Förbered Provet för hälsoplaner innan du skapar din första hälsoplan. Välj inställningar för hälsoplaner för din organisation och dina enheter, och konfigurera återkommande betalningar. Lägg sedan till artiklar, rabatter och artikelgrupper som används i hälsoplanerna.
Organisationsinställningar
Inställningar > Organisation > Hälsoplan (termen definieras i Anpassad term, se nedan)
De här inställningarna styr hälsoplaner för alla enheter i din organisation, om du har fler än en.
Anpassad term: Du kan lägga till en egen allmän term för ”hälsoplan”. Termen visas i hela systemet och i alla kunddokument.
Tillåt att ändra artiklar: Med den här inställningen väljer du om artiklar som mediciner, lager eller foder kan bytas ut när de används från hälsoplaner under en konsultation. Du kan till exempel tillåta att artiklar byts ut när lagersaldot är lågt. Alternativen är aldrig, alltid, när lagret är lågt eller när lagret är slut.
Låg lagergräns: För alternativet Låg för artikelbyte anger du lagergränsen i antal förpackningar. Om en artikels lagersaldo understiger gränsen kan artikeln bytas ut.
Tillåt att ändra priser: Du kan välja om priserna på artiklar i hälsoplaner får ändras på konsultationssidan.
Använd aktuella artikelpriser: När det här alternativet är valt används alltid artikelpriserna som angetts i artikelinställningarna, och inställningen Tillåt att ändra priser inaktiveras.
Signaturtext: Du kan ange en signaturtext för kundernas prenumerationsavtal. Om fältet lämnas tomt används standardtexten: ”Jag har kontrollerat informationen ovan och bekräftar att kundinformationen är korrekt och giltig. Genom att underteckna godkänner jag de allmänna villkoren.”
Rabatter för efterföljande planer: Om en kund har fler än ett djur som ska omfattas av en hälsoplan kan du ge rabatt när kunden har flera prenumerationer. Välj det här alternativet och ange rabattbeloppet i fältet Rabatt i din valuta, inklusive moms. Om den första aktiva prenumerationen får statusen ”förfallen” förlorar de övriga prenumerationerna rabatten.
Använd fakturor för uppsägning av hälsoplan: Välj det här alternativet om du vill skapa uppsägningsfakturor för prenumerationer på hälsoplaner. Dialogrutan Avbryt prenumeration visar då kryssrutan Skapa uppsägningsfaktura. Se Avbryta en prenumeration på en hälsoplan.
Uppsägningsavgift: Ange en standardavgift för uppsägning av hälsoplaner i din valuta, inklusive moms. Om du säger upp en prenumeration på en hälsoplan innan den löper ut lägger Provet till avgiften på uppsägningsfakturan. Du kan ändra avgiften när du säger upp prenumerationen. Välj Använd fakturor för uppsägning av hälsoplan för att visa det här fältet.
Använd aktiv enhet för fakturor för förskottsbetalningar: När det här alternativet är valt tar den aktiva enheten emot förskottsbetalningar. Om alternativet inte är valt tar hälsoplanens huvudenhet emot betalningarna.
Använd aktiv enhet för Provet-betalningsfakturor: När det här alternativet är valt tar den aktiva enheten emot betalningar via Provet Pay. Om alternativet inte är valt tar hälsoplanens huvudenhet emot betalningarna.
Försök automatiskt på nytt om en återkommande betalning misslyckas: Gäller när Provet Pay används för månatlig fakturering av hälsoplaner.
Tillgängliga betalningsmetoder: Välj vilka betalningsmetoder som ska visas som alternativ för prenumerationer på hälsoplaner: Ej specificerat, Månatlig fakturering via Provet, Kontraktsperiod som förskottsbetalning, Månatliga återkommande betalningar via Provet Pay (om det används), Månatliga återkommande betalningar via Gravity Payments (om det används).
Inaktivera redigering av förnyelseinformation för prenumerationer: När det här alternativet är valt kan användare inte redigera förnyelseschemat eller välja en plan för förnyelse av prenumerationen.
Skicka notis-e-post till prenumeranter: När det här alternativet är valt skickar Provet automatiska e-postmeddelanden till kunder om deras prenumeration på en hälsoplan. E-postmeddelandena gäller aktivering, förnyelse, uppsägning, utgång och betalningspåminnelser. Avmarkera alternativet om en tredje part skickar e-post om hälsoplaner till dina kunder.
Inställningar för enheter
Inställningar > Allmän > Enhet > Hälsoplan
De här inställningarna styr hälsoplaner för specifika enheter.
Aktivera hälsoplan: När det här alternativet är valt är sidan Hälsoplan tillgänglig under Finansiella uppgifter.
