Quinyx är en programvara för personalhantering och schemaläggning. Provet integreras med Quinyx för att möjliggöra hantering av personalskift i Quinyx. Integrationen hämtar arbetspass från Quinyx till Provet. Skifthanteringen fortsätter i Quinyx. HR Gateway Portal, som utvecklats av Provet-teamet, mappar Quinyx- och Provet-skift och hanterar integrationen.
Den här guiden förutsätter att du har slutfört installationen och implementeringen av ditt Quinyx-konto och att du använder systemet.
Snabblänkar
Inställningar för integration
1. Hämta Quinyx API-nyckel och inloggningsuppgifter till portalen.
Kontakta Quinyx support och be om API-nyckeln för root unit för Provet-integration.
Vidarebefordra nyckeln till din kontaktperson på Provet.
Kontaktpersonen gör de justeringar som behövs och återkommer till dig med adressen till HR Gateway Portal (URL) och inloggningsuppgifter. Du kommer att behöva dessa i nästa steg.
2. Ställ in antal anställda.
För att integrationen ska fungera måste du se till att Provets anställningsnummer matchar badgenumren i Quinyx.
För varje medarbetare som behöver involveras:
Gå till sidan People i Quinyx.
Hitta den önskade medarbetaren.
Hitta Badge-nummer.
Gå till Inställningar > Användare i Provet.
Redigera motsvarande användare i Provet och lägg till badgenumret i fältet Anställningsnummer.
3. Be användare att begränsa bokningar utanför arbetspass (VALFRI).
När du redigerar eller tar bort skift från Quinyx kommer motsvarande arbetspass på Provet-sidan också att uppdateras eller tas bort. Det kan redan finnas några bokningar på det arbetspasset och bokningar utan koppling kan uppstå om detta inte är begränsat. Med begränsningen kommer ett motsvarande fel att visas på HR Gateway Portal Log -sidan (beskrivs nedan).
För denna begränsning måste användarna redigera sina profiler i Provet:
Gå till din Användarprofil från menyn uppe till höger i Provet.
Öppna profilen för redigering.
Kryssa i alternativet Förhindra bokning utan arbetspass.
Spara.
4. Konfigurera organisationsinställningarna.
Från och med detta steg behöver du tillgång till HR Gateway Portal med den webbadress som nämns i steg 1. När du har loggat in bör du automatiskt komma till organisationsinställningarna. Om inte, navigera till Inställningar > Organisation i HR Gateway-portalen.
Konfigurera följande inställningar. Observera att vissa kanske redan har konfigurerats av din Provet-kontakt - i så fall ska du låta dem vara kvar. Vissa av inställningarna kan också vara inställda på skrivskyddade, vilket är normalt.
Integration aktiverad: Detta måste vara markerat för att integrationen ska fungera.
E-postadresser för aviseringar: Välj e-postmeddelanden som ska få aviseringar om fel relaterade till bokningar och arbetspass i Provet. Detta är organisationsspecifikt, vilket innebär att om det finns ett fel på någon av era enheter kommer mottagarna att få ett e-postmeddelande om detta.
OBS: Om ett fel inträffar kommer den relaterade åtgärden inte att utföras.
Tidszon: Tidszonen i Quinyx, HR Gateway Portal och Provet måste stämma överens.
Importintervall: Ställ in frekvensen för automatisk import av skift per dag. Den föreslagna standardinställningen är "Var 24: e timme", vilket innebär att importen körs automatiskt en gång per dag runt midnatt. Alternativet "Manuell" finns också tillgängligt. Importen är då inte automatiserad utan måste göras manuellt från inställningarna för enheten i HR Gateway Portal.
URL för inmatningssystem: Obligatoriskt, konfigureras vanligtvis av din Provet-kontakt.
Ange systemets API-nyckel: Obligatoriskt, konfigureras vanligtvis av din Provet-kontakt.
URL för utdatasystem: Obligatoriskt, konfigureras vanligtvis av din Provet-kontakt.
API-nyckel för utdatasystem: Obligatoriskt, konfigureras vanligtvis av din Provet-kontakt.
För att slutföra:
Välj Spara inställningar.
Välj Synkronisera all data.
Notera
Synkroniseringsknappen kommer inte att visas om inte alla obligatoriska fält är ifyllda.
