Pode finalizar e enviar faturas para vários clientes de uma só vez. Em vez de processar cada fatura individualmente, pode selecionar um grupo de faturas, prepará-las, compor o email e enviar tudo numa única operação. Isto poupa tempo ao pessoal de Finanças e de receção durante os ciclos regulares de faturação.
Pode iniciar este fluxo em dois locais:
A lista de Faturas — para enviar faturas para vários clientes de uma só vez.
A página de um cliente — para enviar faturas para um único cliente.
Antes de começar
Confirme que os endereços de email dos clientes estão registados no sistema antes do envio.
Só podem ser enviadas faturas finalizadas. Pode finalizar faturas rascunho como parte deste fluxo.
Começar
Pode aceder ao botão Enviar como email em dois locais:
A partir da lista de Faturas:
Aceda a Faturação > Faturas.
Use os Filtros ou o campo Pesquisar para restringir a lista às faturas que pretende processar.
Clique numa linha para selecionar uma fatura. A barra de ações é exibida na parte inferior da página. Para adicionar mais faturas à sua seleção, clique em linhas adicionais, ou selecione Selecionar tudo na página ou Selecionar todos para incluir todas as faturas em todas as páginas.
Na barra, selecione Ações > Enviar como email.
A partir da página do cliente:
Abra a página do cliente.
Aceda a Faturação > Faturas.
Selecione as faturas que pretende enviar.
Selecione Ações > Enviar como email.
Passo 1: Preparar faturas
As faturas selecionadas aparecem no grupo Pronto. Estas são faturas finalizadas que podem ser enviadas.
Se a sua seleção incluir faturas rascunho, aparece também um grupo Precisa de ser finalizado. As faturas rascunho têm de ser finalizadas antes de poderem ser enviadas.
Se todas as faturas selecionadas já estiverem finalizadas, pode avançar diretamente para o próximo passo.
Se a secção Precisa de ser finalizado contiver faturas rascunho que pretende incluir:
Selecione a caixa de verificação ao lado de cada fatura rascunho que pretende finalizar, ou selecione Finalizar todas as faturas rascunho para selecionar todas. O estado de cada fatura selecionada é atualizado para mostrar Rascunho → Finalizado.
Selecione Continuar. Abre-se uma janela de confirmação.
Verifique a confirmação. A janela mostra quantas faturas serão finalizadas e avisa que as faturas finalizadas não podem ser alteradas de volta para rascunho. Se alguma fatura não puder ser finalizada, clique em Mostrar faturas que não podem ser finalizadas para ver o motivo. Pode navegar até essas faturas para resolver quaisquer problemas antes de tentar novamente.
Selecione Finalizar e continuar para prosseguir.
Para abrir um registo de cliente ou consultar uma fatura, selecione o nome do cliente ou o número da fatura. Cada ligação abre numa nova aba.
Se a sua seleção incluir faturas de clientes com taxas de IVA alternativas, é apresentado o seguinte aviso: "Se as faturas selecionadas incluirem tipos de cliente com taxas de IVA alternativas, essas taxas serão aplicadas automaticamente." Não é necessária qualquer ação — as taxas corretas são aplicadas automaticamente durante a finalização.
Nota: Se algum dos clientes na sua seleção não tiver um endereço de email, eles são sinalizados antes do envio. Essas faturas ficam excluídas do envio.
Passo 2: Detalhes e anexos
Escolha o que incluir em cada email do cliente. Estão disponíveis as seguintes opções:
Permitir que o cliente dê feedback
Recibos de pagamento como anexo
Fatura/recibo como anexo
Incluir consulta & histórico do paciente
Incluir visão geral do tratamento
Incluir instruções de alta
Note que a opção Incluir instruções de alta não afeta faturas de venda a balcão ou faturas consolidadas.
Selecione Continuar.
Passo 3: Compor email
Selecione o transmissor e, em seguida, introduza a linha de assunto e o corpo do email para a mensagem que será enviada aos clientes.
Para usar um modelo guardado, selecione + Adicionar modelo de email, encontre o modelo que pretende usar e selecione Adicionar. O texto do modelo é adicionado ao corpo do email.
Selecione Continuar.
Passo 4: Rever e enviar
Revise o resumo antes de enviar, incluindo:
Os clientes para os quais o email será enviado, com os respetivos endereços de email e as faturas incluídas para cada cliente
O transmissor
Os detalhes e anexos selecionados
A linha de assunto e o corpo do email
Se algo precisar de ser alterado, selecione Voltar para voltar ao passo relevante.
Quando estiver pronto, selecione Enviar email. É apresentada uma mensagem de confirmação quando os emails tiverem sido enviados com sucesso.
É enviado um email por cliente, combinando todas as faturas e os anexos selecionados numa única mensagem.
Após o envio
Depois de os emails terem sido enviados, cada fatura é marcada como Enviado na lista Faturas, com a data e hora registadas na coluna Enviado.
Pode ver o email enviado no separador Comunicação do cliente.