Este artigo explica como gerir e acompanhar medicamentos controlados para cumprir requisitos legais e de reporte. A utilização de um sistema de número de rastreio único garante uma documentação precisa para estas substâncias.
Medicamentos controlados e números de rastreio não são usados em todos os mercados. Isto depende dos requisitos legais. Em alguns mercados, a função de medicamento controlado é utilizada sem números de rastreio para apenas marcar medicamentos como substâncias controladas que podem ser filtradas nos relatórios.
Configurar o Acompanhamento de Substâncias Controladas
Para utilizar números de rastreio para medicamentos controlados, é necessário ativar o recurso nas Configurações da organização e, em seguida, marcar cada item de medicamento como uma substância controlada. Aceda a Configurações selecionando o nome da Localização da clínica Nome no canto superior esquerdo.
Aceda a Configurações > Geral > Configurações da organização.
Selecione Ativar números de rastreio. Esta definição ativa a funcionalidade de medicamento controlado e torna visível uma secção dedicada Medicamentos controlados no menu Inventário.
Marcar um Medicamento como Substância Controlada
Aceda a Catálogo > Artigos.
Encontre o item de medicamento e selecione o botão de caneta. Também pode criar um novo item selecionando o botão Adicionar item.
Na janela do item, aceda ao separador Stock.
Selecione a caixa de verificação Substância controlada.
Selecione Guardar.
Quando o item é marcado como medicamento controlado, um ícone de triângulo fica visível em locais específicos, por exemplo, ao adicionar o medicamento a uma consulta.
Adicionar um Medicamento Controlado ao Stock
Pode adicionar novas embalagens de medicamentos controlados diretamente a partir da vista Medicamentos controlados ou através de uma encomenda/fatura de compra. Quando é adicionado um novo medicamento controlado recebido, é-lhe atribuído automaticamente um número de rastreio único.
Nota: Para medicamentos controlados com números de rastreio, não pode adicionar stock não rastreado nem criar entradas de stock baseadas em Lote a partir da página Stock — estas opções não são apresentadas para itens com rastreio. Use um dos dois métodos baseados em número de rastreio abaixo.
Para adicionar um medicamento controlado a partir da vista Medicamentos controlados:
Aceda a Inventário > Medicamentos controlados.
Selecione o botão Adicionar medicamento controlado recebido no topo da página.
Pesquise o medicamento controlado no campo de pesquisa da janela que se abre.
Quando um medicamento é selecionado, a janela indica o novo número de rastreio. Selecione a data correta no campo Adicionado ao stock.
Selecione Guardar.
Em alternativa, adicione um medicamento controlado através de uma encomenda ou de uma fatura de compra:
Aceda a Inventário > Encomendas para encontrar a encomenda ou a fatura de compra relevante.
Selecione o botão de caneta no final da linha.
Selecione o botão de marca de verificação para confirmar o item recebido. Adicione medicamentos controlados uma linha de cada vez.
Na janela Adicionar item controlado ao stock, é indicado um número de rastreio. Lembre-se de escrever este número na embalagem/frasco.
Selecione Guardar.
Dividir um Número de Rastreio
Se uma embalagem do medicamento contiver várias unidades, pode dividir o número de rastreio principal (por exemplo, 123) em unidades individuais, cada uma com o seu próprio número de sub-rastreio único (por exemplo, 123.1, 123.2, etc.).
Aceda a Inventário > Medicamentos controlados.
Encontre o item e selecione o botão Divisão no final da linha do item.
Na janela que se abre, selecione o botão Divisão para confirmar.
Registar Utilização e Perdas
Quando os números de rastreio estão ativados, é necessário selecionar o número de rastreio específico do item ao utilizar um medicamento controlado numa consulta. A vista Medicamentos controlados mantém um registo detalhado de cada item, incluindo quando foi adicionado ao stock, quais os pacientes que o receberam e quaisquer perdas registadas (as perdas cálculos devem ser configuradas no cartão do item). Também pode registar perdas ou perdas manualmente, por exemplo, se um frasco partiu.
Para registar perdas ou perda manualmente:
Aceda a Inventário > Medicamentos controlados.
Encontre o item com o número de rastreio correto.
Selecione o botão Ver no final da linha do item.
Selecione o botão Registo de perdas na janela que se abre.
Adicione a Unidade de dosagem perda e uma Descrição da perda (este é um campo obrigatório).
Selecione o botão Registo de perdas para confirmar.
Um item marcado como substância controlada com um número de rastreio atribuído não desaparece da vista Medicamento controlado se o próprio item estiver Arquivado. Para remover um medicamento controlado desta vista, é necessário registar manualmente uma perda para que a quantidade seja zero, ou executar uma Verificação de inventário para que o saldo fique a zero.
Corrigir uma Entrada de Medicamento Controlado
Se tiver registado uma quantidade incorreta para um medicamento controlado numa consulta
Se registou demasiado pouco (foi, na realidade, usado mais do que o registado), crie uma nova entrada de perda para o mesmo número de rastreio, registe a quantidade em falta e indique o motivo no campo Descrição.
Se registou demasiado (foi, na realidade, usado menos do que o registado), não pode inserir um número negativo na janela de perdas. Use uma Verificação de inventário em alternativa. Por predefinição, são listados apenas números de rastreio com um saldo acima de zero — se o nível de stock do número de rastreio for zero, selecione o botão + e escolha-o na lista pendente para o adicionar à lista. Introduza a quantidade contada correta em Unidades contadas para esse número de rastreio e, em seguida, selecione Guardar para aplicar a correção.
Este processo corrige o saldo de stock do item do medicamento, mas não reflete nos registos do paciente.
Nota: Quando utiliza uma Nota de Crédito para reverter uma Venda, o sistema devolve automaticamente a quantidade vendida ao stock. Lembre-se de selecionar a caixa de verificação Atualização dos níveis de stock se utilizar a opção de crédito Crédito de alguns itens da fatura. No entanto, uma Nota de Crédito não reverte quaisquer perdas registadas automaticamente e removidas do stock, pois as perdas são consideradas uma perda permanente. Se uma quantidade de perdas tiver de ser devolvida ao stock, isso tem de ser feito manualmente.
Imprimir Registos de Utilização e Relatórios
Pode gerar e imprimir um registo de utilização em PDF para um número de rastreio específico, para cumprir obrigações de reporte e para inspeções da clínica.
Aceda a Inventário > Medicamentos controlados.
Encontre o item do medicamento usando o campo de pesquisa.
Selecione o botão Ver no final da linha do item.
Na janela de diálogo, selecione o botão Imprimir.
O PDF do registo de utilização será aberto num novo separador/janela.
Relatórios Relacionados
O relatório Uso de medicamentos, em Relatórios > Relatórios > Uso de medicamentos, pode listar pacientes que receberam medicamentos específicos. Pode filtrar este relatório para incluir Apenas medicamentos controlados.
Utilizar Medicamentos Controlados em Receitas Escritas
Em alguns mercados, a funcionalidade para itens marcados como medicamentos controlados também afeta a receita escrita. Isto é controlado pelo país para o qual a localização da sua clínica está definida.
Mercado do Reino Unido: As receitas escritas para medicamentos controlados têm uma validade fixa de 28 dias. Selecione a caixa de verificação Controlado no diálogo Criar impressão de receita escrita para fora para garantir que este período de validade fixo seja aplicado.
Mercado dos EUA: Quando um item é marcado como substância controlada, o ID do prescritor, também conhecido como número da DEA, aparece automaticamente na impressão da receita.