Kunder har rätt att göra olika förfrågningar om personuppgifter som din organisation samlar in och behandlar, ofta med stöd av GDPR-regler. Sådana förfrågningar kan bland annat omfatta rätten till radering (att bli bortglömd), rättelse (korrigering) och dataportabilitet (export av data).

Den här artikeln beskriver Provet-funktioner som du kan använda för att hantera kunders dataförfrågningar.

Obs: Den här artikeln förklarar hur du använder Provet-funktioner som kan hjälpa dig att besvara kunders dataförfrågningar. Innehållet är endast avsett för informationsändamål och utgör inte juridisk rådgivning och är inte heller en heltäckande guide till dataskyddslagstiftning. Krav för dataskydd skiljer sig mellan olika jurisdiktioner och kan komma att ändras. Din organisation ansvarar för sina egna rutiner för insamling, behandling och lagring av data samt för juridisk efterlevnad och bör vid behov söka oberoende juridisk rådgivning.

En kund har rätt att begära permanent radering av sina personuppgifter i vissa situationer. Veterinärpraktiker måste dock följa andra rättsliga skyldigheter, t.ex. att spara journaler under ett angivet antal år för utlämning av läkemedel eller för ekonomisk efterlevnad. När en raderingsbegäran görs ska din organisation använda sina egna juridiska och regulatoriska skyldigheter för att avgöra vilka delar av journalen som behöver sparas och vilka som kan raderas. Du behöver administratörsbehörigheter för att ta bort en kund.

Om du vill ta bort en kund permanent (om de rättsliga kraven tillåter det) kan du se Redigera, arkivera och ta bort en kund för detaljerade instruktioner.

Alternativet Ta bort kund är inte tillgängligt om kunden har aktiva konsultationer, obetald skuld eller om konsultations- eller fakturadata är nyare än den lagringsperiod som organisationen har angett.

Lagringsperioder definieras i: Inställningar > Organisation > Organisationsinställningar > Lagringsperiod för konsultationsdata eller Fakturalagringsperiod.

En kund kan begära att deras personuppgifter korrigeras eller uppdateras, t.ex. genom att ändra ett efternamn eller en adress.

Om du vill uppdatera en kunds personuppgifter kan du se Redigera, arkivera och ta bort en kund.

Praktiker måste vara transparenta med vilka uppgifter de samlar in och varför de behandlar dem. I Provet kan du registrera att du har informerat kunden om detta om det behövs för dina rutiner för datainsamling.

Anpassade fält

För att påminna personalen om att informera nya kunder om hur data hanteras kan du skapa ett anpassat fält på kundens uppgifter, t.ex. en obligatorisk kryssruta eller ett textfält. Fältet ska vara synligt när en ny kund registreras. För mer information om anpassade fält, se Skapa ett anpassat fält.

Formulär och E-signatur

Du kan använda PDF- och Word-formulär för att tillhandahålla information om datainsamling eller samtyckesformulär till dina kunder.

Onlinebokning

För att informera kunder om hur och varför privat information hanteras vid onlinebokning, lägg till informationen i fältet Information i onlinebokningsinställningarna: Inställningar > Allmän > Enhet > Onlinebokning.

Texten i Informationsfält visas på startsidan i gränssnittet för onlinebokning. Här kan du ge dina kunder viktig information om din onlinebokning men även inkludera ett meddelande som leder kunder till relevanta resurser (t.ex. din webbplats) för detaljerad information om ämnen som GDPR och policys för datainsamling.

För mer information, se Översikt över onlinebokning.

Om en kund begär en kopia av sina journaler eller ber dig att överföra deras data till en annan leverantör, kan du ta fram denna information med flera verktyg i Provet.

Export av full patienthistorik och finansiell data

Den mest heltäckande journalen för en specifik patient är hela patienthistoriken, som kan skickas till kunden via e-post direkt. Den innehåller allt som rör den patienten i Provet. Du kan även inkludera alla tillhörande fakturor och kvitton (finansiell data) i samma e-post. Dokumenten kommer också att innehålla information om kunden. Se Visa, skriv ut och skicka patienthistorik med e-post för mer information.

Exportera kundinformation

Du kan exportera ett kalkylblad med kundinformation som innehåller alla sparade uppgifter, t.ex. telefonnummer, e-postadress och postadress. Du kan även inkludera information om kommunikationspreferenser:

En lista med alla kunder skapas, och du behöver hämta den specifika kundens information från filen.

För att komma åt inställningarna behöver du vissa behörigheter.

Du kan hantera hur kunder tar emot externa kommunikationer (t.ex. marknadsföring eller nyhetsbrev) genom att skapa kommunikationspreferenser. Klinikens personal måste manuellt justera en kunds kommunikationspreferenser för att bekräfta samtycke och inaktivera alla kanaler som kunden inte vill ta emot meddelanden via.

Så här aktiverar du inställningen för kommunikationspreferenser:

För mer information, se Ställ in kommunikationspreferenser.