Os relatórios de Fim de Dia (EOD) são utilizados para analisar transações financeiras de vendas e pagamentos realizados durante o dia de atividade. Ajudam a verificar se o montante dos pagamentos recebidos corresponde ao que é reportado pela Provet.
O conteúdo dos relatórios de Fim de Dia é dinâmico. Isso significa que o conteúdo do relatório pode mudar depois de o relatório ter sido criado ou marcado como pronto para contabilidade, caso sejam criadas novas faturas ou pagamentos para o intervalo de tempo do relatório. Um único pagamento também pode aparecer em vários relatórios, se as horas de início e fim dos relatórios se sobrepuserem.
1. Criar um Relatório de Fim de Dia
No Painel de controlo, selecione o botão Fim de dia no canto superior direito do ecrã.
Selecione o botão Criar novo relatório. É aberta uma caixa de diálogo.
Em Transações para, selecione se pretende criar o relatório para as transações de Todos os utilizadores ou de um Utilizador selecionado. Um fluxo de trabalho comum é cada funcionário de caixa ou cada estação de registo criar um relatório de Fim de Dia para o seu turno no final do período de trabalho. Em alternativa, pode ser criado um relatório de Fim de Dia para cada dia de trabalho.
Selecione Início da hora e Fim da hora para definir o intervalo de tempo do relatório. Também pode adicionar uma Descrição opcional.
Adicione o Montante inicial em numerário, Montante final em numerário e quaisquer Levantamentos de numerário que tenham ocorrido durante o intervalo de tempo do relatório. Um levantamento de numerário é qualquer numerário retirado da caixa; por exemplo, se um pagamento em numerário elevado foi removido para depósito antecipado, de forma a manter a segurança e a segurança operacional da caixa.
NOTA: Se a moeda da sua clínica estiver definida para euros, o calculador de moedas (a) está disponível no campo Montante final em numerário. Para calcular a soma final em numerário, adicione os montantes usando os campos de moedas e notas e selecione Conjunto para inserir o total no campo Montante final em numerário.
Se existirem faturas em rascunho no intervalo de tempo selecionado, elas são listadas em Rascunho de faturas. Para abrir uma fatura, selecione o botão de seta (b) no final da linha da fatura. Note que dependendo das definições de reporte, pode não ser possível marcar o relatório como pronto para contabilidade se existirem rascunhos de faturas no intervalo de tempo do relatório.
Dependendo das definições de reporte, poderá adicionar manualmente somas para diferentes métodos de pagamento em Total de somas dadas pelo utilizador. Pode usar isto para verificar quaisquer diferenças com pagamentos adicionados à Provet.
Selecione Guardar. O relatório é gerado no separador Relatórios de fim de dia.
2. Rever o Relatório de Fim de Dia
Pode encontrar os relatórios de Fim de Dia criados no separador Relatórios de fim de dia. Para filtrar a lista, pode definir um intervalo de datas, selecionar os utilizadores cujas transações pretende ver e selecionar o estado do relatório de Fim de Dia ('Aberto', Pronto para contabilidade ou Reportado à contabilidade).
Para ver um relatório, selecione o botão do olho. Para editar as opções do relatório, selecione o botão do lápis. Para eliminar o relatório, selecione o botão do caixote do lixo. Os relatórios com o estado 'aberto' podem ser editados ou eliminados.
O relatório apresenta as seguintes informações:
Os separadores Pagamentos em numerário, Pagamentos com cartão e Todos os pagamentos mostram os pagamentos do intervalo de tempo selecionado por tipo de pagamento. Todos os pagamentos inclui também quaisquer outros métodos de pagamento, além de pagamentos em numerário e com cartão.
Se a sua clínica utiliza Provet Pay, o separador Pagamentos Provet Pay é apresentado em vez do separador de pagamentos com cartão. O separador mostra todos os pagamentos processados através de Provet Pay.
O separador Correções mostra pagamentos com nota de crédito, transferências internas e pagamentos cancelados.
O separador Vendas mostra todas as faturas finalizadas e o saldo total das vendas. As faturas consolidadas não são incluídas, mas as faturas que fazem parte de faturas consolidadas estão incluídas. Os montantes de imposto sobre as vendas também são incluídos, e todos os totais são apresentados com e sem imposto sobre as vendas.
O separador Contas a receber mostra quaisquer faturas não pagas, incluindo faturas consolidadas.
O separador Pré-pagamentos usados mostra os pré-pagamentos que foram utilizados para pagar faturas.
Se a sua Provet inclui múltiplas localizações de clínicas e houve pagamentos entre localizações, a forma como esses pagamentos aparecem nos seus relatórios depende das definições do seu sistema. Para mais informações, veja Pagamentos entre localizações de clínicas.
Dependendo das definições de reporte, poderá fazer correções aos pagamentos no relatório usando o botão Correção; por exemplo, alterar o método de pagamento. Estas correções servem apenas para fins informativos e não afetam pagamentos em faturas ou relatórios finalizados.
No fundo da caixa de diálogo, encontra um resumo completo dos diferentes métodos de pagamento.
