O relatório de Devedores e Credores lista as faturas em aberto (valores devidos à clínica) e quaisquer créditos que sejam devidos ao cliente (valores devidos pela clínica). O relatório apresenta a informação financeira agrupada por tempo de fatura em aberto e o montante dos créditos a devolver aos clientes (considerado uma obrigação da clínica). O relatório pode ser executado com ou sem informações financeiras de seguro.
Pode usar este relatório, por exemplo, para acompanhar faturas em aberto, enviar cartas de resumo financeiro aos clientes ou anular saldos pequenos.
Nota: as faturas com o estado de Rascunho não são apresentadas no relatório de Devedores e Credores.
Quando o relatório é criado pela primeira vez, o conteúdo é guardado no servidor durante 10 minutos. Se, durante esse tempo, o relatório for gerado sem alterações nos filtros, o conteúdo guardado será apresentado. Se quiser gerar um conteúdo novo, é necessário alterar pelo menos um valor de filtro e, em seguida, gerar o relatório novamente.
Vá em Relatórios > Relatórios > Devedores e credores.
No separador Gerar, selecione os filtros que pretende usar.
Mostrar relatório para: selecione se pretende gerar o relatório para clientes ou para companhias de seguros. Se selecionar Clientes, o relatório mostra os clientes que lhe devem dinheiro e/ou os clientes a quem você deve dinheiro. Se selecionar Companhias de seguros, o relatório mostra as companhias de seguros que lhe devem dinheiro.
Mostrar: a opção Devedores & Credores mostra tanto os clientes que lhe devem dinheiro e/ou os clientes a quem você deve dinheiro. Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. A opção Devedores mostra os clientes ou companhias de seguros que lhe devem dinheiro. A opção Credores mostra os clientes que têm faturas com uma soma devida inferior a 0 e os clientes com pré-pagamentos não utilizados. Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se a opção Sem dívida estiver disponível no filtro Mostrar, pode ser usada ao enviar cartas de cobrança de dívida para clientes.
Data: selecione a data para a qual o relatório é gerado. Na maioria dos casos, o relatório é gerado até ao fim do último dia do mês corrente, inclusive, até ao minuto imediatamente anterior à meia-noite (23:59). As faturas listadas dependem da configuração Filtro de data por. Se não for selecionada nenhuma data, é usada a data de hoje. Se selecionar uma data no passado, o relatório apresenta os dados como eram nessa data, o que pode diferir significativamente de hoje.
Localização da clínica: se tiver várias localizações de clínicas, selecione se pretende gerar um único relatório para todas as localizações da clínica ou um relatório separado para cada localização.
Grupo de localização da clínica: esta opção está disponível se usar grupos de localização da clínica. Se for deixado em branco, o relatório não filtra por grupo, mas gera todos os grupos de localização da clínica juntos. Leia mais sobre grupos de localização da clínica.
Excluir indemnizações de sinistros não pagos: esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se selecionar esta opção, as indemnizações de sinistros não pagos não são incluídas nos somas devidas do cliente. Se não selecionar esta opção, as indemnizações de sinistros não pagos são incluídas nas somas devidas do cliente.
Pré-pagamento: esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se selecionar esta opção, o relatório mostra clientes com pré-pagamentos não utilizados. Se não selecionar esta opção, a informação de pré-pagamentos não é incluída no relatório. Se quiser apenas ver clientes com dívida em aberto, não selecione esta opção.
Mostrar IDs antigos do cliente: se tiver migrado recentemente de outro sistema, pode usar esta opção para mostrar os IDs antigos do sistema anterior para ajudar a coordenar as somas devidas.
Períodos diurnos: pode selecionar uma opção existente ou criar períodos diurnos personalizados. O relatório mostra colunas de períodos diurnos com base nesta configuração.
Filtro de data por: selecione se pretende filtrar faturas pela data da fatura (a data em que a fatura foi finalizada) ou pela data de vencimento da fatura. Note que a data de finalização da fatura é diferente da data de criação da fatura. Se selecionar Data da fatura, o relatório mostra todos os saldos com uma data de lançamento até à data e hora selecionadas, inclusive. Se selecionar Data de vencimento, o relatório mostra apenas os saldos que são devidos até à data e hora selecionadas.
Filtrar por etiquetas de cliente: esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se usar etiquetas, pode gerar o relatório para clientes específicos com base nas etiquetas. Por exemplo, se tiver clientes com condições de pagamento personalizadas, pode gerar o respetivo relatório separadamente adicionando a etiqueta relacionada aqui. Pode introduzir várias etiquetas no campo. Veja também o filtro seguinte.
Excluir as seguintes etiquetas: esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se tiver clientes que não quer ver no seu relatório regular, pode introduzir a etiqueta deles neste campo para excluir as faturas/ informações de pré-pagamento do relatório. Por exemplo, ao gerar o relatório básico e querer excluir clientes com condições de pagamento personalizadas, pode adicionar a etiqueta deles aqui. Pode introduzir várias etiquetas no campo.
