O relatório de Devedores e Credores lista as faturas em aberto (valores devidos à clínica) e quaisquer créditos que devam ser pagos ao cliente (valores devidos pela clínica). O relatório apresenta os dados financeiros agrupados pelo tempo em atraso e o montante do crédito a devolver aos clientes (considerado uma obrigação da clínica). O relatório pode ser gerado com ou sem informações financeiras relacionadas com seguro.
Pode usar este relatório, por exemplo, para acompanhar faturas em aberto, enviar cartas de resumo financeiro aos clientes ou anular saldos pequenos.
Nota: As faturas com o estado 'Rascunho' não são apresentadas no relatório de Devedores e Credores.
Quando o relatório é criado pela primeira vez, o conteúdo é guardado no servidor por 10 minutos. Se, durante esse período, o relatório for gerado sem alterações nos filtros, o conteúdo guardado será exibido. Se quiser gerar um conteúdo novo, é necessário alterar pelo menos um valor de filtro e gerar o relatório novamente.
Aceda a Relatórios > Relatórios > Devedores e credores.
No separador Gerar, selecione os filtros que pretende usar.
Mostrar relatório para: Selecione se pretende gerar o relatório para clientes ou para companhias de seguros. Se selecionar Clientes, o relatório mostra os clientes que lhe devem dinheiro e/ou os clientes a quem você deve dinheiro. Se selecionar Companhias de seguros, o relatório mostra as companhias de seguros que lhe devem dinheiro.
Mostrar: A opção Devedores & Credores mostra os dois grupos: os clientes que lhe devem dinheiro e/ou os clientes a quem você deve dinheiro. Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. A opção Devedores mostra os clientes ou as companhias de seguros que lhe devem dinheiro. A opção Credores mostra os clientes que têm faturas com uma soma devida inferior a 0 e clientes com pré-pagamentos não utilizados. Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se a opção Sem dívida estiver disponível no filtro Mostrar, pode ser usada ao enviar cartas de cobrança de dívidas para os clientes.
Data: Selecione a data para a qual o relatório é gerado. Na maioria dos casos, o relatório é gerado até ao final do último dia do mês corrente, inclusive o minuto antes da meia-noite (23:59). As faturas listadas dependem da definição Filtro de data por. Se não for selecionada nenhuma data, é usada a data de hoje. Se selecionar uma data no passado, o relatório mostra os dados como eram nessa data, o que pode diferir significativamente de hoje.
Localização da clínica: Se tiver várias localizações de clínicas, selecione se pretende gerar um único relatório para todas as localizações da clínica ou um relatório separado para cada localização.
Grupo de localização da clínica: Esta opção está disponível se utilizar grupos de localização da clínica. Se deixar em branco, o relatório não filtra por grupo, mas gera todos os grupos de localização da clínica em conjunto. Leia mais sobre grupos de localização da clínica.
Excluir indemnizações de sinistros não pagos: Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se selecionar esta opção, as indemnizações de sinistros não pagos não são incluídas nas somas devidas do cliente. Se não selecionar esta opção, as indemnizações de sinistros não pagos são incluídas nas somas devidas do cliente.
Pré-pagamentos: Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se selecionar esta opção, o relatório mostra clientes com pré-pagamentos não utilizados. Se não selecionar esta opção, as informações de pré-pagamentos não são incluídas no relatório. Se quiser ver apenas clientes com dívida em aberto, não selecione esta opção.
Mostrar IDs antigos do cliente: Se recentemente tiver migrado de outro sistema, pode usar esta opção para mostrar os IDs antigos do sistema anterior, ajudando a coordenar as somas devidas.
Períodos diurnos: Pode selecionar uma opção existente ou criar períodos diurnos personalizados. O relatório mostra as colunas de períodos diurnos com base nesta definição.
Filtro de data por: Selecione se pretende filtrar as faturas pela data da fatura (a data em que a fatura foi finalizada) ou pela data de vencimento da fatura. Note que a data de finalização da fatura é diferente da data de criação da fatura. Se selecionar Data da fatura, o relatório mostra todos os saldos com uma data de registo até à data e hora selecionadas, inclusive. Se selecionar Data de vencimento, o relatório mostra apenas os saldos que estejam devidos até à data e hora selecionadas.
Filtrar por etiquetas de cliente: Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se usar etiquetas, pode gerar o relatório para clientes específicos com base nas etiquetas. Por exemplo, se tiver clientes com condições de pagamento personalizadas, pode gerar o relatório deles separadamente, adicionando a etiqueta correspondente aqui. Pode inserir várias etiquetas no campo. Veja também o filtro seguinte.
Excluir as seguintes etiquetas: Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se tiver clientes que não pretende ver no seu relatório normal, pode inserir a etiqueta deles neste campo para excluir as faturas/ informações de pré-pagamento do relatório. Por exemplo, ao gerar o relatório básico e pretender excluir clientes com condições de pagamento personalizadas, pode adicionar a etiqueta deles aqui. Pode inserir várias etiquetas no campo.
