Dagrapporter (EOD) används för att granska finansiella försäljningstransaktioner och betalningar som har skett under arbetsdagen. De hjälper till att kontrollera att summan av mottagna betalningar stämmer med det som rapporteras av Provet.
Innehållet i dagrapporter är dynamiskt. Det innebär att rapportinnehållet kan ändras efter att en rapport har skapats eller markerats som redo för redovisning, om nya fakturor eller betalningar skapas för rapportens tidsintervall. En betalning kan också visas i flera rapporter om start- och sluttiderna för rapporterna överlappar varandra.
1. Skapa en dagrapport
På Överblick väljer du knappen Dagrapport i det övre högra hörnet av skärmen.
Välj knappen Skapa ny rapport. En dialog öppnas.
För Transaktioner för väljer du om rapporten ska skapas för transaktionerna för Alla användare eller en Vald användare. Ett vanligt arbetsflöde är att varje kassapersonal eller varje registreringsstation skapar en dagrapport för sitt arbetspass i slutet av arbetsperioden. Alternativt kan en dagrapport skapas för varje arbetsdag.
Välj Startdatum och Sluttid för att ange rapportens tidsintervall. Du kan även lägga till en valfri Beskrivning.
Lägg till Ingående växelkassa, Utgående växelkassa och eventuella Kontantuttag (bankning) som skedde under rapportens tidsintervall. Ett kontantuttag är all kontant som tas bort från kassan, till exempel om en stor kontantbetalning tas bort för tidig insättning för att bibehålla kassans säkerhet och trygghet.
OBS: Om din kliniks valuta är inställd på euro finns myntkalkylatorn (a) tillgänglig i fältet Utgående växelkassa. För att räkna ut summan för utgående växelkassa, lägg ihop beloppen i fälten för mynt och sedlar och välj Spara för att ange totalsumman i fältet Utgående växelkassa.
Om det finns fakturautkast i det valda tidsintervallet listas de under Fakturautkast. För att öppna en faktura väljer du pilknappen (b) längst ut på fakturaraden. Observera att beroende på rapportinställningarna kan det vara omöjligt att markera rapporten som redo för redovisning om det finns fakturautkast i rapportens tidsintervall.
Beroende på rapportinställningarna kan du eventuellt lägga till summor manuellt för olika betalningsmetoder under Totalsummor angivna av användare. Du kan använda detta för att kontrollera eventuella skillnader mot betalningar som lagts till i Provet.
Välj Spara. Rapporten skapas i fliken Dagrapporter.
2. Granska dagrapporten
Du hittar de skapade dagrapporterna under fliken Dagrapporter. För att filtrera listan kan du ange ett datumintervall, välja de användare vars transaktioner du vill se och välja status för dagrapporten (”Öppen”, ”Redo för redovisning” eller ”Skickad till redovisning”).
För att visa en rapport väljer du ögonknappen. För att redigera rapportalternativen väljer du pennknappen. För att radera rapporten väljer du papperskorgsikonen. Rapporter med status ”Öppen” kan redigeras eller raderas.
Rapporten visar följande information:
Flikarna Kontantbetalningar, Kortbetalningar och Alla betalningar visar betalningarna från det valda tidsintervallet per betalningstyp. Alla betalningar inkluderar även andra betalningsmetoder utöver kontant- och kortbetalningar.
Om din klinik använder Provet Pay visas fliken Provet Pay-betalningar i stället för fliken för kortbetalningar. Fliken visar alla betalningar som har hanterats via Provet Pay.
Fliken Ändringar visar kreditfaktura-betalningar, interna överföringar och avbrutna betalningar.
Fliken Försäljning visar alla fastställda fakturor och totalsaldot för försäljningen. Sammanslagna fakturor ingår inte, men fakturor som ingår i sammanslagna fakturor ingår. Momsbelopp ingår också, och alla totalsummor visas både med och utan moms.
Fliken Fordringar visar eventuella obetalda fakturor, inklusive sammanslagna fakturor.
Fliken Använda förskottsbetalningar visar de förskottsbetalningar som användes för att betala fakturor.
Om Provet i din organisation innehåller flera klinikenheter och det har skett betalningar mellan enheter, beror hur dessa betalningar visas i dina rapporter på dina systeminställningar. Mer information finns i Betalningar mellan klinikenheter.
Beroende på rapportinställningarna kan du eventuellt göra ändringar i betalningarna i rapporten med hjälp av knappen Ändra, till exempel ändra betalningsmetod. Dessa ändringar är endast för informationsändamål och påverkar inte betalningar på fastställda fakturor eller rapporter.
