Rapporten för kundfordringar och leverantörsskulder listar de fakturor som är utestående (skulder till kliniken) och eventuella krediter som ska betalas till kunden (skulder från kliniken till kunden). Rapporten visar ekonomin grupperad efter hur länge beloppen har varit obetalda samt kreditbelopp som ska betalas tillbaka till kunderna (vilket räknas som klinikens skuld). Rapporten kan köras med eller utan uppgifter om försäkringsrelaterad ekonomi.
Du kan till exempel använda rapporten för att följa upp utestående fakturor, skicka ekonomisammanställningsbrev till kunder eller skriva av mindre saldon.
Obs: Fakturor med status Draft visas inte i rapporten för kundfordringar och leverantörsskulder.
När rapporten skapas första gången sparas innehållet på servern i 10 minuter. Om rapporten under den tiden genereras utan ändringar i filterinställningarna, visas det sparade innehållet. Om du vill generera nytt innehåll måste du ändra minst ett filtervärde och sedan generera rapporten igen.
Gå till Reporting > Reports > Debtors and creditors.
På fliken Generate väljer du de filter du vill använda.
Show report for: Välj om du vill generera rapporten för kunder eller för försäkringsbolag. Om du väljer Clients visar rapporten de kunder som är skyldiga dig pengar och/eller de kunder som du är skyldig pengar. Om du väljer Insurance companies visar rapporten de försäkringsbolag som är skyldiga dig pengar.
Show: Alternativet Debtors & Creditors visar både de kunder som är skyldiga dig pengar och/eller de kunder som du är skyldig pengar. Alternativet är tillgängligt om du valde Clients i filtret Show report for. Alternativet Debtors visar de kunder eller försäkringsbolag som är skyldiga dig pengar. Alternativet Creditors visar de kunder som har fakturor med ett belopp att betala mindre än 0 och de kunder med oanvända förskottsbetalningar. Alternativet är tillgängligt om du valde Clients i filtret Show report for. Om alternativet No debt är tillgängligt i filtret Show, kan det användas när du skickar betalningspåminnelser till kunder.
Date: Välj det datum som rapporten ska genereras för. I de flesta fall genereras rapporten till och med sista minuten den sista dagen i aktuell månad (t.o.m. minuten före midnatt, 23:59). De fakturor som visas beror på inställningen Date filter by. Om inget datum väljs används dagens datum. Om du väljer ett datum i det förflutna visar rapporten uppgifterna som de var den dagen, vilket kan skilja sig avsevärt från idag.
Clinic location: Om du har flera klinikenheter väljer du om du vill generera en enda rapport för alla enheter eller en rapport för varje enhet separat.
Clinic location group: Det här alternativet är tillgängligt om du använder enhetsgrupper. Lämnas fältet tomt filtreras rapporten inte per grupp utan genererar alla enhetsgrupper tillsammans. Läs mer om enhetsgrupper.
Exclude unpaid insurance claim compensations: Det här alternativet är tillgängligt om du valde Clients i filtret Show report for. Om du väljer det här alternativet inkluderas inte obetalda försäkringsbelopp i kundens skuld. Om du inte väljer det här alternativet inkluderas obetalda försäkringsbelopp i kundens skuld.
Prepayments: Det här alternativet är tillgängligt om du valde Clients i filtret Show report for. Om du väljer det här alternativet visar rapporten kunder med oanvända förskottsbetalningar. Om du inte väljer det här alternativet ingår inte information om förskottsbetalningar i rapporten. Om du bara vill se kunder med utestående skuld ska du inte välja det här alternativet.
Show old client IDs: Om du nyligen har migrerat från ett annat system kan du använda det här alternativet för att visa de gamla ID:n från föregående system för att underlätta avstämning av kundens skuld.
Day periods: Du kan välja en befintlig dagperiod eller skapa anpassade dagperioder. Rapporten visar kolumner för dagperioder baserat på den här inställningen.
Date filter by: Välj om du vill filtrera fakturor efter fakturadatum (datumet när fakturan fastställdes) eller fakturans förfallodatum. Observera att fastställandedatumet för fakturan skiljer sig från datumet för när fakturan skapades. Om du väljer Invoice date visar rapporten alla saldon med ett bokföringsdatum fram till och med det valda datumet och tidpunkten. Om du väljer Due date visar rapporten endast saldon som förfaller senast den valda tidpunkten.
Filter by client tags: Det här alternativet är tillgängligt om du valde Clients i filtret Show report for. Om du använder taggar kan du generera rapporten för specifika kunder baserat på taggar. Om du till exempel har kunder med anpassade betalningsvillkor kan du generera deras rapport separat genom att lägga till motsvarande tagg här. Du kan ange flera taggar i fältet. Se även följande filter.
Exclude the following tags: Det här alternativet är tillgängligt om du valde Clients i filtret Show report for. Om du har kunder som du inte vill se i din ordinarie rapport kan du ange deras tagg i det här fältet för att exkludera deras faktura-/förskottsbetalningsinformation från rapporten. Om du till exempel genererar grundrapporten och vill exkludera kunder med anpassade betalningsvillkor kan du lägga till deras tagg här. Du kan ange flera taggar i fältet.
