O Provet permite importar ficheiros de pagamento para marcar automaticamente como pagas as faturas finalizadas. Isto reduz o trabalho manual de processamento de pagamentos, associando as transações bancárias recebidas às faturas corretas através dos números de referência. Também pode usar a importação de ficheiros de pagamento para processar pagamentos de compensações de seguros.
Pode importar um ficheiro de pagamento bancário, como um extrato bancário exportado, ou um ficheiro Excel preenchido por si.
A possibilidade de ver e carregar ficheiros de pagamento, bem como de alterar as configurações da organização, depende das suas permissões de usuário.
O Importador de Pagamentos em Lote chamava-se anteriormente Processamento de pagamentos bancários. O nome foi alterado porque agora também permite importar outros ficheiros além dos ficheiros de pagamento bancário, como ficheiros Excel com métodos de pagamento próprios.
Nota: O Importador de Pagamentos em Lote está a ser disponibilizado às clínicas por etapas. Se ainda não o encontrar no Provet, contacte o seu gestor de conta Provet ou support@provet.com.
Formatos de ficheiro compatíveis
O Importador de Pagamentos em Lote aceita os seguintes formatos de ficheiro de pagamento:
CAMT.053 e CAMT.054 (formato .XML ISO 20022, amplamente utilizado na Europa)
BGMax (utilizado sobretudo na Suécia)
SEK e SEK2 (utilizados sobretudo na Dinamarca)
Excel (.xlsx)
Para importar um ficheiro bancário, contacte o seu banco para confirmar o formato utilizado nas exportações de extratos bancários.
Para importar um ficheiro Excel, pode utilizar como modelo o ficheiro de exemplo disponível na página de carregamento.
Como funciona a correspondência automática de faturas
Ao carregar um ficheiro de pagamento, o Provet tenta associar cada pagamento a uma fatura finalizada usando o número de referência incluído no pagamento.
Se for encontrada uma correspondência, a linha fica marcada como Direcionado.
Se não for encontrada nenhuma correspondência, a linha fica marcada como Sem alvos. Pode associar a fatura manualmente — consulte o passo 5 abaixo.
A correspondência automática considera apenas faturas dos últimos 12 meses. Associe manualmente as faturas mais antigas.
Nota: Por predefinição, as linhas associadas automaticamente a faturas com uma soma devida de 0 são ignoradas e não serão processadas.
Números de referência
Os números de referência são identificadores únicos gerados quando uma fatura é finalizada. São impressos na fatura junto aos dados da conta bancária. Quando um cliente inclui o número de referência no pagamento, o Provet consegue associar automaticamente a transação bancária à fatura correta.
O Provet é compatível com os seguintes formatos de número de referência:
Número de referência finlandês (viitenumero)
Número de referência norueguês (KID)
Número de referência sueco (OCR)
Referência estruturada internacional do credor (ISO 11649 / SEPA)
O formato de número de referência utilizado pela sua clínica é configurado em Configurações. Para ver ou atualizar as configurações, selecione o nome da localização da clínica no canto superior esquerdo e aceda a Configurações > Geral > Organização > Configurações da organização e selecione Criar números de referência para faturas.
Nota: Estas configurações são normalmente definidas durante a implementação. As alterações podem afetar os fluxos de trabalho e a conformidade. Contacte o administrador do sistema antes de efetuar alterações.
Disponibilizar um método de pagamento no Importador de Pagamentos em Lote
Os pagamentos importados podem ser associados aos métodos de pagamento próprios da clínica, como um serviço de cobrança de dívidas ou uma anulação. Cada método de pagamento tem de estar ativado nas configurações da organização antes de poder ser utilizado no Importador de Pagamentos em Lote. A possibilidade de alterar estas configurações depende das suas permissões de usuário.
Selecione o nome da localização da clínica no canto superior esquerdo e aceda a Configurações > Geral > Organização; em seguida, selecione Métodos de pagamento.
