As definições financeiras da localização da clínica controlam os fluxos de trabalho financeiros, o comportamento dos pagamentos e os relatórios de cada localização. Como estas definições afetam a forma como o sistema processa as transações financeiras e a faturação financeira, são normalmente configuradas durante a implementação e só devem ser modificadas com a devida consideração e com permissões adequadas.
Nota: Esta funcionalidade está atualmente disponível apenas num número limitado de ambientes de clientes.
Permissões do utilizador
O acesso às definições da localização da clínica é controlado através de permissões separadas. Isto permite que as organizações com várias localizações da clínica concedam aos gestores locais acesso às definições gerais da clínica sem expor configurações financeiras sensíveis.
As seguintes permissões do utilizador controlam o acesso às definições da localização da clínica:
Clinic location finance settings (read and write): Permite que os utilizadores visualizem e editem o separador Finance.
Access/edit handling and injection fee settings (read and write): Permite que os utilizadores visualizem e editem o separador Handling & Injection fees.
Clinic location settings (read and write): Esta opção concede acesso a todos os outros separadores em Settings > General > Clinic location, mas exclui o separador Finance e Handling & Injection fees.
Com estas permissões, as organizações podem controlar quem gere as definições gerais da clínica e quem tem acesso à configuração financeira.
Definições Financeiras a Nível de Clínica
As definições de finanças de uma localização da clínica estão separadas das definições gerais da localização da clínica e estão disponíveis no nome da localização, no canto superior esquerdo; depois, aceda a Settings > General > Clinic location > Finance.
Pricing & Display
Show prices with Sales Tax (apresentado como Show prices with VAT em algumas regiões): controla se os preços no sistema são exibidos com imposto incluído ou excluído.
Invoice Editing
Allow editing consultation items from invoice pages: Se estiver selecionada, as alterações feitas às quantidades e preços dos itens de consulta a partir da página da fatura também são refletidas na página da consulta.
Update linked item attributes: Se estiver selecionada, as alterações aos atributos do item pai são sincronizadas automaticamente para os itens ligados. Os atributos incluem quantity, price modification (%), reporting dimensions, performer e connected user.
Allow editing payer of finalized invoice: Selecione quem pode editar as informações do pagador das faturas finalizadas. Não é recomendado editar o pagador se a fatura já tiver sido impressa ou enviada por email ao cliente. As opções incluem: Not allowed, Everyone can edit, Managers and administrators can edit ou Administrators can edit.
Sales & Payments
Disallow anonymous sales: Se estiver selecionada, as faturas não podem ser finalizadas sem selecionar um cliente.
Prevent payments to fully paid invoices: Se estiver selecionada, não é possível adicionar pagamentos adicionais a faturas que já estão totalmente pagas.
Prevent negative payments: Se estiver selecionada, não é possível adicionar pagamentos com valor negativo.
Enable payment cancellations: Se estiver selecionada, os utilizadores com a permissão específica Cancel payments (read and write) podem cancelar pagamentos. O cancelamento de um pagamento cria uma nova entrada com o valor oposto. Estas entradas de cancelamento não são impressas nas faturas.
Payment cancellation to the same date: Se estiver selecionada, os pagamentos cancelados usam a mesma data do pagamento original. Se o pagamento original for de um mês anterior, o pagamento de cancelamento usa a data atual.
Allow setting payment cancellation date: Se estiver selecionada, os utilizadores podem definir manualmente a data de cancelamento. A data não pode ser anterior à data definida na definição Earliest possible date for financial events.
Enable payment notes: Se estiver selecionada, fica disponível um campo de texto interno na página da fatura para adicionar comentários aos pagamentos.
Disable payment shortcuts: Se estiver selecionada, as opções rápidas de pagamento ficam desativadas na janela de finalização da fatura ao utilizar o fluxo de finalização padrão.
Prepayments
Enable prepayments: Se estiver selecionada, é possível adicionar pré-pagamentos a partir da página do cliente.
Allow setting prepayment date: Se estiver selecionada, os utilizadores podem definir manualmente a data do pré-pagamento.
Prepayment refund to the same date: Se estiver selecionada, os pré-pagamentos reembolsados usam a mesma data do pré-pagamento original. Se o pré-pagamento original for de um mês anterior, o reembolso usa a data atual.