Pode imprimir um resumo do relatório com as informações selecionadas usando as opções no menu de setas do botão Imprimir. Para imprimir o resumo com todos os pagamentos, selecione o botão Imprimir sem qualquer opção no menu de setas.
3. Marcar o Relatório de Fim de Dia como Pronto para Contabilidade
Quando o relatório de Fim de Dia estiver pronto, selecione o botão Marcar como pronto para contabilidade na caixa de diálogo do relatório e confirme. O estado do relatório é atualizado e o relatório é apresentado no separador Pronto para contabilidade. Note que dependendo das definições de reporte, pode não ser possível marcar o relatório como pronto para contabilidade se existirem rascunhos de faturas no intervalo de tempo do relatório.
Para filtrar a lista de relatórios prontos para contabilidade, pode definir um intervalo de datas e selecionar os utilizadores cujas transações pretende ver. Pode abrir e visualizar relatórios prontos para contabilidade usando o botão do olho, mas não pode editá-los nem eliminá-los. No entanto, pode selecionar o botão Repor o estado de aberto na caixa de diálogo do relatório para alterar o estado do relatório de volta para 'aberto' e, em seguida, editá-lo novamente no separador Relatórios de fim de dia.
Os relatórios 'prontos para contabilidade' apresentam a mesma informação que os relatórios 'abertos' e as opções de impressão também são as mesmas. Além disso, pode selecionar Imprimir o balanço. O balanço mostra as contas a receber e os pagamentos em Débito e todas as linhas de faturação agrupadas por número da conta, com a soma total de cada grupo em Crédito. Os pré-pagamentos são apresentados em Débito se a soma do pré-pagamento for positiva (mais pré-pagamentos usados do que adicionados) e em Crédito se for negativa (mais pré-pagamentos adicionados do que usados).
Pagamentos Não Incluídos nos Relatórios de Fim de Dia
Os pagamentos de faturas e os pré-pagamentos que neste momento não estão incluídos em nenhum relatório Fim de dia são apresentados no separador Pagamentos não incluídos nos relatórios de fim de dia na parte direita da página Relatórios de fim de dia. Esta lista inclui todos os pagamentos no seu sistema que não foram incluídos no intervalo de data e hora e nos filtros de utilizador em nenhum dos seus relatórios de Fim de Dia atualmente guardados. Por exemplo, se o intervalo de tempo de um relatório não abranger todas as transações do dia, ou se as transações de algum utilizador não estiverem incluídas num relatório, esses pagamentos são apresentados na lista.
Recomenda-se que reveja periodicamente o separador Pagamentos não incluídos nos relatórios de fim de dia para verificar que todos os pagamentos estão contabilizados nos relatórios de Fim de Dia.
Pode filtrar a lista de pagamentos por intervalo de datas e incluir ou excluir utilizadores.
Definições Relacionadas
Nota: Para aceder a Configurações, selecione o nome da localização da clínica no canto superior esquerdo e, em seguida, selecione Configurações no menu que é aberto. Note que Configurações é apenas visível para utilizadores com as permissões adequadas. Se não vir Configurações, contacte o administrador da sua clínica para verificar o seu acesso.
Configurações > Geral > Localização da clínica > Definições de reporte
Ativar possibilidade do utilizador inserir valores para cada método de pagamento: Quando selecionado, os utilizadores podem adicionar manualmente somas para diferentes métodos de pagamento nos relatórios de Fim de Dia para verificar quaisquer diferenças com pagamentos adicionados à Provet.
Ativar correções de pagamento nos relatórios de fim de dia: Quando selecionado, os utilizadores podem fazer correções aos pagamentos nos relatórios de Fim de Dia. Estas correções servem apenas para fins informativos e não afetam pagamentos em faturas ou relatórios finalizados.
Não permitir o fecho do relatório de fim de dia se existirem rascunhos de faturas no período de tempo selecionado: Quando selecionado, os relatórios de Fim de Dia não podem ser marcados como pronto para contabilidade se existirem rascunhos de faturas no intervalo de tempo selecionado para o relatório.
Usar a hora de fim do último relatório de fim de dia como hora de início predefinida: Quando selecionado, o horário Data de fim do último relatório de Fim de Dia é adicionado automaticamente como hora de Data de inicio predefinida para o próximo relatório de Fim de Dia. A data pode ser alterada.
Para incluir números de conta nas exportações XLS do relatório de contabilidade, pode adicioná-los nos seguintes campos de conta:
Relatório de fim de dia: Número da conta de caixa
Relatório de fim de dia: Número da conta do cartão
Relatório de fim de dia: Número da conta bancária
Relatório de fim de dia: Número da conta móvel
Relatório de fim de dia: Número da conta do cheque
Relatório de fim de dia: Número da conta do voucher
Relatório de fim de dia: Número da conta do cartão presente
Relatório de fim de dia: Número da conta de financiamento da empresa
Configurações > Utilizadores > Grupos de permissão
Relatórios de fim de dia e de contabilidade: Esta definição controla a disponibilidade da funcionalidade do relatório de Fim de Dia para os grupos de permissões de utilizador.