5. Konfigurera enhetsinställningarna.
Efter synkroniseringen bör dina klinikplatser visas i menyn till vänster. Välj en klinikplats i menyn till vänster och konfigurera följande nödvändiga inställningar. Observera: Konfigurera alla nödvändiga inställningar innan du aktiverar integrationen.
Quinyx enheter: Välj den enhet i Quinyx som du vill mappa med den valda enheten i Provet.
Välj Spara huvudinställningar.
Mappning av skifttyp: Mappa Quinyx-skift till arbetspassen i Provet som visas till vänster. Namnen på skiften i Quinyx och Provet behöver inte vara identiska.
Om skiftet ska tillåta onlinebokning, mappa det med hjälp av kolumnen "Skifttyp för onlinebokning".
Om skiftet är ett vanligt skift, mappa det med hjälp av kolumnen "Quinyx skifttyp".
Välj Spara underinställningar längst ner på sidan.
Importera periodtyp: Välj mellan fasta datum och fast längd.
Fasta datum - Arbetspass från det valda datumintervallet importeras. När du gör inledande tester (beskrivs nedan) rekommenderar vi att du använder det här alternativet med en dag som datumintervall. Båda dagarna inkluderas. Observera att importen endast kommer att göras för framtida datum.
Fast längd - Definiera en varaktighet som börjar från dagens datum. De skift som ligger inom denna tidsperiod kommer att importeras.
Integration aktiverad: Aktivera integrationen genom att markera respektive inställning högst upp på sidan.
Välj Spara huvudinställningar.
Översikt över andra enhetsinställningar
E-postadresser för aviseringar: I likhet med inställningen för organisation gör den här inställningen det möjligt att skicka felmeddelanden till utvalda e-postadresser men i det här fallet endast om fel som inträffar på den aktuella enheten.
Avdelningar och team aktiverade: Tillåter mappning och import av avdelnings- och teaminformation och aktiverar alternativen Mappning av avdelningar och Mappning av team.
Varaktighet för en slot som används: Gör det möjligt att dela upp skift i mindre, lika stora block när de importeras till Provet. Har samma effekt som kryssrutan "Varaktighet för ett arbetspassblocl" i Provets kalender. Observera att slottiderna också måste mappas längst ner på inställningssidan, om de används.
Calendar slot size: Används tillsammans med inställningen för varaktighet som nämns ovan.
Importera endast publicerade skift: Aktiverad som standard och rekommenderas. Om det är aktiverat kommer opublicerade (utkast) skift inte att importeras från Quinyx.
Notera
När alla nödvändiga inställningar förenheten har konfigurerats väljer du Spara huvudinställningar och Spara underinställningar. Integrationen är nu redo för testning.
6. Testa integrationen.
Ett enkelt arbetsflöde för testning föreslås här. Observera att det verkliga installationsscenariot vanligtvis innebär en bredare datumperiod för importören, så se till att konfigurera om innan den verkliga användningen.
Skapa en testanvändare i både Provet och Quinyx och koppla dem till badgenumret enligt beskrivningen ovan.
I HR Gateway Portal ställer du in enhetens Periodtyp för import till "Fasta datum" och ställer in start- och slutdatum till att vara samma dag, en valfri dag i framtiden. Kom ihåg att Spara huvudinställningarna.
Planera ett arbetspass för testanvändaren i Quinyx för det valda datumet. Skiftstrukturen måste följa de krav som nämns nedan.
Publicera testanvändarens schema i Quinyx. OBS: När du publicerar kan du ställa in publiceringsdatumet - det ska aldrig läggas till bakåt i tiden.
I portalen väljer du Manuellt importera skift från enhetens inställningar. En kort laddningsprocess kommer att äga rum.
Det importerade skiftet bör nu visas i Provet. Kontrollera att skifttypen är korrekt för att verifiera att mappningen gjordes på rätt sätt.
Notera
Vid publicering av skift i Quinyx ska publiceringsdatum aldrig läggas in bakåt i tiden.
Om det inledande testet är framgångsrikt rekommenderas att man gradvis ökar testkomplexiteten för att lösa eventuella problem och komma fram till det verkliga användningsfallet:
Testa alla skifttyper med testanvändaren.
Testa med riktiga användare, med ett verkligt scenario, men med en dags installation som i det första testet.
