As configurações de bloqueio do período financeiro estão disponíveis tanto ao nível da organização como ao nível da Localização da clínica. Estas configurações ajudam a impedir que os factos financeiros sejam registados retroativamente em períodos anteriores já reconciliados, como um mês ou ano anterior. Uma vez fechado o período financeiro, não é possível datar factos financeiros, como faturas ou pagamentos, antes da data de fecho.

O bloqueio do período financeiro é ativado e configurado principalmente ao nível da Localização da clínica, através de 3 configurações. Assim, cada Localização da clínica pode controlar e personalizar de forma independente o encerramento do seu período financeiro. Estas configurações são especialmente úteis para bloquear automaticamente os valores financeiros mensais após a reconciliação.

Para encontrar as configurações de bloqueio do período financeiro, aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Finanças, no separador Período financeiro e datas.

A primeira definição de encerramento do período financeiro pode ser utilizada manualmente ou atualizada automaticamente quando as definições 2 e 3 estão em uso. Esta definição é um campo de data, por exemplo, 03/04/2022. A data introduzida determina até que ponto os factos financeiros podem ser datados retroativamente.

Quando o valor desta definição estiver ativado, a definição 3 fica disponível para uso e a data da definição 1 também é atualizada automaticamente. Com o bloqueio automático, cada mês é bloqueado dentro do prazo, impedindo que os factos financeiros sejam datados retroativamente num mês já reconciliado. A data da definição 1 será sempre a última data do mês anterior.

Esta definição determina o dia do mês em que a Data mais próxima possível dos factos financeiros é atualizada automaticamente. Nesse dia, a data mais próxima possível passa a ser o último dia do mês anterior. Se alterar esta definição, a data mais próxima possível não será atualizada de imediato.

Por exemplo, altera esta definição a 20 de fevereiro:

Escolha um dia que dê à equipa de Contabilidade tempo suficiente para reconciliar o mês anterior. Por exemplo, se a reconciliação demorar normalmente 10 dias, opte pelo dia 10 ou por um dia pouco depois. Um dia posterior deixa mais tempo para datar retroativamente factos financeiros num mês já reconciliado.

Se o dia escolhido não estiver disponível no mês atual (29, 30 ou 31), será utilizado como dia de gatilho o último dia disponível desse mês.

O encerramento do período financeiro também pode ser gerido ao nível da organização, atualizando manualmente 3 configurações sempre que necessário.

Para encontrar as configurações de bloqueio do período financeiro da organização, aceda a Configurações > Geral > Organização, no separador Configurações da organização.

A primeira definição permite ativar ou desativar esta funcionalidade. Também apresenta as definições 2 e 3 e permite controlar o bloqueio do período financeiro ao nível da organização.

A definição 2 é um campo de data. É semelhante à definição 1 ao nível da Localização da clínica e controla a data anterior à qual os factos financeiros não podem ser datados. É utilizada em conjunto com a definição 3.

Esta definição é um campo de caixa de verificação. Quando estiver marcada e o estado ficar guardado, a data introduzida na definição 2 da organização substitui a data definida ao nível da Localização da clínica, na definição 1 descrita acima. Esta opção atualiza manualmente a data de encerramento do período financeiro em todas as localizações. Não ativa atualizações automáticas posteriores da data.