Rapporten Kundfakturor och kreditfakturor listar de fakturor som är obetalda (som kunden är skyldig till kliniken) och eventuella krediter som förfaller till kunden (som kliniken är skyldig). Rapporten visar ekonomin grupperad efter hur länge skulden varit obetald samt beloppet för krediter som ska betalas tillbaka till kunderna (vilket räknas som klinikens ansvar). Rapporten kan köras med eller utan försäkringsrelaterad ekonomiinformation.
Du kan använda rapporten till exempel för att följa upp obetalda fakturor, skicka ekonomiska sammanfattningsbrev till kunder eller göra avskrivningar för små saldon.
Obs: Fakturor med status Utkast visas inte i rapporten Kundfakturor och kreditfakturor.
När rapporten skapas första gången sparas innehållet på servern i 10 minuter. Om rapporten under den tiden genereras utan ändringar i filterinställningarna visas det sparade innehållet. Om du vill generera nytt innehåll behöver du ändra minst ett filtervärde och sedan generera rapporten igen.
Gå till Rapporter > Rapporter > Kundfakturor och kreditfakturor.
På fliken Generera väljer du de filter du vill använda.
Visa rapport för: Välj om du vill generera rapporten för kunder eller för försäkringsbolag. Om du väljer Kunder visar rapporten de kunder som är skyldiga dig pengar och/eller de kunder som du är skyldig pengar. Om du väljer Försäkringsbolag visar rapporten de försäkringsbolag som är skyldiga dig pengar.
Visa: Alternativet Kundfakturor & kreditfakturor visar både de kunder som är skyldiga dig pengar och/eller de kunder som du är skyldig pengar. Det här alternativet är tillgängligt om du valde Kunder i filtret Visa rapport för. Alternativet Kundfakturor visar kunder eller försäkringsbolag som är skyldiga dig pengar. Alternativet Kreditfakturor visar kunder som har fakturor med ett belopp att betala som är mindre än 0 och kunder med outnyttjade förskottsbetalningar. Det här alternativet är tillgängligt om du valde Kunder i filtret Visa rapport för. Om alternativet Ingen skuld finns tillgängligt i filtret Visa kan det användas när du skickar betalningspåminnelser till kunder.
Datum: Välj det datum som rapporten ska genereras för. I de flesta fall genereras rapporten fram till slutet av sista dagen i aktuell månad, inklusive minuten innan midnatt (23:59). De listade fakturorna beror på inställningen Datumfilter efter. Om inget datum väljs används dagens datum. Om du väljer ett datum i det förflutna visar rapporten uppgifterna som de såg ut den dagen, vilket kan skilja sig avsevärt från idag.
Enhet: Om du har flera enheter väljer du om du vill generera en enda rapport för alla enheter eller en rapport för varje enhet separat.
Enhetsgrupp: Alternativet är tillgängligt om du använder enhetsgrupper. Om fältet lämnas tomt filtrerar rapporten inte per grupp utan genererar alla enhetsgrupper tillsammans. Läs mer om enhetsgrupper.
Exkludera obetalda försäkringsbelopp: Alternativet är tillgängligt om du valde Kunder i filtret Visa rapport för. Om du väljer det här alternativet ingår inte obetalda försäkringsbelopp i kundens skuld. Om du inte väljer det här alternativet ingår obetalda försäkringsbelopp i kundens skuld.
Förskottsbetalningar: Alternativet är tillgängligt om du valde Kunder i filtret Visa rapport för. Om du väljer det här alternativet visar rapporten kunder med outnyttjade förskottsbetalningar. Om du inte väljer det här alternativet ingår inte information om förskottsbetalningar i rapporten. Om du endast vill se kunder med obetald skuld ska du inte välja det här alternativet.
Visa gamla kundnummer: Om du nyligen har migrerat från ett annat system kan du använda det här alternativet för att visa de gamla identiteterna från det tidigare systemet, så att du lättare kan stämma av kundens skuld.
Dagperioder: Du kan välja en befintlig inställning eller skapa anpassade dagperioder. Rapporten visar kolumner för dagperioder baserat på den här inställningen.
Datumfilter efter: Välj om du vill filtrera fakturor efter fakturadatum (det datum då fakturan fastställdes) eller fakturans förfallodatum. Observera att datumet för fakturans fastställande skiljer sig från fakturans skapandedatum. Om du väljer Fakturadatum visar rapporten alla saldon med ett bokföringsdatum upp till och inklusive det valda datumet och den valda tiden. Om du väljer Förfallodatum visar rapporten endast saldon som förfaller senast vid det valda datumet och den valda tiden.
Filtrera på kundtaggar: Alternativet är tillgängligt om du valde Kunder i filtret Visa rapport för. Om du använder taggar kan du generera rapporten för specifika kunder baserat på taggar. Till exempel, om du har kunder med anpassade betalningsvillkor kan du generera deras rapport separat genom att lägga till den relaterade taggen här. Du kan ange flera taggar i fältet. Se även följande filter.
Exkludera följande taggar: Alternativet är tillgängligt om du valde Kunder i filtret Visa rapport för. Om du har kunder som du inte vill se i din ordinarie rapport kan du ange deras tagg i det här fältet för att exkludera deras fakturor/förskottsbetalningsinformation från rapporten. Till exempel, när du genererar grundrapporten och vill exkludera kunder med anpassade betalningsvillkor kan du lägga till deras tagg här. Du kan ange flera taggar i fältet.