Öka perioden till en vecka och testa igen.
Byt till fullständig installation och automatisering. Se till att planera övergången i god tid och kommunicera med all berörd personal.
Lämplig testning bör utföras efter alla ändringar av integrationsuppsättningen.
Notera
En fellogg kan ses på HR Gateway Portalens Log-sida, i den övre menyraden, bredvid inställningarna. Se avsnittet fellogg nedan.
Inställning av skift i Quinyx
De skift som kommer in i Provet genom integrationen är faktiskt Tasks under skiften i Quinyx.
I bilden nedan skulle de uppgifter som är markerade med grön och röd färg importeras till Provet som skift, om Quinyx-skiftet är korrekt mappat. Om Quinyx-skiftet lämnas "tomt" utan några uppgifter importeras ingenting till Provet.
Det rekommenderas att de relevanta skifttyperna utformas i Quinyx så att de redan har de uppgifter som behövs.
Resultatet av importen av skiften visas nedan. Observera att skiftet "Lunch break" inte skapades eftersom det inte var mappat.
Kontroll av alternativet för onlinebokning
Importerat skift som har aktiverat onlinebokning
Om du behöver en skifttyp där Provets onlinebokningsfunktionalitet är aktiverad, följ dessa steg:
I Provet ska du se till att du har ställt in arbetspassen med aktiverad onlinebokning.
Skapa motsvarande skifttyp i Quinyx.
Gå till HR Gateway Portal och öppna inställningarna för enheten.
Mappa skifttyperna till varandra med hjälp av kolumnen Skifttyp för onlinebokning.
Välj Spara underinställningar längst ner på sidan.
Importerat skift som ibland har onlinebokning aktiverad
I vissa fall kanske du regelbundet vill bestämma på Quinyx-sidan om skiftet har aktiverat onlinebokning eller inte. I så fall kan du ställa in mappningen så att arbetspasset i Provet mappas till två liknande skift i Quinyx beroende på valet av onlinebokning.
I Provet ska du se till att du har ställt in arbetspasset med aktiverad onlinebokning.
I Quinyx skapar du två liknande skift och namnger dem så att du kan känna igen vilket som är avsett för onlinebokning. Till exempel:
Arbetsdag ingen onlinebokning
Arbetsdag
Gå till HR Gateway Portal och öppna inställningarna för enheten.
Mappa skiften i Quinyx till arbetspassen i Provet:
Arbetsdag ingen onlinebokning - Quinyx Skifttyp kolumn
Arbetsdag - Skifttyp för onlinebokning kolumn
Välj Spara underinställningar längst ner på sidan.
Efter installationen, när du bokar skift i Quinyx, väljer du lämplig typ för att fatta beslutet. Beroende på valet kommer skiftet att ha onlinebokning aktiverad i Provet eller inte.
OBS: Lämplig testning bör utföras efter alla ändringar av integrationsuppsättningen.
Avdelningar och team
Om enheten använder team och/eller avdelningar kan integrationen användas för att välja dem för arbetspass i Provet som importeras. Avdelningar kan användas oberoende av varandra, men team kräver att avdelningar används eftersom de är en underenhet till en avdelning.
1. Aktivera avdelningar och team från portalen.
Gå till HR Gateway Portal och öppna inställningarna för enheten.
Aktivera Avdelningar och lteam aktiverade. Detta kan också göras under den första installationen.
Bestäm källan för avdelningsinformation i Quinyx med hjälp av menyn Ward source. Det rekommenderade alternativet är "Main shift's section field".
Bestäm informationskällan för teamet i Quinyx med hjälp av menyn Team source. Det rekommenderade alternativet är "Main shift's category field (shift type)".
Välj Spara huvudinställningar.
2. Konfigurera källorna i Quinyx.
De källor som valdes i steg 1 måste skapas och/eller konfigureras i Quinyx.
För att konfigurera ett huvudskifts sektionsfält (för ward source):
Gå till Kontoinställningar från den personliga menyn i Quinyx.
Välj Group management från den vänstra menypanelen.
Välj önskad enhet från mitten. En konfigurationspanel öppnas.
Välj Lägg till avsnitt från panelen.
Fyll i sektionsfälten med information om avdelningen.
Välj Ok för att spara.
När avdelningar har skapats som sektioner visas de som alternativ under huvudskiftets fält Section (bilden nedan).