Ersätt artiklar automatiskt: Den här inställningen gäller när du lägger till en artikel från patientens hälsoplan direkt bland konsultationsartiklarna, utan att använda hälsoplansdialogrutan. När alternativet är valt är användning av artikeln från hälsoplanen förvalt. När alternativet inte är valt kan du fortfarande använda artikeln från hälsoplanen, men du måste själv välja det alternativet. Inställningen gäller även i följande fall:
När du använder ett prispaket som innehåller en artikel från patientens hälsoplan öppnas inte dialogrutan där du väljer om artikeln ska användas från hälsoplanen. Inställningen avgör om Provet använder artikeln från hälsoplanen. Detta gäller endast prispaket utan fast pris.
När Provet automatiskt lägger till en artikel från patientens prenumeration på en hälsoplan i en konsultation, till exempel via inställningen för bokningstyp, avgör inställningen om Provet använder artikeln från hälsoplanen.
Skicka e-post om misslyckade återkommande betalningar: Gäller när Provet Pay används för månatlig fakturering av hälsoplaner.
Information i e-post för misslyckade återkommande betalningar: Du kan lägga till en e-posttext för misslyckade återkommande betalningar.
Konfigurera återkommande betalningar via Provet Pay
Provet Pay kan användas för månatlig fakturering av en kunds hälsoplan när ett standardbetalkort har sparats i kundens fakturainformation.
De här inställningarna styr hur Provet Pay hanterar misslyckade återkommande betalningar för hälsoplaner.
Inställningar > Organisation > Hälsoplan:
Markera kryssrutan Försök automatiskt på nytt om en återkommande betalning misslyckas.
Ange i fältet Maximalt antal automatiska försök hur många gånger Provet Pay ska försöka genomföra betalningen efter det första misslyckade betalningsförsöket.
Ange i fältet Intervall för automatiska återförsök hur många dagar det ska gå mellan betalningsförsöken.
Ange i fältet Maximalt antal automatiska försök innan planen avbryts hur många gånger Provet Pay ska försöka genomföra betalningen innan hälsoplanen pausas. Om du inte anger något värde här pausas hälsoplanen när antalet försök som anges i Maximalt antal automatiska försök har uppnåtts.
Inställningar > Enhet > Hälsoplan:
Skicka e-post om misslyckade återkommande betalningar: När det här alternativet är valt skickas ett e-postmeddelande till kunden varje gång en återkommande betalning via Provet Pay misslyckas.
Konfigurera återkommande betalningar med Gravity Payments-integrationen
Gravity Payments-integrationen är endast tillgänglig i USA.
Gravity Payments-integrationen kan användas för månatlig fakturering av en kunds hälsoplan när ett standardbetalkort har sparats i kundens fakturainformation.
Så här aktiverar du återkommande betalningar med Gravity Payments-integrationen:
Gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Hälsoplan (en anpassad term för funktionen kan ha angetts i inställningarna för hälsoplaner).
Välj Tillåt Gravity för återkommande betalning.
Konfigurera artikelgrupper och rabatter för hälsoplaner
Lägg till artiklar för fakturering
Två åtgärdsartiklar behövs för fakturering av hälsoplaner:
En artikel för att ersätta kostnaderna för artiklar som kunden använder via sin prenumeration på en hälsoplan
En artikel för att debitera den månatliga betalningen för hälsoplanen
Du kan också använda en artikel för uppsägningsavgift när du fakturerar avgiften. Artikeln är inte nödvändig, men kan användas för att skilja uppsägningsavgiften från andra avgifter.
Så här konfigurerar du faktureringsartiklarna:
Gå till Artikelregister > Artiklar.
Välj Lägg till artikel > Lägg till åtgärd.
Ange ett beskrivande Namn på åtgärden, till exempel ”Ersättning för hälsoplansartikel”, ”Månatlig betalning för hälsoplan” eller ”Uppsägningsavgift för hälsoplan”. Du behöver inte ange någon annan information.
Välj Spara.
Lägg till rabatter för hälsoplaner
Om du vill erbjuda rabatter som en del av hälsoplanerna måste du konfigurera rabatterna i förväg, så att de kan användas när du skapar hälsoplaner.
1. Lägg till en tagg för rabatter på hälsoplaner
Gå till Inställningar > Listor och mallar > Taggar och välj Lägg till.
Ange en beskrivande taggtext i fältet Text, till exempel ”Rabatter på hälsoplaner”. Välj färger för taggtexten och bakgrunden och lägg till den enhet där taggen ska vara tillgänglig.
