Kjøttvis anonymisering fjerner permanent personopplysningene til inaktive kunder, for GDPR-forespørsler om sletting og regler for lagring av data. Den behandler mange kunder i én kjøring, i stedet for én kunde om gangen. Funksjonen rulles gradvis ut, og GDPR & data retention vises i Settings når den er aktivert for organisasjonen din.
Merk: Anonymisering kan ikke angres. Når en kjøring er ferdig, er de fjernede personopplysningene borte permanent. Les hele denne artikkelen før du kjører kjøttvis anonymisering for første gang.
Tillatelser for kjøttvis anonymisering
Kjøttvis anonymisering krever bestemte brukertillatelser. Som standard er dette bare satt opp for tillatelsesgruppen «Administrator».
Tre tillatelser styrer hvem som kan se og kjøre en anonymisering:
Settings page: Read — nødvendig for å åpne Settings. Uten dette kan du ikke nå noen av innstillingene under.
Organization settings: Read — nødvendig for å åpne GDPR & data retention. Write — nødvendig for å endre varighetsperiodene og anonymiseringsinnstillingene.
Delete client: Write — nødvendig for å starte en anonymiseringskjøring.
Merk: Som standard har tillatelsesgruppen «Manager» ikke skrivetilgang til Delete client. En manager kan derfor åpne og endre anonymiseringsinnstillingene, men kan ikke starte en kjøring.
For mer informasjon, se View and Manage User Permissions.
Angi bevaringsperiodene
Bevaringsperiodene bestemmer minste tid data må oppbevares for å være i samsvar. Provet sjekker disse periodene før det tillater at en kunde anonymiseres eller slettes.
For å åpne innstillingene, velg avdelingsnavnet øverst til venstre, og gå deretter til Settings > Organization > GDPR & data retention. Siden åpnes i Data retention settings, som inneholder tre perioder:
Consultation data retention period: Hvor lenge konsultasjonsdata lagres før de kan anonymiseres.
Invoice data retention period: Hvor lenge fakturadata lagres før de kan anonymiseres.
Revision log data retention period: Hvor lenge revisjonsloggdata lagres. Provet sletter revisjonsloggoppføringer eldre enn denne perioden automatisk.
Hver periode kan settes i måneder eller år.
Velg Delete attachments connected to client and patient hvis vedlegg må fjernes sammen med kundens øvrige personopplysninger. Vedlegg kan inneholde personopplysninger. Avmerkingsboksen er ikke valgt som standard.
Når du endrer en periode eller avmerkingsboksen, vises Save og Discard changes nederst på siden. Endringen trer i kraft når du velger Save.
Kundeberettigelse for anonymisering
En kunde anonymiseres bare når den oppfyller både bevaringskriteriene og inaktivitetskriteriene. Bevaringsperiodene settes i Data retention settings. To ytterligere perioder, som settes i visningen Bulk anonymization, styrer inaktivitetsdelen:
Retention period for inactive clients: Hvor lenge en inaktiv kunde lagres før den kan anonymiseres.
New client inactivity period: Hvor lenge en ny kunde uten aktivitet lagres før den kan anonymiseres.
Provet hopper også over enkelte kunder automatisk, uansett hvilke perioder du angir. En kjøring hopper alltid over en kunde i følgende situasjoner:
kunden har en aktiv konsultasjon
kunden har en ubalansert økonomisk dokumentasjon, i begge retninger
kunden har en kommende timeavtale
Du kan også utelate hele pasienttyper fra en kjøring, slik at for eksempel kunder med en hestepasient aldri anonymiseres. Pasienttyper blir ekskludert i visningen Bulk anonymization som en del av oppsettet av kjøringen.
Forhåndsvisning og kjør kjøttvis anonymisering
Velg Bulk anonymization øverst til høyre i Data retention settings for å åpne kjøringsinnstillingene. Visningen lister hva en kjøring anonymiserer og hva den beholder, inneholder de to inaktivitetsperiodene og eksklusjonene for pasienttype, og har kontrollen som starter kjøringen. Antall kundeposter en kjøring påvirker, vises i bekreftelsesdialogen, ikke på denne siden.
Merk: Du kan ikke starte en kjøring hvis "Delete client" action only available in home clinic location er aktivert i Settings > Organization. Når du starter en kjøring, får du meldingen «Bulk anonymisation is unavailable while client deletion is restricted to a home department.»
Slik kjører du kjøttvis anonymisering:
Gå til Settings > Organization > GDPR & data retention.
Velg Bulk anonymization.
Angi Retention period for inactive clients og New client inactivity period. Hver av dem kan settes i måneder eller år.
Hvis du vil utelate hele pasienttyper fra kjøringen, velg Exclude clients by patient type og velg pasienttypene i rullegardinlisten: Smådyr, Gård/produksjon, Hest eller Eksotisk/annet. Du kan velge mer enn én. Kunder med en pasient av en valgt type blir ikke anonymisert.
Velg Run anonymization. Dialogen Confirmation required åpnes og viser hvor mange kundeposter kjøringen anonymiserer. Dette er siste sjanse til å kontrollere antallet før noe fjernes.
Skriv inn bekreftelsesordet nøyaktig slik dialogen viser det. Oppføringen skiller mellom store og små bokstaver.
Velg Confirm and anonymize.
Kjøringen starter i bakgrunnen. Mens den kjører, viser bunnteksten «An anonymization run is in progress for this organization.» og Run anonymization er utilgjengelig, slik at du ikke kan starte en andre kjøring samtidig. Når kjøringen er ferdig, viser visningen Last anonymization done on med datoen for kjøringen.
For å lukke dialogen uten å anonymisere noe, velg Cancel.
For å gå ut av visningen uten å kjøre noe, velg Back.
Data fjernet og data beholdt
Anonymisering fjerner:
kundenavn og kontaktinformasjon
adresser og identifikasjonsnumre
betalings- og faktureringsinformasjon
merknader som inneholder personopplysninger
påminnelser og revisjonslogger
alle kunde- og pasientvedlegg, men bare hvis Delete attachments connected to client and patient er valgt i Data retention settings
Anonymisering beholder:
anonymiserte transaksjonsdokumentasjoner
aggregerte statistikker
ikke-personlige medisinske data
referanser til revisjonssporing
Sjekk loggen for anonymisering
Velg View log i visningen Bulk anonymization for å åpne Bulk anonymization log. Loggen inneholder én rad per kjøring, og registrerer:
datoen og brukeren som utførte kjøringen
Retention period for inactive clients og New client inactivity period som var i kraft
pasienttypene som ble ekskludert
hvor mange kunder som ble anonymisert, og hvor mange som ble hoppet over
Loggen lister ikke de enkelte kundene som kjøringen påvirket. Hvis du trenger dokumentasjon på hvilke kunder som ble fjernet, lag den før du kjører anonymiseringen.
Velg Close for å gå ut av loggen.
Anonymiserte kunder i rapportering
Anonymiserte kunder vises fortsatt i rapportene dine, vist som Anonymised ved siden av de faktiske kundetallene dine.
En første kjøring dekker vanligvis et stort antall kunder, så forvent en tydelig endring på dashbordene dine dagen etter. Rapporttallene dine går ikke tapt. Transaksjonene finnes fortsatt, uten personopplysningene som var knyttet til dem.