Os lembretes automáticos são acionados e enviados com base em regras de lembretes. Pode criar regras de lembretes para serviços de exame, vacinação, análises de sangue, vários diagnósticos, injeções de rotina ou outros serviços profissionais. As condições da regra acionam automaticamente um lembrete para o próximo serviço com Next due e enviam-no ao cliente de acordo com o calendário de envio definido.
Nota: A interface de criação de regras de lembretes descrita neste artigo pode ser diferente do que vê no seu ambiente. Ainda assim, pode aceder a todas as regras de lembretes em Settings > Lists & Templates > Reminders.
Certifique-se de que as regras de lembretes são suficientemente específicas para serem relevantes para o serviço, mas não tão específicas que o cenário nunca se aplique. Além disso, verifique se não existem regras sobrepostas ou duplicadas, pois isso pode causar confusão desnecessária.
Criar uma regra de lembrete automático
Nota: Antes de criar regras automáticas de lembretes, certifique-se de que criou as templates de lembretes necessárias para as mensagens de lembrete. As templates são usadas nas definições da regra de lembrete.
Aceda à secção Settings > Lists & Templates > Reminders > Automatic reminder creation rules e selecione Add.
Em Trigger workflow, selecione se o lembrete é criado através de consultations, counter sales ou de ambos. Também pode selecionar patient creation se o lembrete deve ser acionado quando um novo paciente é criado.
Em Trigger event, selecione se o lembrete é criado quando um item definido nas condições da regra é adicionado ou quando a fatura da consulta ou da venda de balcão é finalizada.
Selecione Next.
Em Condition logic, selecione se o lembrete é criado quando todas as condições são cumpridas ou quando pelo menos uma condição é cumprida. Se não for cumprida nenhuma condição, nenhum lembrete é criado.
Defina pelo menos uma condição preenchendo os campos seguintes:
Condition: item, espécies do paciente, idade do paciente em meses, diagnóstico de consulta ou quantidade de consultas no paciente.
Comparison: o operador depende da condição selecionada.
Value: por exemplo, um item de vacinação ou «cat» como espécie do paciente.
Example
Definir a condição para Item In Procedure: Exam, annual envia um lembrete ao cliente quando o animal de estimação está com o exame anual em atraso. Ver mais exemplos de regras.
Para adicionar mais condições, selecione + Add condition. Para remover uma condição, selecione o botão do caixote do lixo no fim da linha da condição.
Nota: Para itens de vacinação, ligue o procedimento de vacinação e não o item de medicamento. Cada regra deve incluir pelo menos uma condição.
Opcionalmente, para definir condições ao abrigo das quais um lembrete pendente é pausado automaticamente ou cancelado permanentemente, ative o alternador Pause/Cancel conditions. Em Action type, selecione Pause condition para pausar temporariamente o lembrete ou Pause and cancel condition para cancelá-lo permanentemente. Defina o seguinte para cada condição:
Condition: motivo da consulta, grupo de motivos da consulta ou item.
Comparison: o operador depende da condição selecionada.
Value: o motivo da consulta, grupo ou item específico.
Para adicionar mais condições de pausa ou cancelamento, selecione + Add condition. Para remover uma condição, selecione o botão do caixote do lixo no fim da linha da condição.
Nota: O Provet verifica as condições de pausa quando uma appointment ou uma consulta é criada, ou quando um item é adicionado a uma consulta ou fatura. As condições de pausa e cancelamento também são verificadas quando uma consulta ou fatura é finalizada.
Selecione Next.
Em Service due date, indique quantos dias após o evento de acionamento o serviço vence.
Em Reminder send method, selecione email, SMS, correio ou external.
Pode usar a opção Mail como um lembrete interno para contactar o cliente de alguma outra forma, por exemplo, por telefone. Se quiser enviar uma carta de lembrete por correio, tenha em atenção que é necessário imprimir a carta separadamente, por exemplo, a partir de um formulário de paciente do Word ou PDF.
Se usar um serviço externo de terceiros integrado para o envio de lembretes, selecione External.
Na lista pendente de Reminder template, selecione a template a usar para a mensagem de lembrete.
Em Reminder send time, selecione quantos dias antes ou depois da data de vencimento do serviço o lembrete é enviado.
Para adicionar mais lembretes à mesma regra, selecione + Add reminder. Pode adicionar até 10 lembretes por regra, cada um com o seu próprio método de envio, template e hora de envio.
Para definir lembretes para se repetirem automaticamente, ative o alternador Recur reminders e configure o seguinte:
Recur frequency: selecione com que frequência os lembretes repetem; Daily, Weekly, Monthly ou Yearly.
Recur every: indique o número de dias entre cada repetição.
Recur for: indique quantas vezes o lembrete deve repetir.
Selecione Next.
Em Rule name, adicione um nome para a regra de lembrete.
Em Status, selecione se a regra deve estar Active ou Inactive.
Na lista pendente Overrides (opcional), selecione quaisquer regras de lembretes existentes que esta regra deva substituir quando ambas as regras se aplicarem. Isto evita o envio duplicado de lembretes para os clientes.
Example
Uma vacina contra raiva pode ser válida por 1 ano ou por 3 anos. Se um paciente receber uma vacina de 3 anos e usar o mesmo item de procedimento de vacinação para ambas as durações, a regra de lembrete de 3 anos substitui a regra de 1 ano. Adicione a regra de 1 ano no campo Overrides da regra de 3 anos. Veja também Vaccine Reminders.
Revise todas as definições e selecione Create rule.
A regra é adicionada para a localização da clínica atualmente ativa. Para ver todas as regras de todas as localizações da clínica, selecione a opção vazia na lista Clinic location no topo da secção List & templates > Reminders.
Para editar ou eliminar uma regra automática de lembrete, selecione o botão de lápis ou do caixote do lixo no fim da linha da regra.