O Relatório de Marcaçao mostra como decorrem as consultas na sua clínica. Indica quanto tempo os clientes esperam, quanto tempo duram as consultas, quanto rendimento geram e quantos clientes estão a consultar pela primeira vez. O relatório agrupa e totaliza os valores por si, para que não tenha de exportar os dados e voltar a organizá-los numa folha de cálculo. Substitui o antigo relatório Contagem de consultas. Encontre-o em Relatórios > Relatórios > Consultas.
Abrir o Relatório de Marcaçao
Precisa da permissão Relatórios de Desempenho Prático no grupo de permissões Relatórios. As funções Administrador, Gestor e Relatórios incluem esta permissão por predefinição. Se não conseguir ver o relatório, peça ao administrador da clínica que verifique as suas permissões. Não é necessário configurar mais nada.
Para abrir o relatório:
No painel lateral esquerdo, selecione Relatórios > Relatórios.
Na lista de relatórios, selecione Consultas.
O relatório abre no separador Consultas.
O relatório tem três separadores:
Consultas apresenta o próprio relatório.
Programado apresenta as exportações que agendou.
Compartilhar apresenta os relatórios enviados por email.
Quando os dados são atualizados
O relatório não utiliza registos de consultas em tempo real. Os dados são atualizados duas vezes por dia, e as horas de atualização são apresentadas no canto superior direito do relatório. As consultas registadas depois da última atualização aparecem após a seguinte. Para ver o que está a acontecer neste momento, utilize o calendário e as listas de consultas.
O que a barra de métricas apresenta
Acima da tabela, são apresentados sete valores. Todos são recalculados quando altera os filtros.
Métrica | O que indica |
Total de consultas | Número de consultas que correspondem aos filtros |
Tempo de espera mediano | O ponto médio do tempo entre a entrada e o início da consulta |
Duração mediana | A duração média de uma consulta em termos de ponto médio |
Tempo total mediano | O ponto médio do tempo entre a entrada e a alta clínica |
Rendimento total | Montante bruto faturado nas consultas correspondentes |
Rendimento médio | Montante bruto faturado por consulta |
% de primeiras consultas | Percentagem de consultas de clientes que consultam pela primeira vez |
Nota: Os três valores de tempo são medianas, não médias. Algumas consultas que permaneçam abertas durante semanas distorceriam a média, afastando-a do valor típico de um dia. A mediana continua a ser representativa.
Para ver os valores de cada veterinário, defina Grupo por como Veterinário. A percentagem de clientes que regressam corresponde a 100% menos a % de primeiras consultas.
Começar com uma vista guardada
O relatório inclui seis vistas. Cada vista é um conjunto de filtros que, de outro modo, teria de configurar manualmente.
Vista | O que apresenta |
Predefinição | Consultas dos últimos 30 dias |
Clientes de primeira consulta (últimos 30 dias) | Apenas clientes de primeira consulta, agrupados por veterinário |
Tempos de espera longos | Tempos de espera superiores a 20 minutos, do mais longo para o mais curto |
Rendimento por clínica (últimos 30 dias) | Últimos 30 dias, agrupados por clínica |
Consultas não faturadas | Consultas sem fatura, da mais recente para a mais antiga |
Consultas de hoje | Consultas com data de hoje |
Para guardar a sua própria versão de uma vista, altere os filtros e selecione Guardar vista na extremidade direita dos separadores de vistas. Para criar uma nova vista, selecione + no fim dos separadores de vistas.
Agrupar e escolher colunas
Selecione Apresentação, o primeiro botão da barra de ferramentas acima da tabela. Este botão inclui dois controlos:
Grupo por transforma a lista em totais, por exemplo, por veterinário ou por clínica. Por predefinição, está definido como Nenhum.
Gerir colunas permite pesquisar a lista de colunas e mostrar ou esconder cada uma delas.
