Provet suporta a importação de arquivos de pagamento bancário para marcar automaticamente faturas finalizadas como pagas. Isto reduz o processamento manual de pagamentos combinando transações bancárias de entrada com faturas corretas usando números de referência. As importações de ficheiros de pagamento bancário também podem ser utilizadas para processar pagamentos compensatórios de seguros.
A capacidade de visualizar e carregar arquivos de pagamento bancário depende das suas permissões de usuário.
Nota
A disponibilidade deste recurso depende de o seu banco suportar um dos formatos de arquivo listados abaixo. Se você não consegue ver O processamento do pagamento bancário em Provet, entre em contato com o seu gestor de conta Provet ou support@provet.com.
Formatos de arquivo suportados
Entre em contato com seu banco para confirmar qual formato eles usam para exportação do extrato bancário. Provet aceita os seguintes formatos de arquivo:
CAMT.053 e CAMT.054 (formato XML ISO 20022, amplamente utilizado na Europa)
BGMax (usado principalmente na Suécia)
SEK e SEK2 (usados principalmente na Dinamarca)
Como funciona a fatura automática correspondente
Quando você faz o upload de um arquivo de pagamento bancário, Provet tenta associar cada pagamento a uma fatura finalizada usando o número de referência incluído no pagamento.
Se uma correspondência for encontrada, a linha é marcada como Destinada.
Se nenhuma correspondência for encontrada, a linha é marcada como Sem Alvada. Você pode atribuir a fatura manualmente — veja o passo 5 abaixo.
Nota
As linhas que são automaticamente correspondentes a faturas com a soma devida de 0 são ignoradas por padrão e não serão processadas.
Números de referência
Números de referência são identificadores únicos gerados quando uma fatura é finalizada. Eles são impressos na fatura ao lado dos dados da conta bancária. Quando um cliente inclui o número de referência em um pagamento, Provet pode coincidir automaticamente com a transação bancária com o fatura correto.
Provet suporta os seguintes formatos de referência:
Número de referência finlandês (viitenumero)
Número de referência norueguês (KID)
Número de referência sueco (OCR)
Referência de Credor Estruturado Internacional (ISO 11649 / SEPA)
O formato de número de referência usado pela sua clínica está configurado em Configurações. Para ver ou atualizar as configurações Vá para Configurações > General > Organização > configurações de organização e selecione Criar números de referência para faturas.
Nota
Estas configurações geralmente estão configuradas durante a implementação. As alterações podem afetar os fluxos de trabalho e a conformidade. Contate o administrador do seu sistema antes de fazer quaisquer alterações.
Importar um arquivo de pagamento bancário
Para importar um arquivo de pagamento bancário e aprovar pagamentos em Provet:
Vá para Relatórios > Relatórios, selecione o filtro Finanças e abra Processamento de pagamento bancário.
Arquivos previamente carregados são listados na tabela Arquivos carregados recentemente na parte inferior da página. A tabela mostra o nome do arquivo, data, status e o número de transações processadas. Você pode filtrar arquivos por estado, ou alterar manualmente o status de um arquivo, selecionando o ícone de edição ao lado do estado.
Não processado: o arquivo foi carregado, mas ainda não foi revisado.
Não completado: o arquivo foi parcialmente processado. Este status também aparece se o arquivo contém pagamentos que não se relacionam a nenhuma fatura em Provet. Se você terminou de processar o arquivo, pode alterar manualmente o status para Completo usando o ícone de edição.
Concluída: todos os pagamentos aplicáveis foram processados.
Selecione Escolha o Arquivo e selecione seu arquivo de pagamento bancário.
Certifique-se de que o arquivo está em um formato suportado antes de carregar. Veja Formatos de arquivo suportados acima. Alguns bancos exportam arquivos de pagamento em um formato diferente por padrão. Se necessário, abra o arquivo e guarde em um formato suportado antes de carregá-lo.
