Rapporten Kundfordringar och Leverantörsskulder listar de fakturor som fortfarande är utestående (som kunden har en skuld till kliniken) och eventuella krediter som ska betalas till kunden (som kliniken har en skuld till). Rapporten visar ekonomin grupperad efter hur länge fakturorna har varit utestående samt beloppet för krediter som ska betalas tillbaka till kunderna (vilket betraktas som klinikens ansvar). Rapporten kan köras med eller utan försäkringsrelaterad ekonomiinformation.
Du kan använda rapporten till exempel för att följa upp utestående fakturor, skicka ekonomiska sammanfattningsbrev till kunder eller göra avskrivningar på små saldon.
Obs: Fakturor med status Utkast visas inte i rapporten Kundfordringar och Leverantörsskulder.
När rapporten skapas sparas innehållet på servern i 10 minuter. Om rapporten under den tiden genereras på nytt utan ändringar i filterinställningarna visas det sparade innehållet. Om du vill skapa nytt innehåll måste du ändra minst ett filtervärde och därefter generera rapporten igen.
Gå till Rapportering > Rapporter > Kundfordringar och Leverantörsskulder.
På fliken Generera väljer du de filter du vill använda.
Visa rapport för: Välj om du vill generera rapporten för kunder eller för försäkringsbolag. Om du väljer Kunder visar rapporten de kunder som har pengar som tillfaller dig och/eller de kunder som du har pengar som du är skyldig. Om du väljer Försäkringsbolag visar rapporten de försäkringsbolag som har pengar som tillfaller dig.
Visa: Alternativet Kundfordringar & Leverantörsskulder visar både de kunder som har pengar som tillfaller dig och/eller de kunder som du har pengar som du är skyldig. Alternativet är tillgängligt om du valde Kunder för filtret Visa rapport för. Alternativet Kundfordringar visar kunder eller försäkringsbolag som har pengar som tillfaller dig. Alternativet Leverantörsskulder visar de kunder som har fakturor med ett belopp att betala mindre än 0 samt kunder med oanvända förskottsbetalningar. Alternativet är tillgängligt om du valde Kunder för filtret Visa rapport för. Om alternativet Ingen skuld finns tillgängligt i filtret Visa kan det användas när du skickar betalningspåminnelser till kunder.
Datum: Välj det datum som rapporten ska genereras för. I de flesta fall genereras rapporten till och med slutet av föregående dag i den aktuella månaden, upp till och med minuten innan midnatt (23:59). De listade fakturorna beror på inställningen Datumfilter efter. Om inget datum väljs används dagens datum. Om du väljer ett datum i det förflutna visar rapporten data som den var vid det datumet, vilket kan skilja sig avsevärt från idag.
Enhet: Om du har flera enheter väljer du om du vill generera en enda rapport för alla enheter eller en rapport för varje enhet separat.
Grupp för enhet: Detta alternativ är tillgängligt om du använder grupper för enheter. Lämnas fältet tomt filtrerar rapporten inte per grupp utan genererar alla grupper för enheter tillsammans. Läs mer om grupper för enheter.
Exkludera obetalda försäkringsbelopp: Detta alternativ är tillgängligt om du valde Kunder för filtret Visa rapport för. Om du väljer det här alternativet ingår inte de obetalda försäkringsbeloppen i kundens skuld. Om du inte väljer det här alternativet ingår de obetalda försäkringsbeloppen i kundens skuld.
Förskottsbetalningar: Detta alternativ är tillgängligt om du valde Kunder för filtret Visa rapport för. Om du väljer det här alternativet visar rapporten kunder med oanvända förskottsbetalningar. Om du inte väljer det här alternativet ingår inte information om förskottsbetalningar i rapporten. Om du bara vill se kunder med utestående skuld ska du inte välja det här alternativet.
Visa gamla kundnummer: Om du nyligen har migrerat från ett annat system kan du använda det här alternativet för att visa de gamla ID från det tidigare systemet för att underlätta samordningen av kundens skuld.
Dagperioder: Du kan välja en befintlig period eller skapa anpassade dagperioder. Rapporten visar kolumner för dagperioder baserat på den här inställningen.
Datumfilter efter: Välj om du vill filtrera fakturor efter fakturadatum (datumet då fakturan fastställdes) eller fakturans förfallodatum. Observera att fastställandedatumet för fakturan skiljer sig från fakturans skapandedatum. Om du väljer Fakturadatum visar rapporten alla saldon med ett bokföringsdatum fram till och med det valda datumet och klockslaget. Om du väljer Förfallodatum visar rapporten endast saldon som förfaller senast vid det valda datumet och klockslaget.
Filtrera på kundtaggar: Detta alternativ är tillgängligt om du valde Kunder för filtret Visa rapport för. Om du använder taggar kan du generera rapporten för specifika kunder baserat på taggar. Om du till exempel har kunder med anpassade betalningsvillkor kan du generera deras rapport separat genom att lägga till den relaterade taggen här. Du kan ange flera taggar i fältet. Se även följande filter.
Exkludera följande taggar: Detta alternativ är tillgängligt om du valde Kunder för filtret Visa rapport för. Om du har kunder som du inte vill se i din vanliga rapport kan du ange deras tagg i det här fältet för att exkludera deras fakturainformation/förskottsbetalningsinformation från rapporten. Om du till exempel genererar grundrapporten och vill exkludera kunder med anpassade betalningsvillkor kan du lägga till deras tagg här. Du kan ange flera taggar i fältet.