Quatro colunas úteis ficam ocultas até as ativar em Gerir colunas:
Tempo total
Tempo de alta
Com alta
Valor pago
Filtrar o relatório
Por predefinição, o relatório apresenta as consultas dos últimos 30 dias, definido pelo filtro Data da consulta é Últimos 30 dias. Selecione + Adicionar filtro para adicionar um filtro ou Repor filtros para limpar todos os filtros.
Estão disponíveis os seguintes filtros:
Data da consulta
Clínica
Veterinário
Estado da consulta
Tipo de paciente
Tipo de cliente
Cliente de primeira consulta
Tipo de consulta
Estado do pagamento
Tem fatura
Reclamação
Tipo de razão
Tempo de espera superior a (min)
Agendar o relatório
Pode configurar o envio periódico do relatório em vez de o exportar manualmente. Para agendar o relatório:
Selecione Horário no canto superior direito.
Defina a Data de início e a Hora. O fuso horário é apresentado por baixo da hora.
Escolha uma Frequência.
Em Formato de exportação, selecione Arquivo CSV ou Folha de cálculo XLSX.
Para utilizar os filtros definidos, mantenha selecionada a opção Aplicar filtro ao relatório. O número de filtros aplicados é apresentado por baixo.
Verifique o painel Revisão. Apresenta o agendamento por extenso e as três próximas datas de envio.
Selecione Criar horário.
O agendamento aparece no separador Programado. Aí pode pesquisar agendamentos e filtrá-los por Ativo ou Pausado.
Exportar e partilhar o relatório
Para transferir o relatório com os filtros atualmente aplicados, selecione Exportar no canto superior direito.
Para enviar o relatório por email, selecione Partilhar no canto superior direito. Os relatórios enviados são apresentados no separador Compartilhar, onde pode pesquisar por endereço de email e filtrar por Enviado, Pendente ou Falhou.
Como são medidos os tempos das consultas
Todos os valores de tempo são calculados com base em quatro horas registadas na consulta: Deu entrada, Iniciado, Terminado e Com alta. Cada valor corresponde ao intervalo entre duas dessas horas.
Valor | De | Para |
Tempo de espera | Deu entrada | Iniciado |
Duração | Iniciado | Terminado |
Tempo de alta | Terminado | Com alta |
Tempo total | Deu entrada | Com alta |
Nota: O valor de tempo fica em branco quando falta uma das duas horas. As consultas sem marcação prévia e as consultas telefónicas muitas vezes não têm registo de entrada nem de início, pelo que o tempo de espera fica em branco em vez de apresentar zero. Se a sua clínica não registar a entrada dos pacientes, o tempo de espera fica em branco em todas as consultas. Isto deve-se à forma como as consultas são registadas. Não é uma falha do relatório.
Os valores de rendimento são montantes brutos
O rendimento total e o rendimento médio apresentam o montante bruto faturado associado à consulta, independentemente do estado do pagamento. Os descontos e as notas de crédito não são deduzidos. Um valor de rendimento não significa que a consulta tenha sido paga. Para restringir a lista pelo estado do pagamento, adicione o filtro Estado do pagamento.
Como são contabilizados os clientes de primeira consulta
Um cliente é considerado de primeira consulta se, à data dessa consulta, não existir qualquer consulta anterior registada. Só é tido em conta o histórico de consultas. Por isso, um cliente que tenha comprado produtos, mas nunca tenha tido uma consulta, continua a ser considerado um cliente de primeira consulta. Se a sua clínica migrou para Provet, o histórico abrange apenas os dados de consultas migrados.
O que o relatório não apresenta
O Relatório de Marcaçao não apresenta:
diagnósticos ou resultados dos tratamentos
dados em tempo real, uma vez que os valores são atualizados nas horas de atualização
a forma como foi efetuada a marcação de consulta
ligações entre uma consulta e as respetivas consultas de acompanhamento
Voltar ao relatório antigo
O antigo relatório Contagem de consultas continua disponível. Para o abrir, selecione o botão de três pontos (⋯) no canto superior direito do Relatório de Marcaçao e, em seguida, selecione Trocar para o relatório antigo.