Client type: Det här alternativet är tillgängligt om inställningen Enable client types är aktiverad i organisationsinställningarna. Välj om du vill inkludera Internal, Research eller External-kunder i rapporten. Kunderna ingår i rapporten baserat på kundtyp vid tiden för fastställandet av fakturan. Om du inte vill använda filtret, välj alternativet utan val (- - - - - -).
Välj Generate report. Beroende på storleken på din organisation kan detta ta några minuter.
Kolumnen Total visar det totala beloppet som kunden eller försäkringsbolaget är skyldig till kliniken, eller beloppet som kliniken är skyldig till kunden. Om rapporten genereras för kunder och kryssrutan för förskottsbetalningar är markerad, dras förskottsbetalningar av från totalen.
Kolumnerna för dagperioder visar beloppen som förfaller inom respektive tidsperiod, beroende på det valda Day periods filter. Om du till exempel använder filtret 0-30-60-90+ visar 0–30-fakturorna vanligtvis ännu inte förfallna belopp, kolumnen 31–60 visar fakturor som är 30+ dagar förfallna osv. När skulden är något annat än 0 visas en snabbmeny när du håller muspekaren över kolumnvärdet, med fakturanummer, förfallodatum och belopp att betala per faktura. Om skulden består av fler än 10 fakturor kan du skriva ut en Excel-export för att se informationen.
När filtret Prepayments är valt visar kolumnen Prepayments beloppet av oanvända förskottsbetalningar som kunden har på sitt konto.
Totalsummorna för varje kolumn visas längst ned i rapporten.
I menyn från knappen Export / Print kan du välja ett alternativ för att spara rapportdata i något av de tillgängliga formaten. Därefter kan du behandla datat vidare efter behov, till exempel i Excel.
Om du har en stor mängd data rekommenderas att du väljer Send as email och låter rapporten genereras i bakgrunden.
Avstäm rapporten mot ditt bokföringssystem
Nedan följer ett exempel på rekommenderade filterinställningar för avstämning. Kraven kan variera beroende på ditt bokföringssystem och lokala rutiner.
Rensa kryssrutan Exclude unpaid insurance claim compensations.
Markera kryssrutan Prepayments så att även kunder med enbart oanvända förskottsbetalningar inkluderas.
Välj det datum och den tidpunkt du vill avstämma för.
Om du har flera klinikenheter väljer du om rapporten ska genereras för alla enheter tillsammans eller separat.
Ställ in Date filter by på Invoice date.
Välj Generate report.
Skicka en ekonomisammanställning till en kund
Du kan skicka en ekonomisammanställning till dina kunder. Funktionen använder brevmallar för ekonomisammanställning som skapas i Settings > Print settings > Financial summaries.
För att bearbeta ett ekonomisammanställningsbrev väljer du Start process uppe till höger i det övre högra hörnet ovanför rapporten. En nedräkning visas och visar hur lång tid du har kvar för att välja den information du vill ha med i brevet.
Välj tidsperioden som ska visas för kunder med fakturor som förfaller inom den perioden.
I rullgardinslistan Records per page under kundlistan väljer du hur många poster du vill ta med per sida. Sidmenyn visar antalet sidor som brevet kommer att omfatta med de valda filtren.
Från knappen Process i åtgärdsmenyn längst ned på sidan väljer du det ekonomibrev du vill skicka. Om åtgärdsmenyn inte visas, kontrollera att du har valt ett av alternativen för perioden i steg 2. Dialogrutan för förhandsgranskning av ekonomibrevet öppnas och visar en lista över de kunder som brevet ska skickas till.
Obs: För att bearbeta ett betalningspåminnelsesbrev måste en mall för ekonomibrev först vara inställd. Om ingen mall finns tillgänglig behöver du skapa en innan du fortsätter i Settings > Print settings > Financial summaries.
I dialogrutan för förhandsgranskning väljer du alternativ för att skicka och skriva ut:
Du kan skriva ut ekonomibrevet för alla, skicka brevet via e-post till de kunder som har en sparad e-postadress och skriva ut brevet för resterande, eller skriva ut brevet för alla och skicka e-post till de som har en e-postadress.
Du kan bifoga fakturorna från den valda tidsperioden till brevet.
Du kan bifoga en behandlingsöversikt till e-postmeddelandet.
För att se vad det senaste ekonomibrevet som kunderna fick var kan du välja Mark as processed. Brevet sparas i kundernas anteckningar och kommunikationslista på fliken Communications på kundsidan.
Förhandsgranskningen till höger visar hur ekonomibrevet kommer att se ut.
Välj Process.
När du skapar brevet, tänk på att tabellen i mitten av dokumentet visar en lista över alla fakturor som förfaller vid tidpunkten för rapporten, inklusive de som förfaller efter 30-dagarsperioden.
Nödvändiga behörigheter för användare
Settings > Users > Permission groups
För att komma åt rapporten behöver användare 'read' och 'write'-behörigheter för sin behörighetsgrupp för följande inställningar:
'Settings page'
'Print settings'
'Reports page'
'Financial reports' (för att komma åt alla finansiella rapporter)
'Financial Debtors and creditors reports' (för att endast komma åt den här specifika rapporten)