Selecione Próximo. Provet envia o arquivo e exibe a lista de transações.
Revise a lista de transações. As linhas Não Destinadas estão destacadas em vermelho. Cada linha mostra um dos seguintes status:
UDirecionado: uma fatura correspondente foi encontrada.
Não direcionado: nenhuma fatura correspondente foi encontrada. Você deve atribuir a fatura manualmente.
Você também pode ignorar manualmente ou designorar linhas individuais. Apenas linhas com o status alvo são processados.
Para cada linha Não Destinada, selecione o botão de ação no final da linha para abrir a caixa de diálogo Fatura destinada ao pagamento. A caixa de diálogo mostra os detalhes do pagamento e os dados brutos do banco. Procure a fatura correta usando um dos seguintes campos:
Pesquisa de fatura: pesquise pelo nome do pagador ou número da fatura.
Número de cliente: pesquise por número de cliente.
Pesquisa de Seguro: pesquisa por ID de solicitação, número de caso ou referência de reclamação.
Valor em dívida: pesquise pelo montante pendente na fatura.
A ser pago pelo cliente: filtre pelo valor a ser pago pelo cliente.
A ser pago pela companhia de seguros: filtre pelo valor a ser pago por uma companhia de seguros.
Os resultados da pesquisa mostram apenas faturas finalizadas.
Selecione a fatura correta nos resultados para destacá-la, em seguida, selecione Direcionar selecionado. O status da linha muda para Direcionado.
Nota
Se uma linha de pagamento não se relacionar a nenhuma fatura, deixe-a como Não direcionado. Você pode fechar a janela sem direcionar selecionando Fechar.
Se o arquivo conter pagamentos compensatórios de seguros, verifique se o tipo de pagamento correto está selecionado para essas linhas.
Selecione Aceitar para confirmar a importação. Provet marca as faturas correspondentes como pago e exibe um resumo dos pagamentos processados. As alterações no status do arquivo para Completado. Se não foi possível aplicar os pagamentos, verifique a coluna Erros para detalhes.
Se o arquivo contém pagamentos que não estejam relacionados a nenhuma fatura, o status do arquivo pode permanecer Não concluído. Depois de terminar de processar, você pode alterar manualmente o status do arquivo para Completado usando o ícone de edição.
Solução de problemas
Por que meu arquivo não está sendo reconhecido?
Se seu banco fornecer um arquivo BGMax como um arquivo .txt, renomeie a extensão do arquivo para .bgi antes de fazer o upload. Isso permite que Provet reconheça o arquivo corretamente.
Por que meu arquivo está carregando lentamente?
Remova todos os espaços do nome do arquivo e tente enviar novamente.
Por que os pagamentos de seguro estão aparecendo como pagamentos bancários?
Os pagamentos das companhias de seguros podem por vezes ser classificados como pagamentos bancários em vez de créditos de seguro. Se isso acontecer, selecione manualmente o tipo de pagamento correto durante a etapa de direcionamento.
Por que estou recebendo erros de correspondência ao carregar meu arquivo?
Combinar diferentes formatos de arquivo, como FI e CAMT, em um único arquivo pode causar erros correspondentes. Use arquivos separados ou contas bancárias separadas para diferentes formatos de pagamento.
Por que um pagamento de seguro está associado à fatura errada?
Provet pode não conseguir determinar automaticamente se um pagamento deve ser aplicado como um pagamento de cliente ou um pagamento de seguro. Se isso acontecer, selecione a fatura correta manualmente durante a etapa de direcionamento.
Por que um pagamento de seguro não foi correspondido automaticamente?
Algumas integrações de seguros não usam um número de referência estruturado. Provet procura identificadores no texto da mensagem de pagamento. Se a mensagem contiver um erro de digitação ou não seguir o formato esperado, a correspondência automática pode falhar. Selecione a fatura correta manualmente durante a etapa de direcionamento.