Pode atualizar automaticamente as etiquetas de cliente para um estado de dívida diferente ao enviar cartas de dívida aos clientes. Esta função está disponível quando foi configurado um campo personalizado de estado de dívida, etiquetas de estado de dívida e modelos de carta de dívida.
Vá a Relatórios > Relatórios > Devedores e credores.
Gerar um relatório. Se quiser atualizar os estados dos clientes para 'Sem dívida', veja Alterar o estado de dívida para 'Sem dívida' sem enviar uma carta de dívida.
Selecione Iniciar o processo no canto superior direito sobre o relatório.
Selecione o(s) cliente(s) para os quais pretende enviar uma carta de dívida, selecionando as linhas na lista. Aparece uma barra de menu de contexto na parte inferior da página.
No menu Processo, selecione a carta de dívida que pretende enviar.
Na caixa de diálogo Pré-visualização da carta da dívida, selecione as opções de envio e impressão:
Pode imprimir a carta de dívida para todos, enviar a carta por email para os clientes que tiverem um endereço de email guardado e imprimir a carta para os restantes, ou imprimir a carta para todos e enviar um email para os que tiverem um endereço de email.
Pode anexar as faturas do período de tempo selecionado à carta.
Pode anexar uma visão geral do tratamento ao email.
Para saber qual foi a última carta de dívida que os clientes receberam, pode selecionar Marcar como processado. A carta é guardada nas notas dos clientes e na lista de Comunicações no separador Comunicações da Página do cliente.
Selecione Processo. A etiqueta que corresponde ao estado de dívida da carta de dívida é atualizada automaticamente para os clientes.
Estado de dívida apresentado na página do cliente:
Alterar o estado de dívida para 'Sem dívida' sem enviar uma carta de dívida
Ao gerar o relatório de Devedores e credores, selecione a opção Sem dívida em Mostrar. Isto lista os clientes que liquidaram a sua dívida, mas que têm uma etiqueta de dívida diferente do estado predefinido 'sem dívida'.
Prossiga conforme acima, mas selecione a sua opção de 'sem dívida' no passo 5. As opções de envio da carta de dívida não estarão disponíveis se a sua carta de dívida de 'Sem dívida' tiver sido configurada para não enviar uma carta de dívida.