Tipo de Cliente: esta opção está disponível se a configuração Ativar tipos de clientes estiver ativa nas definições da organização. Selecione se pretende incluir clientes Interno, Investigação ou Externo no relatório. Os clientes são incluídos no relatório com base no tipo de cliente no momento em que a fatura é finalizada. Se não quiser usar o filtro, selecione a opção de não seleção (- - - - - -).
Selecione Gerar relatório. Dependendo do tamanho da sua organização, isso pode demorar alguns minutos.
A coluna Total mostra o montante total que o cliente ou a companhia de seguros deve à clínica ou o montante que a clínica deve ao cliente. Se o relatório for gerado para clientes e a caixa de verificação pré-pagamentos estiver selecionada, os pré-pagamentos são deduzidos do total.
As colunas de períodos diurnos mostram os montantes devidos por períodos de tempo, de acordo com o filtro de Períodos diurnos selecionado. Por exemplo, se a clínica usar o filtro 0-30-60-90+, as faturas 0-30 normalmente ainda não estão vencidas; a coluna 31-60 mostra as faturas com mais de 30 dias em atraso, etc. Quando a dívida é outra que 0, ao passar o cursor sobre o valor da coluna é exibida uma tooltip com o número da fatura, data de vencimento e soma devida por fatura. Se a dívida incluir mais de 10 faturas, pode imprimir uma exportação Excel para ver a informação.
Quando o filtro Pré-pagamento estiver selecionado, a coluna Pré-pagamento mostra o montante de pré-pagamentos não utilizados que o cliente tem na conta.
Os totais de cada coluna são apresentados na parte inferior do relatório.
No menu do botão Exportar / Imprimir, pode selecionar uma opção para guardar os dados do relatório em um dos formatos disponíveis. Depois, pode ainda processar os dados para as suas necessidades, por exemplo, no Excel.
Se tiver uma grande quantidade de dados, recomenda-se que selecione Enviar como email e deixe o relatório gerar em segundo plano.
Concilie o relatório com o seu sistema de contabilidade
A seguir está um exemplo de configurações de filtro recomendadas para fins de conciliação. Os requisitos podem variar dependendo do seu sistema de contabilidade e práticas locais.
Limpe a caixa de verificação Excluir indemnizações de sinistros não pagos.
Selecione a caixa de verificação Pré-pagamento, para que os clientes com apenas pré-pagamentos não utilizados também sejam incluídos.
Selecione a data e hora para as quais pretende conciliar.
Se tiver várias localizações de clínicas, selecione se pretende gerar o relatório para todas as localizações em conjunto ou separadamente.
Defina Filtro de data por como Data da fatura.
Selecione Gerar relatório.
Enviar um resumo financeiro a um cliente
Pode enviar um resumo financeiro aos seus clientes. Esta funcionalidade usa templates de cartas financeiras criados em Configurações > Configurações de impressão > Resumos financeiros.
Para processar uma carta de resumo financeiro, selecione Iniciar o processo no canto superior direito acima do relatório. Aparece um cronómetro regressivo, mostrando o tempo que tem para selecionar a informação que pretende incluir na carta.
Selecione o período de tempo para mostrar aos clientes que têm faturas com vencimento nesse período.
Na lista pendente Registos por página abaixo da lista de clientes, selecione quantos registos pretende incluir por página. O menu da página mostra o número de páginas que a carta vai incluir com os filtros selecionados.
Na opção de ação do botão Processo no menu de ação na parte inferior da página, selecione a carta financeira que pretende enviar. Se o menu de ação não estiver apresentado, certifique-se de que selecionou uma das opções de período no passo 2. A janela de pré-visualização da carta financeira abre, mostrando uma lista de clientes para os quais a carta será enviada.
Nota: Para processar uma carta de dívida, é necessário configurar previamente um template de carta financeira. Se não houver nenhum template disponível, é preciso criar um em Configurações > Configurações de impressão > Resumos financeiros antes de continuar.
Na janela de pré-visualização, selecione as opções de envio e impressão:
Pode imprimir a carta financeira para todos, enviar a carta por email para os clientes que têm um endereço de email guardado e imprimir a carta para os restantes, ou imprimir a carta para todos e enviar um email para os que têm um endereço de email.
Pode anexar as faturas do período de tempo selecionado à carta.
Pode anexar uma visão geral do tratamento ao email.
Para saber qual foi a última carta financeira que os clientes receberam, pode selecionar Marcar como processado. A carta é guardada nas notas dos clientes e na lista de comunicações no separador Comunicações da página do cliente.
A pré-visualização à direita mostra como ficará a carta financeira.
Selecione Processo.
Ao criar a carta, tenha em conta que a tabela no centro do documento mostra uma lista de todas as faturas com vencimento na altura do relatório, incluindo as que vencem para além do período de 30 dias.
Permissões de utilizador necessárias
Configurações > Utilizadores > Grupos de permissão
Para aceder ao relatório, os utilizadores precisam de permissões de 'ler' e 'escrever' no respetivo grupo de permissão para as seguintes definições:
'Página de definições'
'Configurações de impressão'
'Página de relatórios'
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'Relatórios Financeiros de Devedores e Credores' (para aceder apenas a este relatório específico)