Prepare um ficheiro para o envio.
Selecione o nome do local da clínica no canto superior esquerdo e, em seguida, aceda a Configurações > Importação e exportação > Importação de ficheiro.
Largue um ficheiro na área de carregamento ou selecione a área para escolher um ficheiro a partir do seu dispositivo. Em alternativa, pode selecionar um ficheiro que carregou anteriormente na lista pendente Arquivo existente. Pode importar um ficheiro de cada vez. Os tipos de ficheiro suportados são XLSX, XLS e XML. O tamanho do ficheiro não deve exceder 5 MB.
Selecione o modelo de importação na lista pendente Modelo Provet.
Selecione Seguinte.
Na página Mapeamento, ajuda o sistema a compreender os seus dados de origem. Faça o mapeamento dos seus dados de origem para os campos de dados do Provet, conforme necessário.
As colunas do seu ficheiro são apresentadas no lado esquerdo, juntamente com quaisquer campos de dados mapeados automaticamente.
Os campos do Provet não mapeados são apresentados no lado direito. Arraste para a esquerda os campos de que precisa para os corresponder às suas colunas de origem.
Alguns campos podem ser necessários para o mapeamento. Pode encontrá-los na respetiva categoria no lado direito.
Alguns campos podem exigir sub-mapeamento. Isto significa abrir o campo para edição usando o botão de caneta branca uma vez que esteja no lado esquerdo e fazer os ajustes ou mapeamentos necessários. Por exemplo, se estiver a importar itens com percentagens de IVA (imposto sobre vendas) diferentes, poderá ter de corresponder os seus dados a grupos no sistema manualmente, caso o importador não esteja a fazer o mapeamento automático de forma bem-sucedida.
A coluna Estado no extremo esquerdo mostra o estado do mapeamento dos campos que foram mapeados. Se estiver a apresentar “Mapeado”, tudo deve estar correto e, se estiver a apresentar “Incompleto”, deverá abrir o campo para edição e verificar se todos os elementos foram sub-mapeados corretamente aí.
Selecione Seguinte.
Na página Pré-visualização e importação, reveja os resultados da importação linha a linha e campo a campo. A página indica se cada objeto importado é novo ou se um objeto existente será atualizado. Quaisquer erros são apresentados a vermelho, juntamente com mensagens de erro. Pode exportar os erros como um ficheiro Excel usando o botão Erro de exportação. Pode prosseguir com a importação mesmo que haja alguns erros; nesse caso, as linhas sem erros serão importadas. A pré-visualização também pode mostrar alguns cálculos automáticos realizados pelo sistema. Para mais informações, consulte Automatic Calculations in Import from File. Tenha em atenção que o carregamento da pré-visualização pode demorar algum tempo, dependendo do tamanho do ficheiro e dos tipos de dados envolvidos.
Se o ficheiro contiver mais de 100 itens, a Provet irá carregar automaticamente apenas uma amostra das linhas. De seguida, pode escolher se pretende selecionar o botão Pré-visualizar todas as entradas para carregar a pré-visualização completa (isto pode demorar mais tempo) ou prosseguir diretamente com a importação.
Após rever a pré-visualização, selecione Iniciar importação.
Será encaminhado para a página Progresso das importações, que lhe permite acompanhar o progresso da importação. A importação será processada em segundo plano e pode sair ou atualizar a página, se quiser. Um estado verde de “sucesso” é apresentado quando tudo é concluído com êxito. O tempo total necessário para concluir a importação dependerá geralmente do tamanho do ficheiro; tipicamente, a importação não deverá demorar mais do que alguns minutos. Se alguma linha falhar durante a importação, pode descarregar os erros a partir da coluna Ações.
Nota: As importações funcionam em lotes de 250 itens de cada vez, com um tempo limite após 20 minutos. As atualizações são mais rápidas do que as novas importações devido ao direcionamento de campos específicos que são atualizados.
Exemplo: Se estiver a importar 1000 itens, pode ser melhor dividi-los em 2 importações.
Sugestões e notas adicionais de mapeamento
Só pode editar as opções adicionais dos campos de dados na etapa de mapeamento depois de os ter mapeado (ou seja, indicar uma ligação com os seus dados ou adicionar uma nova informação ao adicionar um campo).
Alguns campos podem ser designados como campos-chave com a opção Utilizar como campo-chave no cartão do campo de dados. O sistema tentará então localizar objetos existentes na base de dados e atualizá-los em vez de criar novos itens. A utilização de campos-chave é fundamental se quiser atualizar objetos existentes. Se exportou alguns dados do sistema e procura atualizá-los e, em seguida, voltar a importá-los, normalmente, o ID de item é usado como campo-chave para correspondência, uma vez que faz parte da exportação. Em geral, quaisquer valores únicos podem servir para a utilização como campo-chave. Também é possível usar vários campos-chave em simultâneo em casos avançados.
Se os nomes das colunas dos dados no ficheiro forem exatamente os mesmos que no Provet, o mapeamento automático deverá ocorrer na etapa de mapeamento.
O mapeamento automático pode acontecer também para opções sub-mapeáveis. Por exemplo, se denominar os subgrupos de itens no ficheiro da mesma forma que estão configurados no Provet, deverá ocorrer o sub-mapeamento automático.
Também pode adicionar novos dados (valores predefinidos personalizados) à importação ao arrastar um campo de dados para a área inferior do lado esquerdo na etapa de mapeamento (área com o nome “Arraste e largue o campo aqui para adicionar à importação”). Em seguida, pode usar o botão de caneta branca para abrir o campo para edição e usar a opção “Substituir tudo pelo valor predefinido” para definir um novo valor predefinido. Todos os itens importados passarão a ter esse valor como o seu novo valor predefinido.
Ao carregar itens, pode, como opção avançada, criar subgrupos diretamente com a importação. É para isso que servem os campos dos níveis 1, 2 e 3 do Subgrupo de artigos. Se apenas quiser fazer o mapeamento para subgrupos existentes, utilize o campo regular Subgrupo de artigos.
Os campos disponíveis para mapeamento dependem do modelo que seleciona na etapa 4. Por exemplo, ao importar o modelo Utilizadores, são usados campos como os descritos em Create and Manage User Accounts.