Kundtyp: Detta alternativ är tillgängligt om inställningen Aktivera kundtyper är aktiverad i organisationsinställningarna. Välj om du vill inkludera Djurägare, Forskning eller Extern i rapporten. Kunderna inkluderas i rapporten baserat på kundtypen vid tidpunkten för fastställandet av fakturan. Om du inte vill använda filtret väljer du inget val-alternativet (- - - - - -).
Välj Generera rapport. Beroende på hur stor din organisation är kan detta ta några minuter.
Kolumnen Totalt visar det totala beloppet som kunden eller försäkringsbolaget ska betala till kliniken, eller beloppet som kliniken ska betala till kunden. Om rapporten genereras för kunder och kryssrutan för Förskottsbetalningar är markerad dras förskottsbetalningar av från totalsumman.
Kolumnerna för dagperioder visar beloppen som förfaller inom tidsperioderna beroende på det valda Dagperioder filter. Om kliniken t.ex. använder filtret 0-30-60-90+ är 0-30-fakturorna normalt sett inte försenade än, kolumnen 31-60 visar fakturorna som är 30+ dagar försenade osv. När skulden är något annat än 0 visar en hover på kolumnvärdet en tooltip med fakturanummer, förfallodatum och kundens skuld per faktura. Om skulden består av mer än 10 fakturor kan du skriva ut en Excel-export för att se informationen.
När filtret Förskottsbetalningar är valt visar kolumnen Förskottsbetalningar beloppet för oanvända förskottsbetalningar som kunden har på sitt konto.
Summorna för varje kolumn visas längst ned i rapporten.
I menyn från knappen Export / Skriv ut kan du välja ett alternativ för att spara rapportdata i något av de tillgängliga formaten. Därefter kan du bearbeta data vidare efter dina behov, till exempel i Excel.
Om du har en stor mängd data rekommenderas att du väljer Skicka som e-post och låter rapporten genereras i bakgrunden.
Stäm av rapporten med ditt bokföringssystem
Följande är ett exempel på rekommenderade filterinställningar för avstämning. Kraven kan variera beroende på ditt bokföringssystem och lokala rutiner.
Rensa kryssrutan Exkludera obetalda försäkringsbelopp.
Markera kryssrutan Förskottsbetalningar, så att även kunder med endast oanvända förskottsbetalningar ingår.
Välj det datum och den tid du vill stämma av för.
Om du har flera enheter väljer du om du vill generera rapporten för alla enheter tillsammans eller separat.
Ställ in Datumfilter efter på Fakturadatum.
Markera Generera rapport.
Skicka en ekonomisk sammanfattning till en kund
Du kan skicka en ekonomisk sammanfattning till dina kunder. Funktionen använder brevmallsunderlag för ekonomiska brev som skapas i Inställningar > Inställningar för utskrift > Ekonomiska sammanfattningar.
För att bearbeta ett ekonomiskt sammanfattningsbrev väljer du Starta bearbetning i det övre högra hörnet ovanför rapporten. En nedräkning visas, som visar hur lång tid du har kvar för att välja den information du vill inkludera i brevet.
Välj tidsperioden som avgör vilka kunder som ska visas och som har fakturor som förfaller under perioden.
I rullgardinslistan under kundlistan väljer du hur många poster du vill inkludera per sida från Dokument per sida. Sidmenyn visar antalet sidor som brevet kommer att innehålla med de valda filtren.
Från knappen Behandla i åtgärdsmenyn längst ned på sidan väljer du det ekonomiska brevet du vill skicka. Om åtgärdsmenyn inte visas, se till att du har valt ett av periodalternativen i steg 2. Förhandsgranskningsdialogen för det ekonomiska brevet öppnas och visar en lista över kunder som brevet ska skickas till.
Obs! För att bearbeta ett skuldbrev måste en mall för ekonomiska brev först vara skapad. Om ingen mall finns tillgänglig måste du skapa en innan du fortsätter i Inställningar > Inställningar för utskrift > Ekonomiska sammanfattningar.
I förhandsgranskningsdialogen väljer du alternativ för att skicka och skriva ut:
Du kan skriva ut det ekonomiska brevet för alla, skicka brevet via e-post till de kunder som har en e-postadress sparad och skriva ut brevet för resten, eller skriva ut brevet för alla och skicka ett e-postmeddelande till de som har en e-postadress.
Du kan bifoga fakturorna från den valda tidsperioden till brevet.
Du kan bifoga en behandlingsöversikt till e-postmeddelandet.
För att se vilket som var det senaste ekonomiska brevet som kunderna fick kan du välja Ange som bearbetad. Brevet sparas i kundernas anteckningar och kommunikationslista på fliken Kommunikation på kundsidan.
Förhandsgranskningen till höger visar hur det ekonomiska brevet kommer att se ut.
Välj Behandla.
När du skapar brevet ska du notera att tabellen i mitten av dokumentet visar en lista över alla fakturor som förfaller vid tidpunkten för rapporten, inklusive de som förfaller efter 30-dagarsperioden.
Nödvändiga behörigheter för användare
Inställningar > Användare > Behörighetsgrupper
För att komma åt rapporten behöver användare 'läsa' och 'skriva' behörigheter för sin behörighetsgrupp för följande inställningar:
'Inställningssidan'
'Inställningar för utskrift'
'Sidan för rapporter'
'Finansiella rapporter för ekonomisk uppföljning' (för att komma åt alla finansiella rapporter)
'Finansiella rapporter för skulder och påminnelser' (för att bara komma åt den här specifika rapporten)