Os relatórios de fim de dia (EOD) são usados para analisar as transações financeiras de vendas e os pagamentos que ocorreram durante o dia útil. Ajudam a verificar que o montante dos pagamentos recebidos corresponde ao que é reportado por.
O conteúdo dos relatórios de fim de dia é dinâmico. Isto significa que o conteúdo do relatório pode mudar depois de o relatório ser criado ou marcado como pronto para contabilidade, caso sejam criadas novas faturas ou pagamentos no intervalo de tempo do relatório. Um pagamento também pode aparecer em múltiplos relatórios se as horas de início e fim dos relatórios coincidirem.
1. Criar um relatório de fim de dia.
No Painel de controlo, selecione o botão Fim de dia no canto superior direito do ecrã.
Selecione o botão Criar novo relatório. Abre-se uma caixa de diálogo.
Em Transações para, selecione se pretende criar o relatório para as transações de Todos os utilizadores ou de um Utilizador selecionado. Um fluxo de trabalho comum é que cada funcionário de caixa ou estação de registo crie um relatório de fim de dia para a sua mudança no final do período de trabalho. Em alternativa, um relatório de fim de dia pode ser criado para cada dia de trabalho.
Selecione as Início da hora e Fim da hora para definir o intervalo de tempo do relatório. Também pode adicionar uma Descrição opcional.
Adicione o Montante inicial em numerário, o Montante final em numerário e quaisquer Levantamentos de numerário que tenham ocorrido durante o intervalo de tempo do relatório. Um levantamento de numerário é qualquer numerário removido da caixa; por exemplo, se um grande pagamento em numerário for removido para depósito antecipado, para manter a segurança e a segurança da caixa.
NOTA: Se a moeda da sua clínica estiver definida para euros, o calculador de moedas (a) está disponível no campo Montante final em numerário. Para calcular o total do numerário final, adicione os montantes usando os campos de moedas e notas e selecione Conjunto para inserir o total no campo Montante final em numerário.
Se existirem rascunhos de faturas no intervalo de tempo selecionado, estes são listados em Rascunho de faturas. Para abrir uma fatura, selecione o botão da seta (b) no final da linha da fatura. Tenha em atenção que dependendo das definições de reporte, pode não ser possível marcar o relatório como pronto para contabilidade se existirem rascunhos de faturas no intervalo de tempo do relatório.
Dependendo das definições de reporte, pode ser possível adicionar manualmente somas para métodos de pagamento diferentes em Total de somas dadas pelo utilizador. Pode usar isto para verificar quaisquer diferenças com os pagamentos adicionados.
Selecione Guardar. O relatório é gerado no separador Relatórios de fim de dia.
2. Rever o relatório de fim de dia.
Pode encontrar os relatórios de fim de dia criados no separador Relatórios de fim de dia. Para filtrar a lista, pode definir um intervalo de datas, selecionar os utilizadores cujas transações pretende ver e selecionar o estado do relatório de fim de dia ('Aberto', Pronto para contabilidade ou Reportado à contabilidade).
Para ver um relatório, selecione o botão do olho. Para editar as opções do relatório, selecione o botão do lápis. Para eliminar o relatório, selecione o botão do caixote do lixo. Os relatórios no estado 'aberto' podem ser editados ou eliminados.
O relatório mostra a seguinte informação:
Os separadores Pagamentos em numerário, Pagamentos com cartão e Todos os pagamentos mostram os pagamentos do intervalo de tempo selecionado por tipo de pagamento. Todos os pagamentos inclui também quaisquer outros métodos de pagamento para além dos pagamentos em numerário e com cartão.
Se a sua clínica utilizar Pay, o separador Pagamentos com Pay é apresentado em vez do separador de pagamentos com cartão. O separador mostra todos os pagamentos processados através de Pay.
O separador Correções mostra pagamentos de nota de crédito, transferências internas e pagamentos cancelados.
O separador Vendas mostra todas as faturas finalizadas e o saldo total das vendas. As faturas consolidadas não são incluídas, mas as faturas que fazem parte de faturas consolidadas são incluídas. Os valores de imposto sobre as vendas também são incluídos, e todos os totais são apresentados com e sem imposto sobre as vendas.
O separador Contas a receber mostra quaisquer faturas não pagas, incluindo faturas consolidadas.
O separador Pré-pagamentos usados mostra os pré-pagamentos que foram usados para pagar as faturas.
Se a sua inclui múltiplas localizações (locais) de clínicas e houve pagamentos entre localizações, a forma como estes pagamentos são apresentados nos seus relatórios depende das definições do sistema. Para mais informações, veja Cross Clinic Location Payments.
Dependendo das definições de reporte, pode ser possível fazer correções aos pagamentos no relatório usando o botão Correção; por exemplo, alterar o método de pagamento. Estas correções são apenas para fins de informação e não afetam pagamentos em faturas ou relatórios finalizados.
