Konsultasjonsrapporten gir deg oversikt over hvordan konsultasjonene på klinikken forløper. Den viser hvor lenge kundene venter, hvor lang tid konsultasjonene tar, hvor mye de gir i inntekter, og hvor mange kunder som kommer for første gang. Rapporten grupperer og summerer tallene for deg, så du slipper å eksportere dataene og sette dem sammen på nytt i et regneark. Den erstatter den gamle rapporten Antall konsultasjoner. Du finner den under Rapportering > Rapporter > Konsultasjoner.
Åpne konsultasjonsrapporten
Du må ha tillatelsen Rapporter om praksisens ytelse i tillatelsesgruppen Rapportering. Rollene Admin, Manager og Reports har denne tillatelsen som standard. Hvis du ikke ser rapporten, kan du be administratoren for klinikken om å sjekke tillatelsene dine. Du trenger ikke å konfigurere noe mer.
Slik åpner du rapporten:
Velg Rapportering > Rapporter i sidepanelet til venstre.
Velg Konsultasjoner i rapportlisten.
Rapporten åpnes på fanen Konsultasjoner.
Rapporten har tre faner:
Konsultasjoner viser selve rapporten.
Planlagt viser eksportene du har planlagt.
Delt viser rapportene som er sendt på e-post.
Når dataene oppdateres
Rapporten bruker ikke oppdaterte konsultasjonsdata i sanntid. Dataene oppdateres to ganger om dagen, og tidspunktene vises øverst til høyre i rapporten. Konsultasjoner som registreres etter siste oppdatering, vises etter neste oppdatering. Bruk kalenderen og konsultasjonslistene for å se hva som skjer akkurat nå.
Dette viser nøkkeltallene
Syv tall vises over tabellen. Alle beregnes på nytt når du endrer filtrene.
Nøkkeltall | Dette viser tallet |
Totalt antall konsultasjoner | Hvor mange konsultasjoner som samsvarer med filtrene |
Median ventetid | Ventetiden midt mellom innsjekking og start |
Median varighet | Varigheten midt i tidsrommet for en konsultasjon |
Median total tid | Tiden midt i tidsrommet fra innsjekking til utskriving |
Samlet omsetning | Brutto fakturert beløp for konsultasjonene som samsvarer med filtrene |
Gjennomsnittlig omsetning | Brutto fakturert beløp per konsultasjon |
Andel førstegangskunder | Andelen konsultasjoner med en kunde som kommer for første gang |
Merknad: De tre tidsverdiene er medianer, ikke gjennomsnitt. Noen få konsultasjoner som står åpne i flere uker, kan trekke gjennomsnittet langt unna det som er vanlig på en typisk dag. Medianen gir et mer representativt bilde.
Velg Grupper etter og deretter Veterinær for å se tallene for hver veterinær. Andelen kunder som kommer tilbake, er 100 % minus andelen førstegangskunder.
Start med en lagret visning
Rapporten inneholder seks visninger. Hver visning er et sett med filtre du ellers måtte ha satt opp selv.
Visning | Dette vises |
Standard | Konsultasjoner fra de siste 30 dagene |
Kunder som kommer for første gang (siste 30 dager) | Bare kunder som kommer for første gang, gruppert etter veterinær |
Lang ventetid | Ventetid over 20 minutter, lengste først |
Omsetning per avdeling (siste 30 dager) | Siste 30 dager, gruppert etter avdeling |
Ikke-fakturerte konsultasjoner | Konsultasjoner uten faktura, nyeste først |
Konsultasjoner i dag | Konsultasjoner med dato i dag |
Hvis du vil beholde din egen versjon av en visning, endrer du filtrene og velger Lagre visning helt til høyre blant visningsfanene. Velg + på slutten av visningsfanene for å opprette en ny visning.
Grupper og velg kolonner
Velg Vis, den første knappen på verktøylinjen over tabellen. Her finner du to funksjoner:
Grupper etter viser summer i stedet for en liste, for eksempel gruppert etter veterinær eller avdeling. Standardvalget er Ingen.
Administrer kolonner lar deg søke i kolonnelisten og vise eller skjule kolonner.
