A integração com o E-conomic exporta os seus lançamentos financeiros do Provet para o Visma E-conomic. Pode exportar manualmente ou configurar a exportação para ser executada todas as noites ou uma vez por semana.
Nota: este conteúdo é específico do sistema de contabilidade E-conomic da Visma, utilizado pelas clínicas na Dinamarca.
Comece por exportar manualmente. Assim, aprende como funciona a exportação e pode voltar atrás e resolver os problemas por si próprio caso algum dado fique em falta.
Escolher o tipo de saída
O Provet exporta os dados para o E-conomic num de dois tipos de saída. Escolha o que melhor corresponde à forma como a sua clínica reconcilia as contas.
Transações exporta cada transação separadamente, exceto as linhas com o valor 0. Esta é a opção mais precisa, porque pode pesquisar os números dos vales de compras criados no E-conomic no relatório de visão geral da conta no Provet. Também cria consideravelmente mais vales de compras no E-conomic, o que pode afetar o preço da sua subscrição do E-conomic.
Saldo exporta o saldo total por dia e por conta. Isto cria muito menos vales de compras no E-conomic, mas pode ser mais difícil reconciliar os lançamentos ou rastreá-los até ao Provet.
O tipo de saída é definido na Página de definições, em Formato de saída.
Abrir a página de exportação
Abra uma fatura ou um rascunho da fatura.
Selecione o botão que abre a exportação, na barra de ferramentas na parte inferior da fatura. Na maioria das clínicas, chama-se Exportação E-conomic.
A exportação é aberta num novo separador do navegador. O botão é um botão de integração personalizada, adicionado quando a integração é ativada, pelo que a sua clínica pode ter um nome diferente para o botão. O menu à esquerda tem quatro páginas:
Começar: os lançamentos que ainda não foram exportados para o E-conomic, apresentados como verificações não exportadas
Exportações: as exportações anteriores para o E-conomic, apresentadas como verificações exportadas
Eventos: um registo dos arquivos de dados enviados para o E-conomic, com a hora e o usuário que os enviou
Configurações: a página de definições, onde pode configurar a exportação para ser executada diariamente ou semanalmente. As outras configurações nesta página são definidas quando a integração é instalada.
Criar um arquivo de dados para exportação
Antes de poder enviar dados para o E-conomic, crie um arquivo para exportação.
Aceda à página Começar.
Selecione + Exportar agora no canto superior direito. É aberta uma caixa com um calendário.
Selecione uma data. A exportação inclui tudo até essa data, inclusive.
Selecione Criar. O arquivo está agora pronto na página Exportações.
Nota: uma exportação pode incluir lançamentos de um período que já tenha exportado. Se tiverem sido registadas correções de pagamentos ou lançamentos com data anterior, a exportação inclui essas alterações.
Enviar os dados do arquivo para o E-conomic
Aceda à página Exportações, onde o seu arquivo está pronto.
Selecione o botão dos três pontos na linha do arquivo.
Selecione Gerar saída.
O estado é alterado após alguns instantes. Um arquivo de dados tem um dos seguintes estados:
'Nenhum': o arquivo não foi exportado para o E-conomic
'E-Conomic Saldo falhou': a exportação falhou. Aceda à página Eventos para ver o motivo
'E-Conomic Saldo criado' para uma exportação de saldo ou 'E-Conomic Tr criado' para uma exportação de transações: a exportação foi concluída com sucesso e pode ver os dados no rascunho ou nos rascunhos no E-conomic
Pode agora comparar a informação exportada com o relatório gerado a partir da visão geral da conta no Provet.
Quando exporta um saldo, o E-conomic comunica os números dos vales de compras criados de volta ao Provet. Para os ver, faça duplo clique na linha do arquivo. Uma caixa no lado direito do ecrã apresenta os números dos vales de compras criados para esse arquivo.
Causas comuns de erros de exportação
Para ler o erro, aceda à página Exportações e faça duplo clique na linha da exportação que falhou. Um painel no lado direito apresenta os detalhes.
Se uma exportação falhar, verifique primeiro se algum dado chegou ao E-conomic. Quando os dados são enviados para vários rascunhos porque a sua clínica tem vários departamentos e apenas um departamento apresenta um erro, os dados do outro departamento podem ainda chegar ao respetivo rascunho, mesmo que a exportação tenha o estado 'E-Conomic Saldo falhou'. Elimine os dados que chegaram ao E-conomic, para que não sejam incluídos novamente quando corrigir o erro e enviar o arquivo outra vez.
A conta XXXX não existe
Um lançamento no Provet utiliza um número da conta que não existe no E-conomic.
Para resolver o problema, crie o número da conta no E-conomic e envie novamente a exportação. Se quiser utilizar um número da conta diferente, corrija a linha no E-conomic.
O período está fechado
Um lançamento no arquivo tem uma data que corresponde a um período fechado no E-conomic. Normalmente, trata-se de uma nota de crédito com data anterior.
A correção deste problema requer vários passos no E-conomic e no Provet. Contactar a assistência Provet.
Ano de contabilidade em falta
Esta mensagem aparece normalmente quando a exportação é executada automaticamente e ainda não foi criado um novo ano de contabilidade, por exemplo, depois do Ano Novo.
Para resolver o problema, crie o ano de contabilidade. Depois, aceda à exportação, localize o arquivo que falhou, selecione o botão dos três pontos e selecione Gerar saída.