Selecione o botão de edição na linha do método de pagamento. Abre-se a janela Edição do método de pagamento.
Selecione No Importador de Pagamentos em Lote.
Selecione Guardar.
Só é possível associar, durante a importação, métodos de pagamento ativados. A coluna Em importação em massa na tabela de métodos de pagamento indica quais estão ativados. A mesma definição está disponível ao criar um método de pagamento com Adicionar e não está selecionada por predefinição.
Métodos de pagamento num ficheiro Excel
Um ficheiro Excel importado no Importador de Pagamentos em Lote pode conter uma coluna de método de pagamento (payment_method). O Provet associa cada linha a um método de pagamento ativado com o mesmo nome.
Se a coluna estiver vazia, a linha é definida como Pagamento por transferência bancária ou como pedido de indemnização de seguro, caso corresponda a um pedido. Os ficheiros bancários são sempre processados desta forma, pois não têm uma coluna de método de pagamento.
Se a coluna contiver um nome que não corresponda a nenhum método de pagamento ativado, a linha fica sem método de pagamento. Selecione um método manualmente durante a etapa de associação.
Importar um ficheiro de pagamento
Para importar um ficheiro de pagamento e aprovar pagamentos no Provet:
Aceda a Relatórios > Relatórios, selecione o filtro Finanças e abra o Importador de Pagamentos em Lote.
Os ficheiros carregados anteriormente aparecem na tabela Ficheiros recentemente carregados, na parte inferior da página. A tabela mostra o nome do ficheiro, a data, o estado e o número de transações processadas. Pode filtrar os ficheiros por estado ou alterar manualmente o estado de um ficheiro selecionando o ícone de edição junto ao estado.
Não processado: o ficheiro foi carregado, mas ainda não foi revisto.
Não concluído: o ficheiro foi processado parcialmente. Este estado também aparece se o ficheiro contiver pagamentos sem correspondência a faturas no Provet. Se já tiver terminado o processamento, pode alterar manualmente o estado para Concluído através do ícone de edição.
Concluído: todos os pagamentos aplicáveis foram processados.
Selecione Clique ou largue os ficheiros aqui para carregar e escolha o ficheiro de pagamento, ou arraste o ficheiro para a área de carregamento.
Antes de carregar o ficheiro, confirme que está num formato compatível. Consulte a secção Formatos de ficheiro compatíveis acima. Alguns bancos exportam ficheiros de pagamento noutro formato por predefinição. Se necessário, abra o ficheiro e guarde-o num formato compatível antes de o carregar.
Selecione Seguinte. O Provet carrega o ficheiro e apresenta a lista de transações.
Os cabeçalhos das colunas são correspondidos independentemente de estarem em maiúsculas ou minúsculas, ou de conterem espaços ou sublinhados.
Se o ficheiro tiver duas colunas para o mesmo campo, o Provet rejeita-o. Remova a coluna adicional e carregue o ficheiro novamente.
Após o carregamento, as colunas não utilizadas pelo importador são apresentadas para que possa confirmar que não falta nada.
Reveja a lista de transações. As linhas Sem alvos aparecem destacadas a vermelho. Cada linha apresenta um dos seguintes estados:
Direcionado: foi encontrada uma fatura correspondente.
Sem alvos: não foi encontrada nenhuma fatura correspondente. Tem de associar a fatura manualmente. A linha mostra o número do ticket indicado no ficheiro, para que possa ver o que foi pesquisado.
Também pode ignorar ou voltar a incluir linhas individuais manualmente. Só são processadas as linhas com o estado Direcionado.
Para cada linha Sem alvos, selecione o botão de ação no fim da linha para abrir a janela Fatura-alvo ao pagamento. A janela apresenta os detalhes do pagamento e os dados bancários originais. Pesquise a fatura correta utilizando um dos seguintes campos:
Pesquisa de fatura: pesquise pelo nome do pagador ou pelo número do ticket. Pode introduzir o número do ticket tal como aparece na fatura, incluindo o prefixo.