Så här konfigurerar du skifttypen för ett huvudskift (för team source):
Gå till Kontoinställningar från den personliga menyn i Quinyx.
Gå till Skifttyper från den vänstra menypanelen.
Välj Lägg till längst upp till höger.
Skapa teamet som en skifttyp genom att fylla i fältet Namn och se till att varaktigheten täcker (start- och sluttid) den normala tidsramen för skiften.
Välj Spara.
3. Mappa avdelningar och team i HR Gateway Portal.
Detta steg förutsätter att du redan har avdelningar och team som är konfigurerade i Provet efter behov.
Mappning av avdelningar:
Gå till HR Gateway Portal och öppna inställningarna för enheten.
Bläddra ner till avsnittet Wards mapping.
För varje Provet-avdelning, mappa en Quinyx-avdelning.
Mappning team.
Bläddra till avsnittet Teams mapping i portalens inställningar för enheten.
För varje Provet-team, mappa en Quinyx Shift-type (category).
För att slutföra, välj Spara underinställningar längst ner på sidan.
Testning och användning
Om det är konfigurerat enligt beskrivningen ovan kan avdelningarna och teamen nu anges när du skapar skift i Quinyx.
Se till att testa installationen med testanvändaren enligt beskrivningen ovan.
Sammanfattningsvis:
Själva informationen shift kommer från Tasks.
Informationen i ward kommer från Section.
Informationen i team kommer från Shift type.
Markera en frånvaro
Ibland har en medarbetares arbetspass redan planerats och importerats till Provet, men på grund av medarbetarens frånvaro måste arbetspassen uppdateras (tas bort).
För att markera en frånvaro:
Se till att relaterade bokningar i Provet-kalendern har flyttats eller tagits bort först.
Gå till Schema i Quinyx.
Leta reda på skiftet och markera det.
Välj Fler alternativ.
Längst ner i dialogen väljer du Lägg till frånvaro.
Fyll i frånvaroformuläret och välj Spara. Arbetspasset flyttas till avsnittet "Ej tilldelade arbetspass".
Ta bort arbetspasset från avsnittet "Ej tilldelade arbetspass". Detta är viktigt eftersom arbetspasset annars inte kommer att tas bort från Provet, vilket kommer att ske vid automatisk eller manuell import.
Synkronisering och att spara
När konfigurationsändringar görs i Provet eller Quinyx som påverkar arbetspass, avdelningar eller team måste ändringarna synkroniseras i HR Gateway Portal.
Gå till Organisationsinställningar i HR Gateway Portal.
Välj Synkronisera all data.
Exempel på fall där synkronisering krävs:
Ett arbetspass skapas eller redigeras i Provet.
En enhet läggs till i Provet.
En avdelning skapas eller redigeras i Provet.
En skifttyp skapas eller redigeras i Quinyx.
En enhet skapas i Quinyx.
Ett avsnitt skapas eller redigeras i Quinyx.
När ändringar görs i HR Gateway Portal ska ändringarna alltid sparas med Spara inställningar, Spara huvudinställningar och Spara underinställningar på respektive sida.
När ändringar görs i mappningarna i portalen bör de testas enligt beskrivningen ovan. Testning kan spara mycket arbete, eftersom felaktigt importerade skift måste tas bort manuellt.
Felloggar
I HR Gateway Portal finns en flik Log i den övre menyraden som ger detaljerad information om in- och utmatningsfel. Loggavsnitten är organisationsövergripande, vilket innebär att fel från alla enheter listas i dem.
Inmatningsfel - Fel relaterade till problem med att ansluta till Quinyx. Inmatningsfel är sällsynta och de kräver vanligtvis hjälp från Provet-support.
Utdatafel - Fel relaterade till import av skift till Provet. Dessa är vanligare, relaterade till felaktiga mappningar, saknade anställningsnummer och liknande.
När personer får felmeddelanden via e-post, enligt beskrivningen ovan, är det lämpligt att först kontrollera felloggarna, särskilt utmatningsfelen.
Sökfältet i loggen kan användas för att filtrera poster efter:
Enhetens namn
Skift-ID i databasen
Skift-ID i Quinyx
Felkod
Person-ID/anställningsnummer
Om du vill se detaljerad information om ett fel väljer du Visa felmeddelande.