Kunder har rätt att göra olika förfrågningar om personuppgifter som din organisation samlar in och behandlar, ofta med stöd av GDPR-regler. Sådana förfrågningar kan bland annat omfatta rätten till radering (att bli bortglömd), rättelse (korrigering) och dataportabilitet (export av data).
Den här artikeln beskriver Provet-funktionerna som du kan använda för att hantera kundens förfrågningar om data.
Obs: Den här artikeln förklarar hur du använder Provet-funktioner som kan hjälpa dig att besvara kundens förfrågningar om data. Innehållet är endast avsett som information och utgör varken juridisk rådgivning eller en heltäckande vägledning till dataskyddslagstiftning. Kraven för dataskydd varierar mellan olika jurisdiktioner och kan ändras. Din organisation ansvarar för sina rutiner för insamling, bearbetning och lagring av data samt för sin rättsliga efterlevnad och bör vid behov inhämta oberoende juridisk rådgivning.
Rätten till radering: Ta bort en kund
En kund har rätt att begära permanent radering av sina personuppgifter i vissa situationer. Veterinärkliniker måste dock följa andra rättsliga skyldigheter, till exempel att behålla journaler under ett visst antal år för utlämning av läkemedel eller för ekonomisk efterlevnad. När en raderingsbegäran görs bör din organisation använda sina egna rättsliga och regulatoriska skyldigheter för att avgöra vilka delar av journalen som behöver sparas och vilka som kan raderas. Du behöver administratörsbehörigheter för att ta bort en kund.
För att permanent radera en kund (om de rättsliga kraven tillåter det) se Edit, Archive and Delete a Client för detaljerade instruktioner.
Om du vill ta bort personuppgifterna för många inaktiva kunder i ett enda körningstillfälle, se Anonymize Inactive Client Data for GDPR Compliance.
Alternativet Delete client är inte tillgängligt om kunden har active consultations, har utestående skuld eller om konsultations- eller fakturadata är nyare än organisationens angivna lagringsperiod.
En ny sida GDPR & data retention införs, så var lagringsperioderna definieras beror på din organisation:
Om din organisation har den nya sidan är sökvägen Settings > Organization > GDPR & data retention.
Annars är sökvägen Settings > Organization > Organization Settings.
Fältnamnen är desamma oavsett: Consultation data retention period och Invoice data retention period.
Rättelse: Korrigera kunddata
En kund kan begära att deras personuppgifter korrigeras eller uppdateras, till exempel att ett efternamn eller en adress ändras.
Så här uppdaterar du en kunds personuppgifter: se Edit, Archive and Delete a Client.
Transparens: Informera kunder om datainsamling
Verksamheter måste vara transparenta med vilken data de samlar in och varför de behandlar den. I Provet kan du registrera att du har informerat kunden om detta, om det behövs för dina rutiner för datainsamling.
Custom Fields
För att påminna personalen om att informera nya kunder om hur data hanteras kan du skapa ett anpassat fält på kundens details, till exempel en obligatorisk kryssruta eller ett textfält, som är synligt när du registrerar en ny kund. Mer information om anpassade fält finns i Create a Custom Field.
Forms and E-signature
Du kan använda PDF and Word forms för att tillhandahålla information om datainsamling eller samtyckesformulär för dina kunder.
Skapa formulär som sparas på kundens sida.
Använd e-signatures with forms för att samla in kundsignaturer elektroniskt.
Online Booking
För att informera kunder om hur och varför privat information hanteras under onlinebokning, lägg till informationen i fältet Information i inställningarna för onlinebokning: Settings > General > Clinic location > Online booking.
Texten i Information Field visas på startsidan i gränssnittet för onlinebokning. Här kan du ge kunderna viktig information om din onlinebokning, men du kan också inkludera ett meddelande som leder kunder till relevanta resurser (t.ex. din webbplats) för detaljerad information om ämnen som GDPR och policys för datainsamling.
Mer information finns i Overview of Online booking.
Dataportabilitet: Exportera kunddata
Om en kund begär en kopia av sina journaler eller ber dig att överföra deras data till en annan leverantör kan du ta fram denna information med flera verktyg i Provet.
Full Patient History and Financial Data Export
Den mest heltäckande journalen för en specifik patient är den fullständiga patienthistoriken, som kan skickas via e-post direkt till kunden. Den innehåller allt som rör den patienten i Provet. Du kan även inkludera alla tillhörande fakturor och kvitton (finansiell data) i samma e-post. Dokumenten innehåller också information om kunden. Se View, print and email patient history för mer information.
Exporting Client Information
Du kan exportera ett kalkylblad med kundinformation som innehåller alla sparade uppgifter, till exempel telefonnummer, e-postadress och postadress. Du kan även inkludera information om communication preferences:
Gå till Settings > Import & Export > Export.
Under Health models väljer du client, tillsammans med alternativet clientcommunicationpreferences och clientcommunicationpreferencerow.
En lista över alla kunder skapas och du behöver hämta den specifika kundens information från filen.
För att komma åt inställningarna behöver du vissa user permissions.
Hantera Kommunikationspreferenser och opt-out för marknadsföring
Du kan hantera hur kunder får externa meddelanden (t.ex. marknadsföring eller nyhetsbrev) genom att skapa Kommunikationspreferenser. Klinikens personal måste manuellt justera en kunds kommunikationspreferenser för att bekräfta samtycke och inaktivera eventuella kanaler som kunden inte vill få meddelanden via.
Så här aktiverar du inställningen för kommunikationspreferenser:
Gå till Settings > General > Organization > Communication preferences > Enable communication preferences.
Mer information finns i Set up communication preferences.