Este artigo explica como gerir e acompanhar medicamentos controlados para cumprir requisitos legais e de comunicação. A utilização de um sistema de números de rastreio exclusivos garante uma documentação precisa para estas substâncias.
Medicamentos controlados e números de rastreio não são utilizados em todos os mercados. Isto depende dos requisitos legais. Em alguns mercados, a função de medicamento controlado é usada sem números de rastreio, para simplesmente marcar medicamentos como substâncias controladas que podem ser filtradas nos relatórios.
Configurar o Acompanhamento de Substâncias Controladas
Para utilizar números de rastreio para medicamentos controlados, tem de ativar a funcionalidade nas configurações da organização e, em seguida, marcar cada artigo de medicamento como uma substância controlada.
Aceda a Configurações > Geral > Configurações da organização.
Selecione Ativar números de rastreio. Esta definição ativa a funcionalidade de medicamento controlado e torna visível uma secção dedicada Medicamentos controlados no menu Inventário.
Marcar um Medicamento como Substância Controlada
Aceda a Catálogo > Artigos.
Localize o artigo do medicamento e selecione o botão de caneta. Também pode criar um novo artigo ao selecionar o botão Adicionar item.
Na janela do artigo, vá ao separador Stock e preços.
Selecione a caixa de verificação Substância controlada.
Selecione Guardar.
Quando o artigo é marcado como medicamento controlado, é visível um ícone de triângulo em locais específicos, como ao adicionar o medicamento a uma consulta.
Adicionar um Medicamento Controlado ao Stock
Pode adicionar novas embalagens de medicamentos controlados diretamente a partir da vista Medicamentos controlados ou através de uma ordem de compra/fatura. Quando é adicionado um novo medicamento controlado recebido, é-lhe automaticamente atribuído um número de rastreio exclusivo.
Para adicionar um medicamento controlado a partir da vista Medicamentos controlados:
Aceda a Inventário > Medicamentos controlados.
Selecione o botão Adicionar medicamento controlado recebido no topo da página.
Procure o medicamento controlado no campo de pesquisa da janela que é aberta.
Quando o medicamento é selecionado, a janela indica o novo número do lote. Selecione a data correta no campo Adicionado.
Selecione Guardar.
Em alternativa, adicione um medicamento controlado através de uma ordem de compra ou de uma fatura de compra:
Aceda a Inventário > Encomendas para encontrar a encomenda de compra ou a fatura de compra relevante.
Selecione o botão de caneta no final da linha.
Selecione o botão de marca de verificação para confirmar o artigo recebido. Adicione medicamentos controlados uma linha de cada vez.
Na janela Adicionar item controlado ao stock, será indicado um número de rastreio. Lembre-se de escrever este número na embalagem/frasco.
Selecione Guardar.
Nota: Não pode adicionar medicamentos controlados diretamente ao stock a partir da página Stock nem ao usar o botão do gráfico, pois isso não atribui à entrada um número de rastreio. O sistema pode solicitar um Número do lote em vez disso, mas, como os números de rastreio substituem os números do lote padrão para medicamentos controlados, tem de utilizar um fluxo de ordem de compra ou a vista Medicamentos controlados para garantir que o artigo recebe um número de rastreio.
Dividir um Número de Rastreio
Se uma embalagem de medicamento contiver várias unidades, pode dividir o número de rastreio principal (por exemplo, 123) em unidades individuais, cada uma com o seu próprio número de rastreio exclusivo (por exemplo, 123.1, 123.2, etc.).
Aceda a Inventário > Medicamentos controlados.
Localize o artigo e selecione o botão Divisão no final da linha do artigo.
Na janela que é aberta, selecione o botão Divisão para confirmar.
Registar Utilização e Perda
Quando os números de rastreio estão ativados, tem de selecionar o número de rastreio específico do artigo ao utilizar um medicamento controlado numa consulta. A vista Medicamentos controlados mantém um registo detalhado de cada artigo, incluindo quando foi adicionado ao stock, quais os pacientes que o receberam e quaisquer perdas (as waste calculations devem ser configuradas no artigo card). Também pode registar perda ou extravio manualmente, por exemplo, se um frasco partir.
Para registar perda ou extravio manualmente:
Aceda a Inventário > Medicamentos controlados.
Localize o artigo com o número de rastreio correto.
Selecione o botão Mostrar no final da linha do artigo.
Selecione o botão Registar de perdas na janela que é aberta.
Adicione a Dosagem unit loss e uma Descrição da perda (este é um campo obrigatório).
Selecione o botão Registar de perdas para confirmar.
Um artigo marcado como substância controlada com um número de rastreio atribuído não desaparece da vista Medicamentos controlados se o próprio artigo for Arquivado. Para remover um medicamento controlado desta vista, é necessário registar manualmente a perda para que a quantidade fique a zero.
Corrigir uma Entrada de Medicamento Controlado
Se tiver registado um montante incorreto para um medicamento controlado numa consulta finalizada, pode corrigir o Saldo criando uma nova entrada de perda.
Crie uma nova entrada de perda para o mesmo número de rastreio.
Registe o montante como um número negativo (por exemplo, -0.35 ml) se adicionou demasiado, ou como um número positivo (por exemplo, 0.35 ml) se adicionou demasiado pouco.
No campo Descrição, indique claramente o motivo da correção.
Este processo corrige o Saldo de stock do artigo do medicamento, mas não reflete nos registos do paciente.
Nota: Quando utiliza uma Nota de Crédito para reverter uma fatura, o sistema devolve automaticamente a Quantidade vendida ao seu stock. Lembre-se de selecionar a caixa de verificação Atualização de stock levels se usar a opção Crédito de alguns itens da fatura. No entanto, uma Nota de Crédito não reverte qualquer perda que tenha sido registada automaticamente e removida do stock, pois a perda é considerada uma perda permanente. Se uma quantidade de perda precisar de ser devolvida ao stock, tem de ser feita manualmente.
Imprimir Registos de Utilização e Relatórios
Pode gerar e imprimir um registo de utilização em PDF para um número de rastreio específico, para cumprir obrigações de comunicação e para inspeções da clínica.
Aceda a Inventário > Medicamentos controlados.
Encontre o artigo do medicamento usando o campo de pesquisa.
Selecione o botão Mostrar no final da linha do artigo.
Na janela, selecione o botão Imprimir.
O PDF do registo de utilização será aberto numa nova janela.
Relatórios Relacionados
O relatório Uso de medicamentos, em Relatórios > Gestão de stock > Uso de medicamentos, pode listar os pacientes que receberam medicamentos específicos. Pode filtrar este relatório para incluir Apenas medicamentos controlados.
Utilizar Medicamentos Controlados em Receitas Escritas
Para alguns mercados, a funcionalidade dos artigos marcados como medicamentos controlados também afeta a receita escrita. Esta configuração é controlada pelo país em que a localização da sua Clínica está definida.
Mercado do Reino Unido: As receitas escritas de medicamentos controlados têm uma validade fixa de 28 dias. Selecione a caixa de verificação Controlado na janela Criar impressão de receita escrita para fora para garantir que este período de validade fixo é aplicado.
Mercado dos EUA: Quando um artigo é marcado como substância controlada, o ID prescritor, também conhecido como número da DEA, aparece automaticamente na impressão da receita.