Conversas é uma ferramenta de mensagens SMS integrada no Provet que oferece à sua clínica uma única caixa de entrada partilhada para a comunicação com o cliente. As mensagens são organizadas em conversas encadeadas, ligadas aos registos do cliente, para que o seu pessoal possa ver o histórico das mensagens, fazer a triagem das mensagens de entrada, atribuir conversas e responder com todo o contexto.
Com Conversas, pode:
Enviar e receber mensagens SMS com clientes
Ver todas as mensagens SMS do cliente numa única caixa de entrada partilhada
Acompanhar mensagens não lidas e atualizações em tempo real
Ver notificações em tempo real e indicadores de mensagens não lidas
Correspondência automática de mensagens de entrada com registos de cliente
Definir o estado e a prioridade de cada conversa
Atribuir conversas a membros do pessoal
Antes de começar
Uma vez que Conversas é configurado pela Provet, os administradores têm de conceder aos utilizadores as permissões necessárias para usar Conversas.
Selecione o nome do local da clínica no canto superior esquerdo e, em seguida, aceda a Configurações > Utilizadores > Grupos de permissão > Conversations.
Selecione as caixas de verificação Ler e Escrever.
Todos os utilizadores com a permissão de conversas ativada podem ver e usar Conversas a partir do menu principal.
Abrir a caixa de entrada de Conversas
A caixa de entrada de Conversas mostra todas as conversas SMS da sua clínica. Para a abrir, selecione Conversations no menu principal.
A caixa de entrada apresenta uma lista de todas as conversas à esquerda. Cada entrada mostra o Nome do cliente (ou Número de telefone para remetentes desconhecidos), uma pré-visualização da mensagem, a Data e o nível de prioridade. Selecione uma conversa para ver o thread completo da mensagem à direita.
Iniciar uma nova conversa
Selecione Conversations no menu principal.
Selecione o botão de lápis junto de Todas as conversas para compor uma nova mensagem.
Pesquise um cliente no painel Destinatários. Os resultados da pesquisa mostram o Nome do cliente e o Número de telefone.
Selecione o cliente ao qual pretende enviar a mensagem.
Escreva a sua mensagem no Campo de texto na parte inferior da conversa.
Selecione o botão Enviar ou prima Enter no teclado.
Responder a uma conversa
Selecione uma conversa na lista da caixa de entrada.
Escreva a sua mensagem no Campo de texto na parte inferior da conversa.
Selecione o botão Enviar ou prima Enter.
Filtrar conversas
Pode filtrar conversas por Utilizador designado, estado e/ou prioridade para encontrar mensagens específicas na sua caixa de entrada.
Para filtrar conversas, use os menus pendentes no topo da lista de conversas:
Utilizador designado: Filtrar por o utilizador que está atribuído à conversa.
Estado: Filtrar por Tudo em estado, Aberto ou Resolvido.
Prioridade: Filtrar por Tudo em prioridade, Baixo, Normal ou Alto.
Gerir o estado da conversa
Cada conversa tem um estado para o ajudar a acompanhar o seu fluxo de trabalho. Uma conversa pode estar Aberto (ativo) ou Resolvido (fechado).
Para resolver uma conversa, selecione o botão Resolver no canto superior direito da conversa.
Para reabrir uma conversa resolvida, selecione o botão Reabrir no canto superior direito da conversa.
Definir prioridade da conversa
Pode definir um nível de prioridade para ajudar a fazer a triagem das conversas. Os níveis de prioridade disponíveis são Baixo, Normal e Alto.
Para alterar a prioridade, selecione a Etiqueta de prioridade no cabeçalho da conversa e escolha um nível no menu pendente.
Atribuir uma conversa
Pode atribuir uma conversa a si próprio ou a outro membro do pessoal para continuar a discussão.
Para atribuir uma conversa, selecione a etiqueta Não atribuído no cabeçalho da conversa. É apresentado um menu pendente com uma lista de membros do pessoal.
Selecione um nome para atribuir a conversa ou selecione Remover atribuição para eliminar a atribuição.
Ver mensagens não lidas e notificações em tempo real
As novas mensagens de entrada aparecem automaticamente na caixa de entrada de Conversas. As Conversas com mensagens não lidas mostram um indicador de não lido na lista de conversas para que o pessoal identifique rapidamente as mensagens que precisam de atenção.
Correspondência automática de cliente
As mensagens SMS de entrada são correspondidas automaticamente aos registos de cliente, quando possível. Isto ajuda o pessoal a ver a conversa completa no contexto correto do cliente. Se um Número de telefone não for correspondido a um cliente, a conversa continua a ser apresentada na caixa de entrada usando o Número de telefone do remetente.