Os clientes têm o direito de apresentar vários pedidos relativamente aos dados pessoais que a sua organização recolhe e processa, muitas vezes com base nos regulamentos do RGPD (GDPR). Esses pedidos podem incluir, entre outros, o direito ao apagamento (ser “esquecido”), a retificação (correção) e a portabilidade dos dados (exportar dados).

Este artigo descreve as funcionalidades da Provet que pode utilizar para gerir pedidos de dados do cliente.

Nota: Este artigo explica como utilizar as funcionalidades da Provet que podem ajudá-lo a responder a pedidos de dados do cliente. Este conteúdo tem apenas fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico nem um guia completo da legislação de proteção de dados. As exigências de proteção de dados variam consoante a jurisdição e estão sujeitas a alterações. A sua organização é responsável pelas rotinas de recolha, processamento e armazenamento de dados, bem como pela conformidade legal, e deve procurar aconselhamento jurídico independente quando necessário.

O cliente tem o direito de solicitar a eliminação permanente dos seus dados pessoais em determinadas circunstâncias. No entanto, as clínicas veterinárias devem cumprir outras obrigações legais, como manter registos por um número especificado de anos para a dispensa de medicamentos ou para conformidade financeira. Quando é apresentado um pedido de eliminação, a sua organização deve utilizar as suas próprias obrigações legais e regulamentares para determinar quais partes do registo devem ser mantidas e quais podem ser eliminadas. Precisa de permissões de utilizador de administrador para eliminar um cliente.

Para eliminar permanentemente um cliente (se os requisitos legais o permitirem), consulte Edit, Archive and Delete a Client para instruções detalhadas.

Para remover os dados pessoais de muitos clientes inativos num único processo, consulte Anonymize Inactive Client Data for GDPR Compliance.

A opção Delete client está indisponível se o cliente tiver Consultas ativas, dívida pendente, ou se os dados da consulta ou da fatura forem mais recentes do que o período de conservação especificado pela organização.

Está a ser introduzida uma nova página GDPR & data retention, pelo que a definição dos períodos de conservação depende da sua organização:

Os nomes dos campos são iguais em qualquer caso: Consultation data retention period e Invoice data retention period.

O cliente pode solicitar a correção ou atualização dos seus dados pessoais, como alterar um apelido ou um endereço.

Para atualizar as informações pessoais de um cliente, consulte Edit, Archive and Delete a Client.

As clínicas devem ser transparentes quanto aos dados que recolhem e ao motivo pelo qual os processam. Na Provet, pode registar que informou o cliente sobre isso, se necessário para as suas rotinas de recolha de dados.

Custom Fields

Para lembrar o pessoal de informar os novos clientes sobre o tratamento de dados, pode criar um campo personalizado nos detalhes do cliente, como uma caixa de seleção obrigatória ou um campo de texto, visível quando regista um novo cliente. Para obter mais informações sobre campos personalizados, consulte Create a Custom Field.

Forms and E-signature

Pode utilizar PDF and Word forms para disponibilizar aos seus clientes informações de recolha de dados ou formulários de consentimento.

Online Booking

Para informar os clientes sobre como e por que razão as informações privadas são tratadas durante a Reserva online, adicione a informação no campo Information nas Definições de reservas online: Settings > General > Clinic location > Online booking.

O texto do Information Field é exibido na página inicial da interface de marcação online. Aqui pode fornecer aos seus clientes informações essenciais sobre a sua Reserva online, mas também incluir uma mensagem a direcionar os clientes para recursos relevantes (por exemplo, o seu website) para obter informações detalhadas sobre temas como GDPR e políticas de recolha de dados.

Para obter mais informações, consulte Overview of Online booking.

Se um cliente solicitar uma cópia dos seus registos ou pedir que transfira os seus dados para outro fornecedor, pode gerar essa informação utilizando várias ferramentas na Provet.

Full Patient History and Financial Data Export

O registo específico do paciente mais completo é o histórico completo do paciente, que pode ser enviado por email diretamente ao cliente. Este inclui tudo o que está relacionado com esse paciente na Provet. Também pode incluir todas as faturas e recibos associados (dados financeiros) no mesmo email. Estes documentos também conterão informações sobre o cliente. Consulte View, print and email patient history para mais informações.

Exporting Client Information

Pode exportar uma folha de cálculo com informações do cliente que inclui todos os detalhes guardados, como número de telefone, endereço de email e endereço postal. Também pode incluir informações sobre preferências de comunicação:

Será criada uma lista com todos os clientes e será necessário extrair as informações específicas do cliente a partir do ficheiro.

Para aceder às definições, precisa de determinadas user permissions.

Pode gerir como os clientes recebem comunicações externas (por exemplo, marketing ou newsletters) criando preferências de comunicação. O pessoal da clínica deve ajustar manualmente as preferências de comunicação de um cliente para confirmar o consentimento e desativar quaisquer canais pelos quais o cliente não pretende receber mensagens.

Para ativar a definição de preferências de comunicação:

Para obter mais informações, consulte Set up communication preferences.