En E-faktura er en digital faktura som sendes direkte til mottakeren via et elektronisk faktureringsnettverk, i stedet for via e-post eller utskrift. E-fakturering er tilgjengelig i Finland, Sverige, Norge, Danmark og Estland.
E-fakturering er ikke aktivert som standard. For å aktivere det for klinikken din, kontakt Provet Kundestøtte.
Krav
Før du kan sende E-fakturaer, må du kontrollere at følgende er på plass:
Kundestøtte har aktivert E-fakturering for klinikken din.
Profilen for avdelingen til klinikken din er fullført med kontakt-, foretaks- og bankdetaljer, inkludert International Bank Account Number (IBAN) og Bank Identifier Code (BIC). For å sjekke eller oppdatere profilen for avdelingen, gå til Innstillinger > Generelt > Avdeling > Profil.
Kunden du fakturerer, er lokalisert i et støttet land.
Oppsett av kundens E-fakturadetaljer
Når E-fakturering er aktivert, vises to nye felt på siden for kundeinformasjon:
Elektronisk adresse for e-faktura (EHF)
Operatøridentifikator for e-faktura (EHF)
Du kan lagre hver kundes E-fakturadetaljer i disse feltene, slik at informasjonen forhåndsutfylles når du sender fremtidige fakturaer. Du kan også legge inn eller oppdatere denne informasjonen direkte når du sender en enkeltfaktura.
Merk: Hvis du fyller ut kundens E-fakturadetaljer etter at fakturaen allerede er ferdigstilt, blir ikke informasjonen overført automatisk til den fakturaen. Sørg for at kundens E-fakturadetaljer er lagret på kunderegistreringen før du ferdigstiller fakturaen.
E-fakturadresseformater per land
Finland
I Finland kalles E-fakturaadressen et OVT-nummer (OVT-tunnus). Det er basert på organisasjonsnummeret (Y-tunnus) med 0037 lagt til foran. For eksempel: 003712345678.
Sverige
I Sverige følger E-fakturaadressene PEPPOL-standarden. PEPPOL-ID-en er vanligvis organisasjonens registreringsnummer med prefiks 0007 for svenske organisasjoner. For eksempel: 0007:5565671513.
Norge
I Norge er E-fakturaadressene registrert i EHF 3.0-format i ELMA- eller PEPPOL-registeret. Avsender-ID-en er basert på BIC-koden som er angitt i innstillingene for avdelingen.
Danmark
I Danmark følger E-fakturaadressene PEPPOL-standarden, i formatet: 0088:[EAN number].
Estland
I Estland følger E-fakturaadressene PEPPOL-standarden, i formatet: 0191:[EAN number].
Sender en E-faktura
E-fakturaer kan bare sendes for fakturaer som er ferdigstilt og har fullt utestående beløp. E-fakturaen sender totalbeløpet på fakturaen. Hvis det allerede er gjort en delbetaling, bruk e-post eller utskrift i stedet.
Merk: Det belastes et gebyr for hver E-faktura som sendes. Dette gjelder selv om fakturaen ikke når mottakeren på grunn av feil adresseopplysninger. Kontroller at all informasjon er riktig før du sender.
Åpne den ferdigstilte fakturaen.
Velg Send E-faktura.
Kontroller mottakerens E-fakturaadresse og operatøridentifikator. Hvis kundens detaljer ble lagret på kunderegistreringen før fakturaen ble ferdigstilt, er de forhåndsutfylt. Du kan redigere dem her før du sender.
I feltet Referansenummer skriver du inn mottakerens referanse. Dette feltet er påkrevd.
Om ønskelig kan du legge inn tilleggsinformasjon i feltet Referansenummer 2 (maksimum 62 tegn). Mottakerens system viser kanskje ikke lengre meldinger i sin helhet — mottakeren kan måtte åpne den vedlagte PDF-en for å se hele teksten.
Klikk Send.
Dialogen lukkes når fakturaen er sendt inn på en vellykket måte.
Feilsøking
Hvorfor får jeg valideringsfeil når jeg sender en E-faktura?
Før sending kontrollerer systemet at all påkrevd informasjon er til stede. Hvis det er problemer, vises det en feilmelding, og fakturaen kan ikke sendes før problemene er løst. Kontroller at kundens E-fakturaadresse og operatøridentifikator er riktige, og at profilen for avdelingen til klinikken din er fullført.
Hvorfor ser jeg en advarsel om manglende IBAN- eller BIC-numre?
Hvis du ser en advarsel om manglende International Bank Account Number (IBAN) eller Bank Identifier Code (BIC), må du legge til denne informasjonen i profilen for avdelingen før du sender E-fakturaer.
Gå til Innstillinger > Generelt > Avdeling > Profil.
Velg Rediger.
Skriv inn IBAN og BIC.
Velg Lagre.
Gå tilbake til fakturaen og prøv å sende igjen.
Hvorfor fylles ikke kundens E-fakturadetaljer inn automatisk?
E-fakturadetaljene forhåndsutfylles bare hvis de ble lagret på kunderegistreringen før fakturaen ble ferdigstilt. Hvis detaljene ble lagt til etter ferdigstillelse, må du legge dem inn manuelt i sendingsdialogen.