Fire nyttige kolonner er skjult til du slår dem på under Administrer kolonner:
Total tid
Hjemsendelsestid
Skrevet ut
Betalt beløp
Filtrer rapporten
Som standard viser rapporten konsultasjoner fra de siste 30 dagene. Dette angis av filteret Konsultasjonsdato er Siste 30 dager. Velg + Legg til filter for å legge til et filter, eller Tilbakestill filtre for å fjerne alle filtrene.
Du kan filtrere på følgende:
Konsultasjonsdato
Avdeling
Veterinær
Konsultasjonsstatus
Pasienttype
Kundetype
Kunde som kommer for første gang
Konsultasjonstype
Betalingsstatus
Har faktura
Årsak
Avtaletype
Ventetid over (min.)
Planlegg rapporten
Du kan få rapporten tilsendt etter en fast plan, i stedet for å eksportere den manuelt. Slik planlegger du rapporten:
Velg Plan øverst til høyre.
Angi Startdato og Tid. Tidssonen din vises under klokkeslettet.
Velg en Frekvens.
Velg CSV-fil eller XLSX-regneark under Eksportformat.
La Bruk filter på rapporten være valgt for å bruke filtrene du har angitt. Antall filtre som brukes, vises under.
Kontroller panelet Gjennomgå. Der vises planen med vanlig tekst og de tre neste datoene rapporten sendes.
Velg Opprett plan.
Planen vises på fanen Planlagt. Der kan du søke etter planer og filtrere dem på Aktiv eller Pauset.
Eksporter og del rapporten
Velg Eksport øverst til høyre for å laste ned rapporten med filtrene som er valgt nå.
Velg Dele øverst til høyre for å sende rapporten på e-post. Rapportene du sender, vises på fanen Delt. Der kan du søke etter e-postadresse og filtrere på Sendt, Venter eller Mislyktes.
Slik måles konsultasjonstidene
Alle tidsverdiene beregnes ut fra fire tidspunkter som registreres for konsultasjonen: Sjekket inn, Startet, Ferdig og Skrevet ut. Hver verdi viser tidsrommet mellom to av tidspunktene.
Tidsverdi | Fra | Til |
Ventetid | Sjekket inn | Startet |
Varighet | Startet | Ferdig |
Hjemsendelsestid | Ferdig | Skrevet ut |
Total tid | Sjekket inn | Skrevet ut |
Merknad: En tidsverdi vises ikke hvis ett av de to tidspunktene mangler. Konsultasjoner uten timeavtale og telefonkonsultasjoner blir ofte aldri sjekket inn eller startet, og ventetiden vises derfor ikke i stedet for å vise null. Hvis klinikken ikke sjekker inn pasienter, vises det ingen ventetid for noen konsultasjoner. Dette skyldes måten konsultasjonene registreres på, og er ikke en feil i rapporten.
Omsetningstallene er bruttobeløp
Samlet omsetning og gjennomsnittlig omsetning viser brutto fakturert beløp knyttet til konsultasjonen, uavhengig av betalingsstatus. Rabatter og kreditnotaer trekkes ikke fra. Et omsetningstall betyr ikke at konsultasjonen er betalt. Legg til filteret Betalingsstatus for å avgrense listen etter betalingsstatus.
Slik telles kunder som kommer for første gang
En kunde regnes som førstegangskunde hvis det ikke finnes noen tidligere konsultasjon registrert på tidspunktet for konsultasjonen. Det er bare konsultasjonshistorikken som teller. En kunde som har kjøpt produkter, men aldri hatt en konsultasjon, regnes derfor fortsatt som førstegangskunde. Hvis klinikken har migrert til Provet, går historikken bare tilbake til de migrerte konsultasjonsdataene.
Dette vises ikke i rapporten
Konsultasjonsrapporten viser ikke:
diagnoser eller behandlingsresultater
data i sanntid, fordi tallene oppdateres til de angitte tidspunktene
hvordan en timeavtale ble bestilt
koblinger mellom en konsultasjon og oppfølgingsbesøk
Bytt tilbake til den gamle rapporten
Den gamle rapporten Antall konsultasjoner er fortsatt tilgjengelig. Åpne den ved å velge knappen med tre prikker (⋯) øverst til høyre i konsultasjonsrapporten og deretter velge Bytt til gammel rapport.