O Provet suporta a importação de ficheiros de pagamento bancário para marcar automaticamente faturas finalizadas como pagas. Isto reduz o processamento manual dos pagamentos ao fazer a correspondência entre as transações bancárias recebidas e as faturas corretas usando números de referência. As importações de ficheiros de pagamento bancário também podem ser usadas para processar pagamentos de compensações de seguros.
A possibilidade de ver e carregar ficheiros de pagamento bancário depende das suas permissões de utilizador.
Nota: a disponibilidade desta funcionalidade depende de o seu banco suportar um dos formatos de ficheiro listados abaixo. Se não conseguir ver Processamento de pagamentos bancários no Provet, contacte o seu gestor de conta do Provet ou support@provet.com.
Formatos de ficheiro suportados
Contacte o seu banco para confirmar que formato utiliza para exportar extratos bancários. O Provet aceita os seguintes formatos de ficheiro:
CAMT.053 e CAMT.054 (formato XML ISO 20022, amplamente utilizado na Europa)
BGMax (utilizado principalmente na Suécia)
SEK e SEK2 (utilizados principalmente na Dinamarca)
Como funciona a correspondência automática de faturas
Quando carrega um ficheiro de pagamento bancário, o Provet tenta fazer a correspondência de cada pagamento com uma fatura finalizada usando o número de referência incluído no pagamento.
Se for encontrada uma correspondência, a linha é marcada como Alvo selecionado.
Se não for encontrada uma correspondência, a linha é marcada como Sem alvos. Pode atribuir a fatura manualmente — consulte o passo 5 abaixo.
Nota: as linhas que são correspondidas automaticamente a faturas com uma soma devida de 0 são ignoradas por predefinição e não serão processadas.
Números de referência
Os números de referência são identificadores únicos gerados quando uma fatura é finalizada. São impressos na fatura juntamente com os dados da conta bancária. Quando um cliente inclui o número de referência num pagamento, o Provet pode associar a transação bancária à fatura correta automaticamente.
O Provet suporta os seguintes formatos de números de referência:
Número de referência finlandês (viitenumero)
Número de referência finlandês (KID)
Número de referência finlandês (OCR)
International Structured Creditor Reference (ISO 11649 / SEPA)
O formato do número de referência utilizado pela sua clínica é configurado em Configurações. Para ver ou atualizar as definições, selecione o nome da localização da clínica no canto superior esquerdo e, em seguida, vá a Configurações > Geral > Organização > Dados da conta e selecione Criar números de referência para faturas.
Nota: estas definições são normalmente configuradas durante a implementação. As alterações podem afetar os fluxos de trabalho e a conformidade. Contacte o seu administrador de sistema antes de fazer quaisquer alterações.
Importar um ficheiro de pagamento bancário
Para importar um ficheiro de pagamento bancário e aprovar pagamentos no Provet:
Vá a Relatórios > Relatórios, selecione o filtro Finances e abra Processamento de pagamentos bancários.
Os ficheiros carregados anteriormente são listados na tabela Ficheiros recentemente carregados na parte inferior da página. A tabela mostra o nome do ficheiro, a data, o estado e o número de transações processadas. Pode filtrar os ficheiros por estado ou alterar manualmente o estado de um ficheiro ao selecionar o ícone de editar junto ao estado.
Não processado: o ficheiro foi carregado, mas ainda não foi revisto.
Não concluído: o ficheiro foi processado parcialmente. Este estado também aparece se o ficheiro contiver pagamentos que não se relacionam com nenhuma fatura no Provet. Quando terminar o processamento do ficheiro, pode alterar manualmente o estado para Concluído usando o ícone de editar.
Concluído: todos os pagamentos aplicáveis foram processados.
Selecione Escolher e selecione o seu ficheiro de pagamento bancário.
Certifique-se de que o ficheiro está num formato suportado antes de o carregar. Consulte Formatos de ficheiro suportados acima. Alguns bancos exportam ficheiros de pagamento num formato diferente por predefinição. Se necessário, abra o ficheiro e guarde-o num formato suportado antes de carregar.
