Os clientes têm o direito de apresentar vários pedidos relativamente aos dados pessoais que a sua organização recolhe e trata, muitas vezes com base nos regulamentos do GDPR. Estes pedidos podem incluir, entre outros, o direito ao apagamento (ser esquecido), a retificação (correção) e a portabilidade de dados (exportação de dados).
Este artigo descreve as funções da Provet que pode utilizar para gerir pedidos de dados dos clientes.
Nota: Este artigo explica como utilizar funcionalidades da Provet que podem ajudá-lo a responder a pedidos de dados dos clientes. Este conteúdo tem apenas fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico, nem um guia completo da legislação de proteção de dados. As exigências de proteção de dados variam entre jurisdições e estão sujeitas a alterações. A sua organização é responsável pelas rotinas próprias de recolha, processamento e armazenamento de dados e pela conformidade legal, devendo procurar aconselhamento jurídico independente quando necessário.
O Direito ao Apagamento: Eliminar um Cliente
Um cliente tem o direito de solicitar a eliminação permanente dos seus dados pessoais em determinadas circunstâncias. No entanto, as clínicas veterinárias devem cumprir outras obrigações legais, como a retenção de registos por um número de anos especificado para a dispensa de medicamentos ou para conformidade financeira. Quando é apresentado um pedido de eliminação, a sua organização deve utilizar as suas próprias obrigações legais e regulamentares para determinar quais as partes do registo que precisam de ser mantidas e quais podem ser eliminadas. Precisa de permissões de utilizador de administrador para eliminar um cliente.
Para eliminar permanentemente um cliente (se os requisitos legais permitirem), consulte Edit, Archive and Delete a Client para instruções detalhadas.
A opção Delete client está indisponível se o cliente tiver consultas ativas, dívida em aberto, ou se os dados da consulta ou da fatura forem mais recentes do que o período de conservação especificado pela organização.
Os períodos de conservação são definidos em: Settings > Organization > Organization Settings > Consultation data retention period ou Invoice data retention period.
Retificação: Corrigir Dados do Cliente
Um cliente pode solicitar a correção ou atualização dos seus dados pessoais, como a alteração de um apelido ou de um endereço.
Para atualizar as informações pessoais de um cliente, consulte Edit, Archive and Delete a Client.
Transparência: Informar os Clientes sobre a Recolha de Dados
As clínicas devem ser transparentes quanto aos dados que recolhem e ao motivo pelo qual os tratam. No Provet, pode registar que informou o cliente sobre isso, se necessário para as suas rotinas de recolha de dados.
Campos personalizados
Para lembrar o pessoal de informar os novos clientes sobre o tratamento de dados, pode criar um campo personalizado nos detalhes do cliente, como uma caixa de verificação obrigatória ou um campo de texto, visível ao registar um novo cliente. Para mais informações sobre campos personalizados, consulte Create a Custom Field.
Formulários e Assinatura eletrónica
Pode utilizar PDF and Word forms para fornecer informações de recolha de dados ou formulários de consentimento aos seus clientes.
Crie formulários para serem guardados na página do cliente.
Use e-signatures with forms para recolher assinaturas dos clientes eletronicamente.
Marcação online
Para informar os clientes sobre como e por que razão as informações privadas são tratadas durante a marcação online, adicione a informação no campo Information nas definições de marcação online: Settings > General > Clinic location > Online booking.
O texto do Information Field é apresentado na página inicial da interface de marcação online. Aqui pode fornecer aos seus clientes informações essenciais sobre a sua marcação online, mas também incluir uma mensagem que direcione os clientes para recursos relevantes (por exemplo, o seu site) para obter informações detalhadas sobre temas como o GDPR e as políticas de recolha de dados.
Para mais informações, consulte Overview of Online booking.
Portabilidade de Dados: Exportar Dados do Cliente
Se um cliente solicitar uma cópia dos seus registos ou pedir que transfira os seus dados para outro fornecedor, pode gerar essa informação utilizando várias ferramentas no Provet.
Exportação completa do histórico do paciente e dos dados financeiros
O registo específico do paciente mais completo é o histórico completo do paciente, que pode ser enviado por email diretamente ao cliente. Isto inclui tudo o que está relacionado com esse paciente no Provet. Também pode incluir todas as faturas e recibos associados (dados financeiros) no mesmo email. Estes documentos também conterão informações sobre o cliente. Consulte View, print and email patient history para mais informações.
Exportar informações do cliente
Pode exportar uma folha de cálculo com informações do cliente que inclui todos os detalhes guardados, como número de telefone, endereço de email e endereço postal. Também pode incluir informações sobre preferências de comunicação:
Vá a Settings > Import & Export > Export.
Em Health models, selecione client, juntamente com a opção clientcommunicationpreferences e clientcommunicationpreferencerow.
Será criada uma lista de todos os clientes e terá de extrair as informações específicas do cliente a partir do ficheiro.
Para aceder às definições, precisa de determinadas user permissions.
Gerir Preferências de Comunicação e Exclusões de Marketing
Pode gerir como os clientes recebem comunicações externas (por exemplo, marketing ou newsletters) criando preferências de comunicação. O pessoal da clínica tem de ajustar manualmente as preferências de comunicação de um cliente para confirmar o consentimento e desativar quaisquer canais pelos quais o cliente não pretenda receber mensagens.
Para ativar a definição de preferências de comunicação:
Vá a Settings > General > Organization > Communication preferences > Enable communication preferences.
Para mais informações, consulte Set up communication preferences.