Tipo de cliente: Esta opção está disponível se a definição Ativar tipos de clientes estiver ativada nas configurações da organização. Selecione se pretende incluir no relatório clientes Interno, Investigação ou Externo. Os clientes são incluídos no relatório com base no tipo de cliente no momento em que a fatura é finalizada. Se não quiser usar o filtro, selecione a opção de não seleção (- - - - - -).
Selecione Gerar relatório. Dependendo do tamanho da sua organização, isso pode levar alguns minutos.
A coluna Total mostra o montante total que o cliente ou a companhia de seguros deve à clínica, ou o montante que a clínica deve ao cliente. Se o relatório for gerado para clientes e a caixa de seleção de pré-pagamentos estiver selecionada, os pré-pagamentos são deduzidos do total.
As colunas de períodos diurnos mostram os montantes devidos pelos períodos de tempo, dependendo do filtro de períodos diurnos selecionado. Por exemplo, se a clínica utiliza o filtro 0-30-60-90+, as faturas 0-30 normalmente ainda não estão em atraso; a coluna 31-60 mostra as faturas com atraso de 30+ dias, etc. Quando a dívida for diferente de 0, ao passar o cursor sobre o valor da coluna é exibida uma dica com o número da fatura, a data de vencimento e a soma devida por fatura. Se a dívida envolver mais de 10 faturas, pode imprimir uma exportação em Excel para ver as informações.
Quando o filtro Pré-pagamentos está selecionado, a coluna Pré-pagamentos mostra o montante de pré-pagamentos não utilizados que o cliente tem na sua conta.
Os totais de cada coluna são exibidos na parte inferior do relatório.
No menu do botão Exportar / Imprimir, pode selecionar uma opção para guardar os dados do relatório em um dos formatos disponíveis. Depois, pode continuar a processar os dados conforme necessário, por exemplo, no Excel.
Se tiver uma grande quantidade de dados, recomenda-se selecionar Enviar como email e deixar o relatório gerar em segundo plano.
Concilie o relatório com o seu sistema de contabilidade
O texto seguinte apresenta um exemplo de definições de filtro recomendadas para fins de reconciliação. Os requisitos podem variar consoante o seu sistema de contabilidade e as práticas locais.
Desmarque a caixa de seleção Excluir indemnizações de sinistros não pagos.
Selecione a caixa de seleção Pré-pagamentos para que também sejam incluídos clientes com apenas pré-pagamentos não utilizados.
Selecione a data e a hora para a reconciliação.
Se tiver várias localizações de clínicas, selecione se pretende gerar o relatório para todas as localizações em conjunto ou separadamente.
Defina Filtro de data por como Data da fatura.
Selecione Gerar relatório.
Envie um resumo financeiro para um cliente
Pode enviar um resumo financeiro aos seus clientes. Esta função utiliza modelos de cartas financeiras criados em Configurações > Configurações de impressão > Resumos financeiros.
Para processar uma carta de resumo financeiro, selecione Iniciar o processo no canto superior direito acima do relatório. Aparece um contador decrescente que mostra o tempo que falta para selecionar as informações que pretende incluir na carta.
Selecione o período de tempo para mostrar os clientes que têm faturas vencidas nesse período.
No menu pendente de Registos por página abaixo da lista de clientes, selecione quantos registos pretende incluir por página. O menu da página mostra o número de páginas que a carta terá com os filtros selecionados.
No botão Processo no menu de ações na parte inferior da página, selecione a carta financeira que pretende enviar. Se o menu de ações não estiver visível, certifique-se de que selecionou uma das opções de período no passo 2. A caixa de diálogo de pré-visualização da carta financeira é aberta, mostrando uma lista de clientes para os quais a carta será enviada.
Nota: Para processar uma carta de dívida, é necessário que um modelo de carta financeira esteja configurado primeiro. Se não houver nenhum modelo disponível, é necessário criá-lo antes de prosseguir em Configurações > Configurações de impressão > Resumos financeiros.
Na caixa de diálogo de pré-visualização, selecione as opções de envio e impressão:
Pode imprimir a carta financeira para todos, enviar a carta por email para aqueles clientes que tenham um endereço de e-mail guardado no Provet e imprimir a carta para os restantes, ou imprimir a carta para todos e enviar um email para os que tiverem um endereço de e-mail.
Pode anexar as faturas do período de tempo selecionado à carta.
Pode anexar uma visão geral do tratamento ao email.
Para saber qual foi a última carta financeira que os clientes receberam, pode selecionar Marcar como processado. A carta é guardada nas notas dos clientes e na lista de comunicações no separador Comunicações da página do cliente.
A pré-visualização à direita mostra como ficará a carta financeira.
Selecione Processo.
Ao criar a carta, note que a tabela no centro do documento mostra uma lista de todas as faturas vencidas no momento do relatório, incluindo as que estão fora do período de 30 dias.
Permissões de utilizador necessárias
Configurações > Utilizadores > Grupos de permissão
Para aceder ao relatório, os utilizadores precisam de permissões 'ler' e 'escrever' para o seu grupo de permissão para as seguintes definições:
'Página de definições'
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'Relatórios Financeiros de Devedores e Credores' (para aceder apenas a este relatório específico)