Selecione Seguinte. O Provet carrega o ficheiro e apresenta a lista de transações.
Revise a lista de transações. As linhas Sem alvos são destacadas a vermelho. Cada linha apresenta um dos seguintes estados:
Alvo selecionado: foi encontrada uma fatura correspondente.
Sem alvos: não foi encontrada uma fatura correspondente. Tem de atribuir a fatura manualmente.
Também pode ignorar ou deixar de ignorar manualmente linhas individuais. Apenas as linhas com o estado Alvo selecionado são processadas.
Para cada linha Sem alvos, selecione o botão de ação no fim da linha para abrir o diálogo Fatura-alvo ao pagamento. O diálogo apresenta os detalhes do pagamento e os dados bancários brutos. Pesquise a fatura correta usando um dos seguintes campos:
Pesquisa de fatura: pesquise pelo nome do pagador ou pelo número da fatura.
Número de cliente: pesquise pelo número de cliente.
Pesquisa de seguros: pesquise por ID de pedido, Número do caso ou Referência.
Soma devida: pesquise pela quantia em dívida na fatura.
A ser pago pelo cliente: filtre pela quantia a pagar ao cliente.
A ser pago pela companhia de seguros: filtre pela quantia a pagar por uma companhia de seguros.
Os resultados da pesquisa mostram apenas faturas finalizadas.
Selecione a fatura correta nos resultados para a destacar e, em seguida, selecione Alvo selecionado. O estado da linha muda para Alvo selecionado.
Nota: se uma linha de pagamento não se relacionar com nenhuma fatura, deixe-a como Sem alvos. Pode fechar o diálogo sem definir um alvo selecionando Fechar.
Se o ficheiro contiver pagamentos de compensação de seguros, certifique-se de que está selecionado o tipo de pagamento correto para essas linhas.
Selecione Aceitar para confirmar a importação. O Provet marca as faturas correspondidas como pagas e apresenta um resumo dos pagamentos processados. O estado do ficheiro muda para Concluído. Se algum pagamento não puder ser aplicado, verifique a coluna Erros para obter mais detalhes.
Se o ficheiro contiver pagamentos que não se relacionam com nenhuma fatura, o estado do ficheiro pode permanecer Não concluído. Quando terminar o processamento, pode alterar manualmente o estado do ficheiro para Concluído usando o ícone de editar.
Resolução de problemas
Porque é que o meu ficheiro não está a ser reconhecido?
Se o seu banco fornecer um ficheiro BGMax como ficheiro .txt, renomeie a extensão do ficheiro para .bgi antes de o carregar. Isto permite ao Provet reconhecer o ficheiro corretamente.
Porque é que o meu ficheiro está a ser carregado lentamente?
Remova quaisquer espaços do nome do ficheiro e tente carregá-lo novamente.
Porque é que os pagamentos de seguros estão a ser apresentados como pagamentos bancários?
Os pagamentos de companhias de seguros podem, por vezes, ser categorizados como Pagamentos bancários em vez de Sinistros de seguros. Se isto acontecer, selecione manualmente o tipo de pagamento correto durante o passo de segmentação.
Porque é que estou a receber erros de correspondência ao carregar o meu ficheiro?
A combinação de formatos de ficheiro diferentes, como FI e CAMT, num único ficheiro pode causar erros de correspondência. Utilize ficheiros separados ou contas bancárias separadas para formatos de pagamento diferentes.
Porque é que um pagamento de seguros foi correspondido à fatura errada?
O Provet pode nem sempre conseguir determinar automaticamente se um pagamento deve ser aplicado como pagamento do cliente ou como pagamento de seguros. Se isto acontecer, selecione manualmente a fatura correta durante o passo de segmentação.
Porque é que um pagamento de seguros falhou ao corresponder automaticamente?
Algumas integrações de seguros não utilizam um número de referência estruturado. O Provet procura identificadores no texto da mensagem de pagamento em vez disso. Se a mensagem contiver um erro de escrita ou não seguir o formato esperado, a correspondência automática pode falhar. Selecione manualmente a fatura correta durante o passo de segmentação.