O relatório de Devedores e Credores lista as faturas que estão em aberto (valores em dívida com a clínica) e quaisquer créditos que sejam devidos ao cliente (valores em dívida pela clínica). O relatório apresenta os dados financeiros agrupados por tempo em aberto e o montante do crédito a devolver aos clientes (considerado uma obrigação da clínica). O relatório pode ser executado com ou sem informação financeira de seguros.
Pode usar este relatório, por exemplo, para acompanhar faturas em aberto, enviar cartas de resumo financeiro aos clientes ou abater pequenos saldos.
Nota: as faturas com estado de rascunho não são apresentadas no relatório de Devedores e Credores.
Quando o relatório é criado pela primeira vez, o conteúdo é guardado no servidor por 10 minutos. Se, durante esse período, o relatório for gerado sem alterações nos filtros, o conteúdo guardado será apresentado. Se quiser gerar um conteúdo novo, é necessário alterar pelo menos um valor de filtro e gerar o relatório novamente.
Aceda a Relatórios > Relatórios > Devedores e credores.
No separador Gerar, selecione os filtros que pretende usar.
Em Mostrar, selecione se pretende gerar o relatório para clientes ou para companhias de seguros. Se selecionar Clientes, o relatório mostra os clientes que lhe devem dinheiro e/ou os clientes a quem deve dinheiro. Se selecionar Companhias de seguros, o relatório mostra as companhias de seguros que lhe devem dinheiro.
Show: A opção Devedores & Credores mostra os dois tipos de clientes: os que lhe devem dinheiro e/ou os clientes a quem deve dinheiro. Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. A opção Devedores mostra os clientes ou companhias de seguros que lhe devem dinheiro. A opção Credores mostra os clientes que têm faturas com uma soma devida inferior a 0 e os clientes com pré-pagamentos não utilizados. Esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se a opção Sem dívida estiver disponível no filtro Mostrar, pode ser usada ao enviar cartas de cobrança de dívidas aos clientes.
Data: selecione a data para a qual o relatório é gerado. Na maioria dos casos, o relatório é gerado até ao final do último dia do mês corrente, inclusive, até ao minuto anterior à meia-noite (23:59). As faturas listadas dependem da definição Filtro de data por. Se não for selecionada nenhuma data, será usada a data de hoje. Se selecionar uma data no passado, o relatório mostra os dados tal como eram nessa data, o que pode diferir significativamente de hoje.
Localização da clínica: se tiver várias localizações de clínica, selecione se pretende gerar um único relatório para todas as localizações da clínica ou um relatório separado para cada localização.
Grupo de localização da clínica: esta opção está disponível se utilizar grupos de localização da clínica. Se deixar em branco, o relatório não filtra por grupo, mas gera todos os grupos de localização da clínica juntos. Leia mais sobre grupos de localização da clínica.
Excluir indemnizações de sinistros não pagos: esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se selecionar esta opção, as indemnizações de sinistros não pagas não são incluídas nas somas devidas ao cliente. Se não selecionar esta opção, as indemnizações de sinistros não pagas são incluídas nas somas devidas ao cliente.
Pré-pagamento: esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se selecionar esta opção, o relatório mostra os clientes com pré-pagamentos não utilizados. Se não selecionar esta opção, as informações de pré-pagamento não são incluídas no relatório. Se pretender apenas ver clientes com dívida em aberto, não selecione esta opção.
Mostrar IDs antigos do cliente: se tiver migrado recentemente de outro sistema, pode usar esta opção para apresentar os IDs antigos do sistema anterior, ajudando a coordenar as somas devidas.
Períodos diurnos: pode selecionar uma opção existente ou criar períodos diurnos personalizados. O relatório apresenta colunas de período diurno com base nesta configuração.
Filtro de data por: selecione se pretende filtrar as faturas pela data da fatura (a data em que a fatura foi finalizada) ou pela data de vencimento da fatura. Tenha em atenção que a data de finalização da fatura é diferente da data de criação da fatura. Se selecionar Data da fatura, o relatório mostra todos os saldos com uma data de lançamento até à data e hora selecionadas (inclusive). Se selecionar Data de vencimento, o relatório mostra apenas os saldos que estão devidos até à data e hora selecionadas.
Filtrar por etiquetas de cliente: esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se utilizar etiquetas, pode gerar o relatório para clientes específicos com base nas etiquetas. Por exemplo, se tiver clientes com condições de pagamento personalizadas, pode gerar o relatório separadamente adicionando a etiqueta correspondente aqui. Pode introduzir várias etiquetas no campo. Consulte também o filtro seguinte.
Excluir as seguintes etiquetas: esta opção está disponível se tiver selecionado Clientes no filtro Mostrar relatório para. Se tiver clientes que não pretende ver no seu relatório regular, pode introduzir a respetiva etiqueta neste campo para excluir as faturas/as informações de pré-pagamento do relatório. Por exemplo, ao gerar o relatório básico e pretender excluir clientes com condições de pagamento personalizadas, pode adicionar aqui a etiqueta deles. Pode introduzir várias etiquetas no campo.
