A anonimização em massa remove permanentemente os dados pessoais de clientes inativos, para pedidos de eliminação ao abrigo do RGPD e para as regras de conservação de dados. Em vez de processar um cliente de cada vez, esta funcionalidade trata muitos clientes numa única execução. Está a ser introduzida gradualmente e RGPD & retenção de dados aparece em Configurações assim que estiver ativada para a sua organização.
Nota: A anonimização não pode ser desfeita. Quando uma execução termina, os dados pessoais removidos desaparecem permanentemente. Leia este artigo na íntegra antes de executar a anonimização em massa pela primeira vez.
Permissões para a anonimização em massa
A anonimização em massa requer permissões de utilizador específicas. Por predefinição, estas permissões são configuradas apenas para o grupo de permissão 'Administrador'.
Três permissões controlam quem pode ver e executar uma anonimização:
Página de definições: Ler — necessário para abrir Configurações. Sem esta permissão, nenhuma das definições abaixo fica acessível.
Configurações da organização: Ler — necessário para abrir RGPD & retenção de dados. Escrever — necessário para alterar os períodos de retenção e as definições de anonimização.
Eliminar cliente: Escrever — necessário para iniciar uma execução de anonimização.
Nota: Por predefinição, o grupo de permissão 'Gestor' não tem acesso de Escrever em Eliminar cliente. Assim, um gestor pode abrir e alterar as definições de anonimização, mas não pode iniciar uma execução.
Para mais informações, veja Ver e gerir permissões de utilizador.
Definir os períodos de retenção
Os períodos de retenção definem o tempo mínimo durante o qual os dados devem ser mantidos para cumprir a legislação. A Provet verifica estes períodos antes de permitir que qualquer cliente seja anonimizado ou eliminado.
Para abrir as definições, selecione o nome da localização da clínica no canto superior esquerdo e, em seguida, aceda a Configurações > Organização > RGPD & retenção de dados. A página abre em Definições de retenção de dados, que contém três períodos:
Período de conservação de dados de consulta: por quanto tempo os dados de consulta são mantidos antes de se tornarem elegíveis para anonimização.
Período de conservação de dados da fatura: por quanto tempo os dados de fatura são mantidos antes de se tornarem elegíveis para anonimização.
Período de retenção de dados de registo de revisão: por quanto tempo os dados do registo de revisão são mantidos. A Provet elimina automaticamente as entradas do registo de revisão que sejam mais antigas do que este período.
Cada período pode ser definido em meses ou anos.
Selecione Eliminar anexos ligados ao cliente e ao paciente se os anexos tiverem de ser removidos juntamente com os restantes dados pessoais do cliente. Os anexos podem conter dados pessoais. A caixa não fica marcada por predefinição.
Quando alterar um período ou a caixa, Guardar e Devoluções aparecem na parte inferior da página. A alteração é aplicada quando selecionar Guardar.
Elegibilidade do cliente para anonimização
Um cliente só é anonimizado quando corresponde a ambos os critérios de retenção e os critérios de inatividade. Os períodos de retenção são definidos em Definições de retenção de dados. Existem ainda dois períodos adicionais, definidos na vista Anonimização em massa, que controlam o lado da inatividade:
Período de retenção para clientes inativos: por quanto tempo um cliente inativo é mantido antes de se tornar elegível para anonimização.
Período de inatividade de clientes novos: por quanto tempo um cliente novo, sem atividade, é mantido antes de se tornar elegível para anonimização.
A Provet também ignora automaticamente alguns clientes, independentemente dos períodos que definir. Uma execução ignora sempre um cliente nas situações seguintes:
o cliente tem uma consulta ativa
o cliente tem um registo financeiro não balanceado, em qualquer dos sentidos
o cliente tem uma marcação de consulta em breve
Também pode excluir tipos inteiros de paciente de uma execução, para que, por exemplo, os clientes com um paciente equino nunca sejam anonimizado. Os tipos de paciente são excluídos na vista Anonimização em massa, como parte da configuração da execução.
Pré-visualizar e executar uma anonimização em massa
Selecione Anonimização em massa no canto superior direito de Definições de retenção de dados para abrir as definições da execução. A vista mostra o que a execução anonimiza e o que mantém, inclui os dois períodos de inatividade e as exclusões por tipo de paciente, e disponibiliza o controlo para iniciar a execução. O número de registos de clientes que uma execução afeta é apresentado na caixa de confirmação, não nesta página.
Nota: Não pode iniciar uma execução se estiver ativado em Configurações > Organização que "Eliminar cliente" disponível apenas na localização da clínica inicial. Ao iniciar uma execução, é apresentada a mensagem 'A anonimização em massa está indisponível enquanto a eliminação do cliente estiver restrita a um departamento inicial.'
Para executar uma anonimização em massa:
Vá a Configurações > Organização > RGPD & retenção de dados.
Selecione Anonimização em massa.
Defina Período de retenção para clientes inativos e Período de inatividade de clientes novos. Cada um pode ser definido em meses ou anos.
Para deixar tipos inteiros de paciente fora da execução, selecione Excluir clientes por tipo de paciente e escolha os tipos de paciente na lista pendente: Animal pequeno, Quinta/produção, Equino ou Exóticos/outro. Pode selecionar mais do que um. Os clientes com um paciente de um tipo selecionado não são anonimizado.
Selecione Executar anonimização. A caixa É necessária confirmação abre e indica quantos registos de clientes a execução anonimiza. Esta é a sua última oportunidade para verificar o número antes de qualquer dado ser removido.
Digite a palavra de confirmação exatamente como a caixa a apresenta. A entrada é sensível a maiúsculas e minúsculas.
Selecione Confirmar e anonimizar.
A execução é iniciada em segundo plano. Durante a execução, o rodapé mostra 'Uma execução de anonimização está em curso para esta organização.' e Executar anonimização fica indisponível, pelo que não pode iniciar uma segunda execução ao mesmo tempo. Quando a execução termina, a vista mostra Última anonimização concluída em com a data da execução.
Para fechar a caixa sem anonimizar nada, selecione Cancelar.
Para sair da vista sem executar nada, selecione Voltar.
Dados removidos e dados mantidos
A anonimização remove:
nomes e detalhes de contacto dos clientes
moradas e números de identificação
informações de pagamento e faturação
notas que contenham dados pessoais
lembretes e registos de revisão
todos os anexos do cliente e do paciente, mas apenas se Eliminar anexos ligados ao cliente e ao paciente estiver selecionado em Definições de retenção de dados
A anonimização mantém:
registos de transações anonimizadas
estatísticas agregadas
dados clínicos não pessoais
referências ao auditar registos
Ver o registo de anonimização
Selecione Ver registo na vista Anonimização em massa para abrir o Registo de anonimização em massa. O registo contém uma linha por execução, registando:
a data e o utilizador que efetuou a execução
o Período de retenção para clientes inativos e o Período de inatividade de clientes novos que estavam em vigor
os tipos de paciente excluídos
quantos clientes foram anonimizados e quantos foram ignorados
O registo não lista os clientes individuais que a execução afetou. Se precisar de um registo de quais clientes foram removidos, gere-o antes de executar a anonimização.
Selecione Fechar para sair do registo.
Clientes anonimizados nos relatórios
Os clientes anonimizados continuam a aparecer nos seus relatórios, apresentados como Anonymised ao lado dos seus números reais de clientes.
A primeira execução normalmente abrange um grande número de clientes, pelo que deve esperar uma alteração visível nos seus dashboards no dia seguinte. Os seus valores de relatórios não são perdidos. As transações permanecem, sem os dados pessoais associados.