskrav. Genom att använda ett system med unika spårningsnummer säkerställ precis dokumentation för narkotikaklassade läkemedel.
Kontrollerade mediciner och spårningsnummer används inte på alla marknader, det beror på varierande lagstiftning. På vissa marknader används funktionen för kontrollerade mediciner utan spårnummer för att helt enkelt markera mediciner som narkotikaklassade läkemedel som kan filtreras fram i rapporter.
Konfigurera spårnummer för kontrollerade mediciner
Om du vill använda spårningsnummer för kontrollerade mediciner måste du aktivera funktionen i organisationsinställningarna och sedan markera varje artikel som narkotikaklassad.
Gå till Inställningar > Allmän > Organisationsinställningar.
Välj Aktivera spårningsnummer. Denna inställning gör ett särskilt avsnitt Kontrollerade läkemedel synligt under menyn Lagerhantering.
Markera en medicin som ett narkotikaklassat läkemedel
Gå till Artikelregister > Artiklar.
Hitta medicinartikeln och välj pennknappen. Du kan också skapa en ny artikel genom att välja knappen Lägg till artikel.
I artikeldialogen går du till fliken Lager och prissättning.
Markera kryssrutan Narkotikaklassad.
Välj Spara.
När en artikel är markerad som narkotikaklassat visas en triangelikon på vissa ställen, t. ex. när medicinen läggs till i en konsultation.
Lägg till en kontrollerad medicin i lager
Du kan lägga till nya förpackningar med kontrollerade mediciner direkt från vyn Kontrollerade mediciner eller via en beställning/inköpsfaktura. När en narkotikaklassad medicin levererats och läggs till får den automatiskt ett unikt spårningsnummer.
För att lägga till en kontrollerad medicin från vyn Kontrollerade mediciner:
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Klicka på knappen Lägg till mottagen, kontrollerad medicin högst upp på sidan.
Sök efter medicinen i sökfältet i den dialogruta som öppnas.
När en medicin väljs kommer dialogen att ange ett nytt spårnummer. Välj rätt datum i fältet Tillagd.
Välj Spara.
Alternativt kan du lägga till en narkotikaklassad medicin via en beställning eller inköpsfaktura:
Gå till Lagerhantering > Beställningar för att hitta den relevanta beställningen eller inköpsfakturan.
Välj pennknappen i slutet av raden.
Välj bockknappen för att bekräfta den mottagna artikeln. Lägg till kontrollerade mediciner en rad i taget.
I dialogen Lägg till kontrollerade artiklar till lager kommer ett spårningsnummer att anges. Kom ihåg att skriva detta nummer på förpackningen/flaskan.
Välj Spara.
Notera
Du kan inte lägga till kontrollerade mediciner direkt i lagret från sidan Lager eller genom att använda grafknappen, eftersom detta inte ger artikeln ett spårningsnummer. Systemet kan då istället be dig ange ett batchnummer, men eftersom spårningsnummer ersätter batchnummer för kontrollerade mediciner måste du använda arbetsflödet för beställningar eller vyn Kontrollerade läkemedel för att säkerställa att artikeln får ett spårningsnummer.
Dela upp ett spårningsnummer
Om en medicinförpackning innehåller flera enheter kan du dela upp huvudspårningsnumret (t.ex. 123) i enskilda enheter, var och en med sitt eget unika underspårningsnummer (t.ex. 123.1, 123.2 osv.).
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Leta upp artikeln och välj knappen Dela i slutet av artikelraden.
I den dialog som öppnas väljer du knappen Dela för att bekräfta.
Registrera användning och bortfall/förlust
När spårningsnummer är aktiverade måste du välja det specifika spårningsnumret för artikeln när du använder till medicinen i en konsultation. I vyn Kontrollerade mediciner finns ett detaljerat register över varje artikel, inklusive när den lades till i lagret, vilka patienter som fått den och eventuellt registrerat svinn (Bortfall/förlustberäkningar måste ställas in på artikelkortet). Du kan också registrera bortfall eller förlust manuellt, t. ex. om en flaska går sönder.
För att registrera bortfall eller förlust manuellt:
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Hitta artikeln med rätt spårningsnummer.
Välj knappen Visa i slutet av artikelraden.
Välj knappen Notera förlust i den dialogruta som öppnas.
Lägg till Förlorade doseringsenheter och en Beskrivning av förlust (detta är ett obligatoriskt fält).
Välj knappen Notera förlust för att bekräfta.
En artikel som är markerat som narkotikaklassad med ett tilldelat spårningsnummer försvinner inte från vyn Kontrollerade mediciner även om artikeln i sig arkiveras. För att ta bort en kontrollerad medicin från den här vyn måste du manuellt registrera förlust så att kvantiteten blir noll.
Korrigera en tillagd kontrollerad medicinartikel
Om du registrerat en felaktig mängd av en kontrollerad medicin och slutfört konsultationen kan du korrigera lagersaldot genom att registrera en ny förlust.
Registrera förlorade doseringsenheter för det aktuella spårningsnumret.
Ange mängden som ett negativt tal (t.ex. -0,35 ml) om du angett för mycket i konsultationen, eller ett positivt tal (t.ex. 0,35 ml) om du har angett en för liten mängd.
Ange skälet till korrigeringen i fältet Beskrivning av förlust.
Denna process korrigerar lagersaldot för medicinartikeln, men återspeglas inte i patientjournalen.
Notera
När du skapar en kreditfaktura för kreditera en försäljning kommer systemet automatiskt att återföra den sålda kvantiteten till ditt lager. Kom ihåg att markera kryssrutan Uppdatera lager om du använder krediteringsalternativet Returera enstaka artiklar. En kreditfaktura kommer dock inte att återföra automatiskt registrerade förluster/bortfall till lagret, eftersom bortfall/förluster betraktas som en permanent förlust. Om en viss mängd måste återföras till lagret måste detta göras manuellt.
Skriv ut förbrukningslista och generera rapport
Du kan skriva ut en PDF-fil som anger förbrukningen av specifika spårningsnummer för att uppfylla rapporteringsskyldigheter eller för att använda vid inventeringar.
Gå till Lagerhantering > Kontrollerade mediciner.
Hitta medicinartikeln med hjälp av sökfältet.
Välj knappen Visa i slutet av artikelraden.
I dialogfönstret väljer du knappen Skriv ut.
En PDF kommer att öppnas i ett nytt fönster.
Relaterade rapporter
Rapporten Medicinanvändning, Rapporter > Lagerhantering > Medicinanvändning, kan lista patienter som har fått specifika mediciner. Du kan filtrera den här rapporten så att den omfattar Endast kontrollerade mediciner.
Använd kontrollerade mediciner vid receptförskrivning
På vissa marknader kommer funktionaliteten för artiklar som är markerade som kontrollerade mediciner även att påverka receptförskrivningen. Detta styrs av det land som din klinikenhet är inställd på.
Storbritannien: Recept för kontrollerade mediciner har en fast giltighetstid på 28 dagar. Markera kryssrutan Kontrollerad i dialogen Skapa skriftligt recept för utskrift för att se till att denna fasta giltighetstid tillämpas.
Den amerikanska marknaden: När en artikel är markerad som en kontrollerad substans visas förskrivarens ID, även känt som DEA-numret, automatiskt på receptutskriften.