Tipo de cliente: esta opção está disponível se a definição Ativar tipos de clientes estiver ativa nas definições da organização. Selecione se pretende incluir no relatório clientes Interno, Pesquisa ou Externo. Os clientes são incluídos no relatório com base no tipo de cliente no momento em que a fatura é finalizada. Se não quiser usar o filtro, selecione a opção de não seleção (- - - - - -).
4. Selecione Gerar relatório. Dependendo do tamanho da sua organização, isso poderá levar alguns minutos.
A coluna Total mostra o montante total que o cliente ou a companhia de seguros deve à clínica ou o montante que a clínica deve ao cliente. Se o relatório for gerado para clientes e a caixa de verificação de pré-pagamentos estiver selecionada, os pré-pagamentos são deduzidos do total.
As colunas de período diurno mostram os valores devidos por intervalos de tempo, consoante o filtro Períodos diurnos selecionado. Por exemplo, se a clínica usar o filtro 0-30-60-90+, as faturas 0-30 normalmente ainda não estão em atraso; a coluna 31-60 mostra as faturas com 30+ dias de atraso, etc. Quando a dívida não é 0, ao passar o cursor sobre o valor da coluna é exibida uma tooltip com o número da fatura, data de vencimento e soma devida por fatura. Se a dívida for composta por mais de 10 faturas, pode imprimir uma exportação em Excel para visualizar as informações.
Quando o filtro Pré-pagamento estiver selecionado, a coluna Pré-pagamento mostra o montante de pré-pagamentos não utilizados que o cliente tem na sua conta.
Os totais de cada coluna são apresentados na parte inferior do relatório.
No menu do botão Exportar / Imprimir, pode selecionar uma opção para guardar os dados do relatório em um dos formatos disponíveis. Em seguida, pode tratar os dados conforme necessário, por exemplo, no Excel.
Se tiver uma grande quantidade de dados, recomenda-se selecionar Enviar como email e deixar o relatório gerar em segundo plano.
Reconcilie o relatório com o seu sistema de contabilidade
O exemplo a seguir apresenta definições de filtro recomendadas para fins de reconciliação. Os requisitos podem variar consoante o seu sistema de contabilidade e as práticas locais.
Limpe a caixa de verificação Excluir indemnizações de sinistros não pagos.
Selecione a caixa de verificação Pré-pagamento, para que também sejam incluídos clientes com apenas pré-pagamentos não utilizados.
Selecione a data e hora para as quais pretende reconciliar.
Se tiver várias localizações de clínica, selecione se pretende gerar o relatório para todas as localizações em conjunto ou separadamente.
Defina Filtro de data por como Data da fatura.
Selecione Gerar relatório.
Enviar um resumo financeiro para um cliente
Pode enviar um resumo financeiro aos seus clientes. Esta função utiliza modelos de cartas financeiras criados em Configurações > Configurações de impressão > Resumos financeiros.
Para processar uma carta de resumo financeiro, selecione Iniciar o processo no canto superior direito, acima do relatório. Aparece um contador regressivo, mostrando o tempo que falta para selecionar as informações que pretende incluir na carta.
Selecione o intervalo de tempo para apresentar os clientes que têm faturas com vencimento nesse período.
No menu suspenso Registos por página abaixo da lista de clientes, selecione quantos registos pretende incluir em cada página. O menu da página mostra o número de páginas que a carta irá incluir com os filtros selecionados.
No botão Processo no menu de ações na parte inferior da página, selecione a carta financeira que pretende enviar. Se o menu de ações não estiver visível, certifique-se de que selecionou uma das opções do período no passo 2. A janela de pré-visualização da carta financeira é aberta, mostrando uma lista dos clientes para os quais a carta será enviada.
Nota: para processar uma carta de dívida, é necessário que um modelo de carta financeira esteja configurado primeiro. Se não existir um modelo disponível, é necessário criá-lo antes de prosseguir em Configurações > Configurações de impressão > Resumos financeiros.
Na janela de pré-visualização, selecione as opções de envio e impressão:
Pode imprimir a carta financeira para todos, enviar a carta por email apenas aos clientes que têm um endereço de email guardado e imprimir a carta para os restantes, ou imprimir a carta para todos e enviar um email aos que têm um endereço de email.
Pode anexar as faturas do período de tempo selecionado à carta.
Pode anexar uma Visão geral do tratamento ao email.
Para saber qual foi a última carta financeira que os clientes receberam, pode selecionar Marcar como processado. A carta é guardada nas notas dos clientes e na lista de comunicações no separador Comunicações da página do cliente.
A pré-visualização à direita mostra como ficará a carta financeira.
Selecione Processo.
Ao criar a carta, tenha em conta que a tabela no centro do documento mostra a lista de todas as faturas com vencimento no momento do relatório, incluindo as que vencem após o período de 30 dias.
Permissões de utilizador necessárias
Configurações > Utilizadores > Grupos de permissão
Para aceder ao relatório, os utilizadores precisam de permissões de 'ler' e 'escrever' para o respetivo grupo de permissão nas seguintes definições:
'Página de definições'
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'Relatórios Financeiros de Devedores e Credores' (para aceder apenas a este relatório específico)