Número de cliente: pesquise pelo número de cliente.
Pesquisa de seguros: pesquise pelo ID de pedido, número do caso ou referência do pedido.
Soma devida: pesquise pelo montante pendente da fatura.
A ser pago pelo cliente: filtre pelo montante a pagar pelo cliente.
A ser pago pela companhia de seguros: filtre pelo montante a pagar por uma companhia de seguros.
Os resultados da pesquisa mostram apenas faturas finalizadas.
Selecione a fatura correta nos resultados para a destacar e, em seguida, selecione Alvo selecionado. O estado da linha muda para Direcionado.
Nota: Se uma linha de pagamento não corresponder a nenhuma fatura, deixe-a como Sem alvos. Pode fechar a janela sem associar a linha selecionando Fechar.
Verifique se está selecionado o método de pagamento correto para cada linha.
Selecione Aceitar para confirmar a importação. O Provet marca as faturas correspondentes como pagas e apresenta um resumo dos pagamentos processados. O estado do ficheiro muda para Concluído. Se não foi possível aplicar algum pagamento, consulte os detalhes na coluna Erros.
Se o ficheiro contiver pagamentos sem correspondência a faturas, o estado poderá permanecer como Não concluído. Depois de terminar o processamento, pode alterar manualmente o estado do ficheiro para Concluído através do ícone de edição.
Resolução de problemas
Para onde foi a função de importação de pagamentos?
A ferramenta Processamento de pagamentos bancários, utilizada para importar pagamentos por referência de um ficheiro bancário ou Excel diretamente para as faturas, passou a chamar-se Importador de Pagamentos em Lote. Aceda a Relatórios > Relatórios, selecione o filtro Finanças e abra o Importador de Pagamentos em Lote.
Porque é que o meu ficheiro não é reconhecido?
Se o seu banco fornecer um ficheiro BGMax com a extensão .txt, altere a extensão do ficheiro para .bgi antes de o carregar. Assim, o Provet conseguirá reconhecê-lo corretamente.
Porque é que o carregamento do ficheiro está lento?
Remova os espaços do nome do ficheiro e tente carregá-lo novamente.
Porque é que os pagamentos de seguros aparecem como pagamentos bancários?
Por vezes, os pagamentos de companhias de seguros podem ser categorizados como Pagamentos bancários em vez de Sinistros de Seguros. Se isso acontecer, selecione manualmente o tipo de pagamento correto durante a etapa de associação.
Porque é que aparecem erros de correspondência ao carregar o ficheiro?
A combinação de formatos de ficheiro diferentes, como FI e CAMT, num único ficheiro pode causar erros de correspondência. Utilize ficheiros separados ou contas bancárias separadas para os diferentes formatos de pagamento.
Porque é que um pagamento de seguro foi associado à fatura errada?
Nem sempre o Provet consegue determinar automaticamente se um pagamento deve ser aplicado como pagamento de cliente ou pagamento de seguro. Se isso acontecer, selecione manualmente a fatura correta durante a etapa de associação.
Porque é que não foi encontrada automaticamente uma correspondência para um pagamento de seguro?
Algumas integrações de seguros não utilizam um número de referência estruturado. Em vez disso, o Provet procura identificadores no texto da mensagem do pagamento. Se a mensagem tiver um erro tipográfico ou não seguir o formato esperado, a correspondência automática poderá falhar. Selecione manualmente a fatura correta durante a etapa de associação.
Porque é que a minha fatura não foi associada automaticamente, apesar de o número de referência estar correto?
A correspondência automática considera apenas faturas dos últimos 12 meses. Associe manualmente as faturas mais antigas durante a etapa de associação.
Devo utilizar o Importador de Pagamentos em Lote ou o relatório Registar pagamentos?
O relatório Registar pagamentos não permite importar ficheiros, mas permite copiar o tipo de pagamento da primeira linha para todas as linhas. Utilize o Importador de Pagamentos em Lote quando importar um ficheiro.