No fim da caixa de diálogo, pode encontrar um resumo completo dos pagamentos dos diferentes métodos de pagamento.
Pode imprimir um resumo do relatório com a informação selecionada usando as opções no menu de seta do botão Imprimir. Para imprimir o resumo com todos os pagamentos, selecione o botão Imprimir sem nenhuma opção no menu de seta.
3. Marcar o relatório de fim de dia como pronto para contabilidade.
Quando o relatório de fim de dia estiver pronto, selecione o botão Marcar como pronto para contabilidade na caixa de diálogo do relatório e confirme. O estado do relatório é atualizado e o relatório é apresentado no separador Pronto para contabilidade. Tenha em atenção que dependendo das definições de reporte, pode não ser possível marcar o relatório como pronto para contabilidade se existirem rascunhos de faturas no intervalo de tempo do relatório.
Para filtrar a lista de relatórios prontos para contabilidade, pode definir um intervalo de datas e selecionar os utilizadores cujas transações pretende ver. Pode abrir e ver relatórios prontos para contabilidade usando o botão do olho, mas não os pode editar nem eliminar. No entanto, pode selecionar o botão Repor o estado de aberto na caixa de diálogo do relatório para alterar novamente o estado do relatório para 'aberto' e, em seguida, editá-lo no separador Relatórios de fim de dia.
Os relatórios 'prontos para contabilidade' apresentam a mesma informação que os relatórios 'abertos' e as opções de impressão são igualmente as mesmas. Além disso, pode selecionar Imprimir o balanço. O balanço mostra as contas a receber e os pagamentos em Débito e todas as linhas de fatura agrupadas por número da conta, com o total de cada grupo em Crédito. Os pré-pagamentos são apresentados em Débito se o total do pré-pagamento for positivo (mais pré-pagamentos usados do que pré-pagamentos adicionados) e em Crédito se for negativo (mais pré-pagamentos adicionados do que pré-pagamentos usados).
Pagamentos não incluídos nos relatórios de fim de dia
Os pagamentos de faturas e os pré-pagamentos que atualmente não estão incluídos em nenhum relatório Fim de dia são apresentados no separador Pagamentos não incluídos nos relatórios de fim de dia no lado direito da página Relatórios de fim de dia. Esta lista inclui todos os pagamentos no seu sistema que não foram incluídos no intervalo de datas e de hora e nos filtros de utilizador em quaisquer dos seus relatórios de fim de dia atualmente guardados. Por exemplo, se o intervalo de tempo de um relatório não abranger todas as transações do dia, ou se as transações de algum utilizador não estiverem incluídas num relatório, estes pagamentos são apresentados na lista.
Recomenda-se que revise regularmente o separador Pagamentos não incluídos nos relatórios de fim de dia para verificar que todos os pagamentos são considerados nos relatórios de fim de dia.
Pode filtrar a lista de pagamentos por intervalo de datas e incluir ou excluir utilizadores.
Definições relacionadas
Configurações > Geral > Localização da clínica > Definições de reporte
Ativar o utilizador para inserir valores para cada método de pagamento: quando selecionado, os utilizadores podem adicionar manualmente somas para métodos de pagamento diferentes nos relatórios de fim de dia para verificar quaisquer diferenças com os pagamentos adicionados.
Ativar correções de pagamento nos relatórios de fim de dia: quando selecionado, os utilizadores podem fazer correções aos pagamentos nos relatórios de fim de dia. Estas correções são apenas para fins de informação e não afetam pagamentos em faturas ou relatórios finalizados.
Não permita o fecho do relatório de fim de dia se existirem rascunhos de faturas no período de tempo selecionado: quando selecionado, os relatórios de fim de dia não podem ser marcados como pronto para contabilidade se existirem rascunhos de faturas no intervalo de tempo selecionado para o relatório.
Use o último fim do dia do relatório como a hora de início padrão: quando selecionado, a hora Data de fim do último relatório de fim de dia é adicionada automaticamente como a hora Data de inicio padrão do próximo relatório de fim de dia. A data pode ser alterada.
Para incluir números de conta nas exportações XLS do relatório de contabilidade, pode adicioná-los aos seguintes campos de conta:
Relatório de fim de dia: Número da conta de caixa
Relatório de fim de dia: Número da conta do cartão
Relatório de fim de dia: Número da conta bancária
Relatório de fim de dia: Número da conta móvel
Relatório de fim de dia: Número da conta do cheque
Relatório de fim de dia: Número da conta do voucher
Relatório de fim de dia: Número da conta do cartão presente
Relatório de fim de dia: Número da conta de financiamento da empresa
Configurações > Utilizadores > Grupos de permissão
Relatórios de fim de dia e contabilísticos: esta definição controla a disponibilidade da funcionalidade de relatório de fim de dia para grupos de permissão de utilizadores.