Längst ned i dialogen hittar du en fullständig sammanfattning av betalningarna för olika betalningsmetoder.
Du kan skriva ut en sammanfattning av rapporten med den valda informationen med alternativen i pilmenyn i knappen Skriv ut. För att skriva ut sammanfattningen med alla betalningar väljer du knappen Skriv ut utan något alternativ i pilmenyn.
3. Markera dagrapporten som redo för redovisning
När dagrapporten är klar väljer du knappen Ange som redo för redovisning i rapportdialogen och bekräftar. Rapportens status uppdateras och rapporten visas i fliken Redo för redovisning. Observera att beroende på rapportinställningarna kan det vara omöjligt att markera rapporten som redo för redovisning om det finns fakturautkast i rapportens tidsintervall.
För att filtrera listan med rapporter som är redo för redovisning kan du ange ett datumintervall och välja de användare vars transaktioner du vill se. Du kan öppna och visa rapporter som är redo för redovisning med ögonknappen, men du kan inte redigera eller radera dem. Du kan dock välja knappen Återställ status till öppen i rapportdialogen för att ändra rapportstatusen tillbaka till ”öppen” och sedan redigera den igen i fliken Dagrapporter.
Rapporter som är ”redo för redovisning” visar samma information som ”öppna” rapporter, och utskriftsalternativen är också desamma. Dessutom kan du välja Skriv ut balansräkning. Balansräkningen visar fordringar och betalningar under Debet och alla fakturarader grupperade per kontonummer, med totalsumman för varje grupp under Kredit. Förskottsbetalningar visas under Debet om förskottssumman är positiv (använt mer än inlagda förskottsbetalningar) och under Kredit om den är negativ (inlagt mer än använt).
Betalningar som inte finns i dagrapporterna
Fakturabetalningar och förskottsbetalningar som för närvarande inte ingår i någon Dagrapport rapport visas på fliken Betalningar som inte finns i dagrapporterna till höger på sidan Dagrapporter. Listan innehåller alla betalningar i ditt system som inte har inkluderats i datum- och tidsintervallet samt användarfiltren i någon av dina för närvarande sparade dagrapporter. Om till exempel tidsintervallet för en rapport inte omfattar alla transaktioner under dagen, eller om vissa användares transaktioner inte ingår i en rapport, visas dessa betalningar i listan.
Det rekommenderas att du regelbundet granskar fliken Betalningar som inte finns i dagrapporterna för att säkerställa att alla betalningar finns redovisade i dagrapporterna.
Du kan filtrera betalningslistan med ett datumintervall och inkludera eller exkludera användare.
Relaterade inställningar
Obs: För att komma åt Inställningar väljer du enhetens namn i det övre vänstra hörnet och väljer sedan Inställningar i menyn som öppnas. Observera att Inställningar endast är synligt för användare med rätt behörigheter. Om du inte ser Inställningar, kontakta din systemansvarige för att kontrollera din åtkomst.
Inställningar > Allmän > Enhet > Rapportering
Aktivera användare att ange belopp för varje betalningsmetod: När den är vald kan användare lägga till summor manuellt för olika betalningsmetoder i dagrapporter för att kontrollera eventuella skillnader mot betalningar som lagts till i Provet.
Aktivera betalningskorrigeringar i dagrapporter: När den är vald kan användare göra ändringar i betalningarna i dagrapporter. Dessa ändringar är endast för informationsändamål och påverkar inte betalningar på fastställda fakturor eller rapporter.
Tillåt inte att dagrapporten avslutas om det finns fakturautkast i det valda tidsintervallet: När den är vald kan dagrapporter inte markeras som redo för redovisning om det finns fakturautkast i tidsintervallet som valts för rapporten.
Använd senaste dagrapportens sluttid som standardstarttid: När den är vald läggs Slutdatum-tiden för den senaste dagrapporten automatiskt till som standard Startdatum-tid för nästa dagrapport. Datumet kan ändras.
Om du vill att kontonummer ska ingå i XSL-exporter för redovisningsrapporter kan du lägga till dem i följande kontofält:
Dagrapport: Kontantkonto
Dagrapport: Kortkonto
Dagrapport: Bankkonto
Dagrapport: Mobilbetalkonto
Dagrapport: Kontrollera-konto
Dagrapport: Rabattkonto
Dagrapport: Presentkortskonto
Dagrapport: Finansbolagets konto
Inställningar > Användare > Behörighetsgrupper
Dagrapporter och redovisningsrapporter: Den här inställningen styr tillgängligheten för dagrapportfunktionaliteten för behörighetsgrupper.