Uma fatura eletrónica é uma fatura digital enviada diretamente ao destinatário através de uma rede de faturação eletrónica, em vez de ser enviada por email ou impressão. A faturação eletrónica está disponível na Finlândia, Suécia, Noruega, Dinamarca e Estónia.
A faturação eletrónica não está ativada por predefinição. Para a ativar na sua clínica, contacte o Apoio Provet.
Requisitos
Antes de poder enviar faturas eletrónicas, certifique-se de que o seguinte está em vigor:
O Apoio ativou a faturação eletrónica para a sua clínica.
O perfil de localização da sua clínica está completo com detalhes de contacto, empresa e dados bancários, incluindo o Número da conta bancária internacional (IBAN) e o Código BIC. Para verificar ou atualizar o perfil de localização da sua clínica, vá a Definições > Geral > Localização da clínica > Perfil da localização da clínica.
O cliente que está a faturar está localizado num país suportado.
Configurar os detalhes da fatura eletrónica do Cliente
Quando a faturação eletrónica está ativada, aparecem dois campos novos na página de detalhes do cliente:
Endereço eletrónico da fatura eletrónica
Identificador de operador de fatura eletrónica
Pode guardar os detalhes da fatura eletrónica de cada cliente nestes campos para que a informação seja preenchida previamente quando enviar faturas futuras. Também pode inserir ou atualizar esta informação diretamente ao enviar uma fatura individual.
Nota: Se preencher os detalhes da fatura eletrónica do cliente depois de a fatura já ter sido finalizada, a informação não é transferida automaticamente para essa fatura. Certifique-se de que os detalhes da fatura eletrónica do cliente são guardados no registo do cliente antes de finalizar a fatura.
Formatos de endereço da fatura eletrónica por país
Finlândia
Na Finlândia, o endereço da fatura eletrónica é chamado de número OVT (OVT-tunnus). Baseia-se no ID da empresa (Y-tunnus) com 0037 adicionado à frente. Por exemplo: 003712345678.
Suécia
Na Suécia, os endereços da fatura eletrónica seguem a norma PEPPOL. O PEPPOL ID é tipicamente o número de registo da organização, com o prefixo 0007 para organizações suecas. Por exemplo: 0007:5565671513.
Noruega
Na Noruega, os endereços da fatura eletrónica são registados no formato EHF 3.0 no registo ELMA ou PEPPOL. O sender ID baseia-se no Código BIC definido nas definições da localização da clínica.
Dinamarca
Na Dinamarca, os endereços da fatura eletrónica seguem a norma PEPPOL, no formato: 0088:[Número EAN].
Estónia
Na Estónia, os endereços da fatura eletrónica seguem a norma PEPPOL, no formato: 0191:[Número EAN].
Enviar uma fatura eletrónica
As faturas eletrónicas só podem ser enviadas para faturas que estejam finalizadas e totalmente não pagas. A fatura eletrónica envia o montante total da fatura. Se já tiver sido aplicada uma parte de pagamento, utilize email ou impressão.
Nota: É cobrada uma taxa por cada fatura eletrónica enviada. Isto aplica-se mesmo que a fatura falhe ao chegar ao destinatário devido a detalhes de endereço incorretos. Certifique-se de que todas as informações estão corretas antes de enviar.
Abra a fatura finalizada.
Selecione Enviar fatura eletrónica.
Verifique o endereço da fatura eletrónica e o identificador do operador do destinatário. Se os detalhes do cliente foram guardados no registo do cliente antes de a fatura ser finalizada, são preenchidos previamente. Pode editá-los aqui antes de enviar.
No campo Número de referência, introduza a referência do destinatário. Este campo é necessário.
Opcionalmente, introduza informação adicional no campo Referência número 2 (máximo 62 caracteres). O sistema do destinatário pode não apresentar mensagens mais longas na íntegra — o destinatário pode precisar de abrir o PDF anexado para ver o texto completo.
Clique em Enviar.
A janela fecha quando a fatura é submetida com sucesso.
Resolução de problemas
Porque é que recebo erros de validação ao enviar uma fatura eletrónica?
Antes de enviar, o sistema verifica se toda a informação necessária está presente. Se houver problemas, é apresentada uma mensagem de erro e a fatura não pode ser enviada até que os problemas sejam resolvidos. Verifique se o Endereço eletrónico da fatura eletrónica e o Identificador de operador de fatura eletrónica do cliente estão corretos e se o perfil de localização da sua clínica está completo.
Porque é que vejo um aviso sobre os números IBAN ou BIC em falta?
Se vir um aviso sobre o Número da conta bancária internacional (IBAN) ou o Código BIC em falta, adicione esta informação ao perfil de localização da sua clínica antes de enviar faturas eletrónicas.
Vá a Configurações > Geral > Localização da clínica > Perfil da localização da clínica.
Selecione Editar.
Introduza o seu IBAN e BIC.
Selecione Guardar.
Volte à fatura e tente enviar novamente.
Porque é que os detalhes da fatura eletrónica do cliente não são preenchidos automaticamente?
Os detalhes da fatura eletrónica são preenchidos previamente apenas se forem guardados no registo do cliente antes de a fatura ser finalizada. Se os detalhes tiverem sido adicionados após a finalização, introduza-os manualmente na janela de envio.