Introduktion
Funktionen för onlineförhandsregistrering gör att dina kunder kan förhandsregistrera sig innan sitt besök via ett webbaserat formulär. Genom att kunderna kan förhandsregistrera sig sparar du tid i receptionen och i början av konsultationsbesöket. Det ger också kunderna ett säkert och privat sätt att lämna sina personuppgifter, som annars skulle behöva göras i en öppen receptionsmiljö.
När en kund gör en onlinebokning eller när en bokning läggs in i Provet-kalendern för bokningar, innehåller bokningsbekräftelsen och påminnelsemeddelandena en länk till sidan för förhandsregistrering. Där kan de kontrollera sina uppgifter och lämna annan preliminär information.
Dessutom kan du tillåta att kunder checkar in till sitt besök online. Det här alternativet är tillgängligt om förhandsregistrering används.
Förhandsregistrering och självincheckning är tilläggsfunktioner. Kontakta Provet sales eller kundsupport för mer information.
Konfigurera förhandsregistrering
Gå till Inställningar > Enhet > Kundinteraktion och välj pennknappen.
Scrolla ner och välj Aktivera förhandsregistrering / Självincheckning.
Om du använder bokningstyper väljer du de bokningstyper som du vill tillåta förhandsregistrering för i fältet Aktiverad för bokningstyper. När en bokningstyp som ingår här väljs för en bokning läggs en länk till förhandsregistrering till bekräftelse- och påminnelsemeddelandena. Om du lämnar fältet tomt är förhandsregistrering tillgängligt för alla bokningstyper.
I fältet Rubrik för bekräftelse e-post för förhandsregistrering kan du lägga till en rubrik för avsnittet för förhandsregistrering i bokningsbekräftelsen och påminnelsemeddelandena. Om du lämnar fältet tomt används följande standardrubrik: 'Fortsätt till förhandsregistrering'.
I fältet Innehåll för bekräftelse e-post för förhandsregistrering kan du lägga till brödtext för avsnittet för förhandsregistrering i bokningsbekräftelse- och påminnelsemeddelanden via e-post. Observera att brödtexten inte visas i SMS-meddelanden, endast i e-post. Om du lämnar fältet tomt används följande standardtext: 'Funktionen för förhandsregistrering gör det möjligt att dela/uppdatera dina personuppgifter på ett personligt och datorsäkert sätt, och ger dig och ditt husdjur en mer behaglig och snabb ankomst till kliniken.'
I fältet Beskrivning av formulär till förhandsregistrering kan du lägga till ett anpassat meddelande i förhandsregistreringsformuläret.
I fältet Rubrik för bekräftelse e-post för förhandsregistrering kan du lägga till en anpassad rubrik för bekräftelsemejlet som skickas efter att förhandsregistreringen har slutförts.
I fältet Innehåll för bekräftelse e-post för förhandsregistrering kan du lägga till innehåll som ska visas i bekräftelsemejlet efter att förhandsregistreringen har slutförts.
Välj Spara bredvid Kundinteraktion för att tillämpa ändringarna.
Exempel på en länk till förhandsregistrering i ett bokningsbekräftelsemejl:
Tvåfaktorsautentisering med engångslösenord (OTP)
Aktivera tvåfaktorsautentisering för förhandsregistrering: När den här inställningen är vald får kunderna en verifieringskod via SMS, som de måste ange för att komma åt förhandsregistreringsformuläret. Tvåfaktorsautentisering lägger till ett extra säkerhetslager: om bekräftelsemejlet av misstag skickas till en felaktig adress kan mottagaren inte komma åt förhandsregistreringsformuläret om hen inte kan ange verifieringskoden som skickas via SMS.
För att aktivera tvåfaktorsautentisering går du till Inställningar > Enhet > Kundinteraktion och väljer pennknappen. Välj Aktivera tvåfaktorsautentisering för förhandsregistrering i inställningarna för förhandsregistrering.
Verifieringsmetoden beror på hur kunden fick länken för förhandsregistrering:
Om kunden fick länken via e-post skickas en engångskod till deras telefonnummer via SMS.
Om kunden fick länken via SMS skickas en engångskod till deras e-postadress.
Kontaktuppgiften som används för verifiering är delvis maskerad av säkerhetsskäl. Till exempel visas ett telefonnummer som •••••1234 och en e-postadress visas som j•••@example.com.
Kunden anger engångslösenordet på verifieringsskärmen för att bekräfta sin identitet och komma åt förhandsregistreringsformuläret.
Både en giltig e-postadress och telefonnummer måste finnas sparade i kundens uppgifter för att OTP-verifiering ska fungera. Om någon av dem saknas kan kunden inte slutföra verifieringssteget.
Obs: Om kunden av någon anledning inte har fått bekräftelsemejlet eller SMS:et kan du skicka om det genom att redigera bokningen och spara den igen.
Konfigurera självincheckning
Obs: Du kan aktivera självincheckning om förhandsregistrering har aktiverats.
Gå till Inställningar > Enhet > Kundinteraktion och välj Aktivera självincheckning.