Allow setting prepayment refund date: Se estiver selecionada, os utilizadores podem definir manualmente a data de reembolso dos pré-pagamentos.
Require prepayment descriptions: Se estiver selecionada, o campo de descrição do pré-pagamento torna-se obrigatório.
Enable payment transfers to prepayments: Se estiver selecionada, os pagamentos de uma fatura podem ser transferidos para os pré-pagamentos do cliente. A transferência cancela o pagamento original na fatura.
Payment transfer to the same date: Se estiver selecionada, os pagamentos transferidos usam a mesma data do pagamento original. Se o pagamento original for de um mês anterior, a transferência usa a data atual.
Allow setting prepayment transfer date: Se estiver selecionada, os utilizadores podem definir manualmente a data da transferência.
Enable credit note transfer to prepayments: Se estiver selecionada, as notas de crédito podem ser transferidas para pré-pagamentos usando a opção Transfer to prepayments nas notas de crédito.
Financial Period & Dates
Earliest possible date for financial events: define a data mais antiga permitida para alterações financeiras no sistema. As datas das faturas ou pagamentos não podem ser definidas manualmente para datas anteriores a esta.
Enable automated financial period locking: Se estiver selecionada, a definição Earliest possible date for financial events é atualizada automaticamente.
Financial period locking day: define o dia do mês em que a “Earliest possible date” deve ser atualizada. Se um mês tiver menos dias (por exemplo, fevereiro), é utilizado o último dia disponível do mês.
Credit Notes
Credit note date logic: selecione como as datas das notas de crédito são definidas por predefinição. As opções incluem: Editable, default is current date, Editable, default is the original invoice date ou Always current date.
Credit note quantity limit: Se estiver selecionada, a quantidade de uma linha de nota de crédito não pode exceder a quantidade da linha correspondente da fatura original.
Consolidated Invoices
Disable consolidated invoices: Se estiver selecionada, a criação de faturas consolidadas fica desativada.
Include consolidated invoices on print by default: Se estiver selecionada, as faturas consolidadas são incluídas nas impressões por predefinição.
Allow revoking consolidated invoices older than the current month: Se estiver selecionada, é possível revogar faturas consolidadas com data anterior ao mês em curso.
Invoice Finalization
Enable invoice total sum rounding: define como a soma total das faturas é arredondada. As opções incluem: Disabled, Round to nearest 0.05, Round to nearest 0.10, Round to nearest 0.50 ou Round to nearest whole number.
Rounding item: selecione o item que é adicionado à fatura para aplicar o arredondamento. Esta opção só fica visível quando o arredondamento está ativado.
Enable invoice due sum rounding to zero: define regras para arredondar a soma devida da fatura para zero quando o saldo remanescente ficar abaixo de um limite especificado.
Automatic invoice due sum payment methods: define os métodos de pagamento para os quais a soma devida da fatura é arredondada automaticamente quando a fatura é paga.
Auto-check "Agreed to pay later" when finalizing invoices: Se estiver selecionada, a opção Acordado em pagar depois fica selecionada por predefinição durante a finalização da fatura.
Enable single-step finalization and payment for invoices and counter sales: Se estiver selecionada, as faturas podem ser finalizadas e pagas num único passo.
Allow ending consultation without an invoice: Se estiver selecionada, as consultas com um total de zero podem ser encerradas sem finalizar uma fatura.
Reporting & Visibility
Require reporting dimension 2 on the selected items: os itens adicionados a este campo devem ter definida “Reporting Dimension 2” antes de a fatura poder ser finalizada.
Enable alternative invoicing profiles: Se estiver selecionada, é possível adicionar perfis de faturação alternativos aos perfis dos clientes.
Client "Freeze Account" tags: adicione etiquetas de cliente que são exibidas quando a conta de um cliente está congelada.
Hide clients spending information on client and patient sidebar: Se estiver selecionada, os dados de gastos do cliente não são apresentados nas páginas do cliente e do paciente.
Enable discount invoices report: Se estiver selecionada, o relatório Discount invoices fica disponível na secção Reports.
Include draft credit notes and invoices in client balance calculation: Se estiver selecionada, as faturas de rascunho e as notas de crédito são incluídas no cálculo do saldo do cliente.