Kundtyp: Alternativet är tillgängligt om inställningen Aktivera kundtyper är aktiverad i organisationsinställningarna. Välj om du vill inkludera Djurägare, Forskning eller Extern i rapporten. Kunderna inkluderas i rapporten baserat på kundtyp vid tiden då fakturan fastställs. Om du inte vill använda filtret väljer du alternativet utan val (- - - - - -).
Välj Generera rapport. Beroende på storleken på din organisation kan detta ta ett par minuter.
Kolumnen Totalt visar det totala beloppet som kunden eller försäkringsbolaget är skyldig till kliniken eller det belopp som kliniken är skyldig till kunden. Om rapporten genereras för kunder och kryssrutan för förskottsbetalningar är markerad dras förskottsbetalningarna av från totalen.
Kolumnerna för dagperioder visar beloppen som förfaller per tidsperiod beroende på det valda Dagperioder filtret. Till exempel, om kliniken använder filtret 0-30-60-90+, är 0-30-fakturorna vanligtvis inte ännu försenade, kolumnen 31-60 visar fakturorna som är 30+ dagar försenade osv. När skulden är något annat än 0 visas en verktygstext vid kolumnvärdet med fakturanummer, förfallodatum och belopp att betala per faktura. Om skulden består av mer än 10 fakturor kan du skriva ut en Excel-export för att se informationen.
När filtret Förskottsbetalningar är valt visar kolumnen Förskottsbetalningar beloppet för outnyttjade förskottsbetalningar som kunden har på sitt konto.
Summorna för varje kolumn visas längst ned i rapporten.
I menyn från knappen Export / Skriv ut kan du välja ett alternativ för att spara rapportdata i något av de tillgängliga formaten. Du kan sedan vidare bearbeta datan efter dina behov, till exempel i Excel.
Om du har en stor mängd data rekommenderas att du väljer Skicka som e-post och låter rapporten genereras i bakgrunden.
Stäm av rapporten med ditt bokföringssystem
Följande är ett exempel på rekommenderade filterinställningar för avstämning. Kraven kan variera beroende på ditt bokföringssystem och lokala rutiner.
Rensa kryssrutan Exkludera obetalda försäkringsbelopp.
Välj kryssrutan Förskottsbetalningar, så att även kunder med endast outnyttjade förskottsbetalningar inkluderas.
Välj det datum och den tid du vill stämma av för.
Om du har flera enheter, välj om du vill generera rapporten för alla enheter tillsammans eller var för sig.
Ställ in Datumfilter efter på Fakturadatum.
Välj Generera rapport.
Skicka en ekonomisk sammanfattning till en kund
Du kan skicka en ekonomisk sammanfattning till dina kunder. Funktionen använder brevmallar för ekonomi som skapats i Inställningar > Inställningar för utskrift > Ekonomiska sammanfattningar.
För att bearbeta ett ekonomiskt sammanfattningsbrev, välj Starta bearbetning i det övre högra hörnet ovanför rapporten. En nedräkning visas som visar hur lång tid du har kvar för att välja den information du vill inkludera i brevet.
Välj tidsperioden för att visa kunder som har fakturor som förfaller under den perioden.
I rullgardinslistan Dokument per sida under kundlistan väljer du hur många poster du vill inkludera per sida. Sidmenyn visar antalet sidor som brevet kommer att innehålla med de valda filterinställningarna.
Från knappen Behandla i åtgärdsmenyn längst ned på sidan väljer du det ekonomiska brevet du vill skicka. Om åtgärdsmenyn inte visas, se till att du har valt något av periodalternativen i steg 2. Dialogrutan för förhandsvisning av det ekonomiska brevet öppnas och visar en lista med de kunder som brevet ska skickas till.
Obs: För att bearbeta ett betalningspåminnelsesbrev måste en brevmall för ekonomi först ha ställts in. Om ingen mall finns tillgänglig måste du skapa en innan du fortsätter i Inställningar > Inställningar för utskrift > Ekonomiska sammanfattningar.
I dialogrutan för förhandsvisning väljer du alternativen för att skicka och skriva ut:
Du kan skriva ut det ekonomiska brevet för alla, skicka brevet via e-post till de kunder som har en e-postadress sparad i Provet och skriva ut brevet för övriga, eller skriva ut brevet för alla och skicka ett e-postmeddelande till dem som har en e-postadress.
Du kan bifoga fakturorna från den valda tidsperioden till brevet.
Du kan bifoga en behandlingsöversikt till e-postmeddelandet.
För att veta vilket som var det senaste ekonomiska brevet som kunderna tog emot kan du välja Ange som bearbetad. Brevet sparas i kundernas anteckningar och i kommunikationslistan under fliken Kommunikation på kundsidan.
Förhandsvisningen till höger visar hur det ekonomiska brevet kommer att se ut.
Välj Behandla.
Tänk på att när du skapar brevet så visar tabellen i mitten av dokumentet en lista över alla fakturor som förfaller vid den tidpunkt som rapporten avser, inklusive sådana som förfaller efter 30-dagarsperioden.
Nödvändiga behörigheter för användare
Inställningar > Användare > Behörighetsgrupper
För att komma åt rapporten behöver användare behörigheterna läs och skriv för sin behörighetsgrupp för följande inställningar:
'Inställningssidan'
'Inställningar för utskrift'
'Rapporter'
'Finansiella rapporter för ekonomisk uppföljning' (för att komma åt alla finansiella rapporter)
'Finansiella rapporter för skulder och påminnelser' (för att komma åt endast den här specifika rapporten)