Tid i minuter innan bokning som kund kan checka in sig: Med den här inställningen kan du ange hur långt innan besöket kunderna får checka in. Om du till exempel anger detta till 30 kan kunderna inte checka in förrän 30 minuter innan sitt besök. När check-in ännu inte är möjlig visas ett meddelande i besöksportalen, till exempel: 'Du kan checka in 30 minuter innan ditt besök.'
Meddelande om själv-incheckning: Du kan lägga till ett valfritt meddelande som visas för dina kunder när de har checkat in framgångsrikt.
I avsnittet Väntplatser kan du lägga till väntplatser som kunder kan välja när de checkar in. Detta är användbart om du har flera olika väntrum för kunder och patienter. För att lägga till en ny väntplats väljer du knappen Lägg till. Du kan redigera eller ta bort väntplatser med penn- och papperskorgsikonerna.
Du kan be kunderna att lämna patientens medicinska historik före besöket genom att ställa preliminära frågor i förhandsregistreringen. Eftersom frågorna definieras separat för olika besöksorsaker kan du lägga till specifika frågor som rör besökets art.
Gå till Inställningar > Listor & mallar > Bokningstyp och öppna en bokningstyp som du vill lägga till frågor för.
Scrolla ner till längst ner i dialogrutan för bokningstypen och välj knappen + Fråga vid förhandsregistrering.
Skriv en fråga i fältet Fråga och välj sedan knappen + Fråga vid förhandsregistrering igen för att lägga till fler frågor.
Ta emot och kontrollera data från förhandsregistrering
En länk till förhandsregistrering och självincheckning ingår i kundens e-post för bokningsbekräftelse och/eller SMS-meddelande. Observera följande:
Kunden och patienten måste finnas i Provet innan kunden kan använda förhandsregistrering. Kunden kan inte lägga till nya patienter via förhandsregistreringsformuläret.
Se till att en bekräftelse/påminnelsemeddelande är valt att skickas när du skapar en bokning.
Se till att en veterinär har valts för konsultationen.
Om du vill att kunder ska svara på preliminära frågor innan besöket, se till att den valda bokningstypen har preliminära frågor inställda.
Obs: För närvarande kan förhandsregistrering och självincheckning endast användas för bokningar med en enda patient. Om fler patienter läggs till i bokningen kan kunden inte ange eller verifiera sina uppgifter i förhandsregistreringen.
När kunden har fyllt i eller uppdaterat sina uppgifter med förhandsregistreringsformuläret (och den valfria självincheckningen) kan du granska informationen i Provet. Du kan göra detta i:
Dialogrutan för bokning (bokningskalender)
Dialogrutan för ininskrivning (när du markerar en bokning som ankommen)
Patientsidan
Kundsidan
Följande meddelande visas på dessa sidor:
Välj länken Vänligen bekräfta uppgifterna här i noteringen. En dialogruta för information om förhandsregistrering öppnas. Uppgifterna som för närvarande sparats i Provet visas till vänster under Kunddata i Provet och Patientdata i Provet. Informationen som kunden har lämnat i förhandsregistreringen visas till höger under Ny data tillhandahållen av kunden. Som standard visas bara de fält som kunden har lämnat uppdaterad information för. Om du vill se alla fält för kund- och patientinformation, inklusive de som kunden inte har ändrat, välj Visa alla fält.
För att godkänna kundens uppdateringar väljer du pilknapparna mellan fälten. Om du vill godkänna alla ändringar på en gång väljer du pilknappen Alla längst upp. Kundens uppdateringar kopieras till Provet-fälten till vänster. Du kan också redigera Provet-fälten manuellt om du vill göra någon ändring i den information som kunden har lämnat (till exempel rätta ett stavfel).
Välj knappen Uppdatera för att spara ändringarna.
Om du vill ta bort kundens uppdateringar helt, välj knappen Spara inte. Observera att när du har bekräftat går det inte längre att hämta informationen från förhandsregistreringen.
Kundguide: Så använder du förhandsregistrering och självincheckning
Obs: Du kan skapa egna instruktioner till kunder utifrån dessa anvisningar och inkludera dina instruktioner i meddelandet för förhandsregistrering eller på er kliniks webbplats.
Välj länken till sidan för förhandsregistrering i ditt bokningsbekräftelse- eller påminnelsemeddelande (e-post och/eller SMS-meddelande).
Om tvåfaktorsautentisering är aktiverad, verifiera din identitet genom att ange engångslösenordet (OTP). Om du fick länken via e-post skickas koden till ditt telefonnummer via SMS. Om du fick länken via SMS skickas koden till din e-postadress.
Sidan för förhandsregistrering är förifylld med information som finns tillgänglig från din profil i Provet. Granska uppgifterna och fyll i tomraderna eller uppdatera den befintliga informationen vid behov.
Svara på eventuella preliminära frågor som kan inkluderas baserat på orsaken till ditt besök.
Om självincheckning är tillgängligt kan du markera dig själv som ankommen och välja en väntplats.
När du är klar väljer du Skicka.