Om taggen endast ska användas för hälsoplaner väljer du alternativet Patienter under Användbar på och alternativet Hälsoplaner under Endast använd för. Taggar som endast används för hälsoplaner läggs automatiskt till för patienter som prenumererar på en hälsoplan där taggen ingår. Dessa taggar kan inte läggas till eller tas bort manuellt.
Välj Spara.
2. Skapa en rabattplan
Gå till Inställningar > Listor och mallar > Rabatt och välj Lägg till under Rabattplan.
Ange ett beskrivande Namn på rabattplanen, till exempel ”Rabatt på hälsoplan”. Ange övriga inställningar efter behov, till exempel rabattprocenten och vilka artiklar rabatten gäller.
Välj den hälsoplanstagg du skapade i 1. Lägg till en tagg för rabatter på hälsoplaner under Till vem.
Välj Spara.
Lägg till artikelgrupper
Du kan använda artikelgrupper för att lägga till en grupp relaterade artiklar, till exempel avmaskningsmedel, i en hälsoplan. Därefter kan du välja en lämplig artikel ur artikelgruppen för en patient. När artikelgrupper redigeras, till exempel när en utgången produkt ersätts med en annan, uppdateras alla hälsoplaner och prenumerationer på hälsoplaner som innehåller artikelgruppen automatiskt.
Obs! Om en hälsoplan innehåller artikelgrupper beror den totala artikelkostnaden och besparingarna på vilka artiklar ur grupperna som används under prenumerationsperioden.
Du hittar artikelgrupper för hälsoplaner under Inställningar > Listor och mallar > Hälsoplan, i avsnittet Artikelgrupper för hälsoplaner.
Så här lägger du till en artikelgrupp:
Välj Ny. Sidan Redigera artikelgrupp för hälsoplan öppnas.
Markera kryssrutan Valbar för hälsoplanmallar om artikelgruppen ska kunna användas i hälsoplaner.
Ange ett beskrivande Artikelgrupp som namn på artikelgruppen.
Välj den Artikellista som du vill söka efter artiklar i.
Ange i fältet Antal användningar av artiklar det högsta antal artiklar som en prenumerant får använda från artikelgruppen, till exempel tre produkter ur ett urval av kattfoderprodukter (eller samma produkt tre gånger). Välj Obegränsad användning om du inte vill begränsa användningen.
Välj under Beräknat värde för artikelgrupp hur du vill beräkna det totala värdet:
Minimum: Beräknar det uppskattade totalpriset utifrån det lägsta priset på artiklarna i gruppen och värdet i Antal användningar av artiklar.
Genomsnitt: Beräknar det uppskattade totalpriset utifrån genomsnittspriset på artiklarna i gruppen och värdet i Antal användningar av artiklar.
Maximum: Beräknar det uppskattade totalpriset utifrån det högsta priset på artiklarna i gruppen och värdet i Antal användningar av artiklar.
Fast värde: Du kan ange ett uppskattat totalvärde manuellt. Om du har valt Obegränsad användning kan du endast välja det här alternativet och ange ett eget uppskattat värde.
Lägg till artiklarna som ska ingå i artikelgruppen under Artiklar. Du kan söka efter artiklar i sökfältet eller använda artikelknapparna.
När du har lagt till en artikel i listan väljer du pennknappen i slutet av artikelraden för att redigera artikelns egenskaper:
Kvantitet: Ange hur många artiklar en prenumerant får använda, till exempel tre påsar kattfoder.
Styckepris: Ange priset för en enskild artikel, till exempel en påse foder.
Kan användas efter att prenumerationen har upphört: Ibland vill en klinik göra vissa artiklar tillgängliga för patienten även om prenumerationen har löpt ut. Om patienten till exempel får medicin varje månad men av någon anledning har behövt hoppa över en månad, kan kliniken vilja erbjuda den behandling som uteblev. Välj i så fall det här alternativet för månadsartiklarna och ange hur många dagar artikeln kan användas efter att prenumerationen har upphört.
Välj Spara.
Redigera och inaktivera artikelgrupper
Välj pennknappen på raden för den artikelgrupp du vill redigera under Inställningar > Listor och mallar > Hälsoplan, i avsnittet Artikelgrupper för hälsoplaner.
Om du vill inaktivera en artikelgrupp så att den inte kan användas i hälsoplaner avmarkerar du kryssrutan Valbar för hälsoplanmallar. Artikelgruppen arkiveras. Om du vill hitta arkiverade artikelgrupper använder du filtret Arkiverad under Inställningar > Listor och mallar > Hälsoplan, i avsnittet Artikelgrupper för hälsoplaner. Du kan redigera arkiverade artikelgrupper och aktivera dem igen.