Provet støtter import av bankbetalingsfiler for automatisk å markere ferdigstilte fakturaer som betalt. Dette reduserer manuell betalingsebehandling ved å koble innkommende banktransaksjoner til riktig faktura ved hjelp av referansenummer. Import av bankbetalingsfiler kan også brukes til å behandle utbetalinger av forsikringserstatning.
Muligheten til å se og laste opp bankbetalingsfiler avhenger av brukertillatelser.
Merk: Tilgjengeligheten til denne funksjonen avhenger av om banken din støtter ett av filformatene som er oppført nedenfor. Hvis du ikke ser Registrer bankbetaling fra fil i Provet, kan du kontakte Provet-kontaktpersonen din eller support@provet.com.
Støttede filformater
Kontakt banken din for å bekrefte hvilket format de bruker for eksport av kontoutskrifter. Provet godtar følgende filformater:
CAMT.053 og CAMT.054 (ISO 20022 XML-format, mye brukt i Europa)
BGMax (brukes hovedsakelig i Sverige)
SEK og SEK2 (brukes hovedsakelig i Danmark)
Slik fungerer automatisk fakturamatching
Når du laster opp en bankbetalingsfil, forsøker Provet å matche hver betaling med en ferdigstilt faktura ved hjelp av referansenummeret som er inkludert i betalingen.
Hvis det finnes et samsvar, merkes raden som Matchet.
Hvis det ikke finnes samsvar, merkes raden som Mangler match. Du kan tilordne fakturaen manuelt — se trinn 5 nedenfor.
Merk: Rader som automatisk matches til fakturaer med skyldig beløp på 0, ignoreres som standard og blir ikke behandlet.
Referansenummer
Referansenummer er unike identifikatorer som opprettes når en faktura er ferdigstilt. De skrives ut på fakturaen sammen med bankkontodetaljene. Når en kunde inkluderer referansenummeret i en betaling, kan Provet automatisk matche banktransaksjonen til riktig faktura.
Provet støtter følgende formater for referansenummer:
Finsk referansenummer (viitenumero)
Norsk referansenummer (KID)
Svensk referansenummer (OCR)
International Structured Creditor Reference (ISO 11649 / SEPA)
Formatet for referansenummeret som brukes i klinikken, er konfigurert i Innstillinger. For å se eller oppdatere innstillingene, velg avdelingsnavnet øverst til venstre, og gå deretter til Innstillinger > Generelt > Organisasjon > Organisasjonsinnstillinger og velg Opprett referansenumre for fakturaer.
Merk: Disse innstillingene konfigureres vanligvis under implementering. Endringer kan påvirke arbeidsflyter og etterlevelse. Kontakt systemadministratoren din før du gjør endringer.
Importer en bankbetalingsfil
Slik importerer du en bankbetalingsfil og godkjenner betalinger i Provet:
Gå til Rapportering > Rapporter, velg filteret Økonomi, og åpne Registrer bankbetaling fra fil.
Tidligere opplastede filer vises i tabellen Nylig opplastede filer nederst på siden. Tabellen viser filnavn, dato, status og antall transaksjoner som er behandlet. Du kan filtrere filer etter status, eller endre statusen for en fil manuelt ved å velge redigeringsikonet ved siden av statusen.
Ubehandlede: filen er lastet opp, men ikke vurdert ennå.
Uferdige: filen er delvis behandlet. Denne statusen vises også hvis filen inneholder betalinger som ikke er knyttet til noen faktura i Provet. Hvis du har ferdigstilt behandlingen av filen, kan du endre statusen manuelt til Ferdigstilt ved å bruke redigeringsikonet.
Ferdigstilt: alle relevante betalinger er behandlet.
Velg Velg fil og velg bankbetalingsfilen din.
Sørg for at filen har et støttet format før du laster den opp. Se Støttede filformater ovenfor. Noen banker eksporterer bankbetalingsfiler i et annet format som standard. Hvis det er nødvendig, åpne filen og lagre den i et støttet format før opplasting.
Velg Neste. Provet laster opp filen og viser transaksjonslisten.
Gå gjennom transaksjonslisten. Rader merket Mangler match er uthevet i rød. Hver rad viser én av følgende statuser:
Matchet: en samsvarende faktura ble funnet.
Mangler match: ingen samsvarende faktura ble funnet. Du må tilordne fakturaen manuelt.
Du kan også ignorere eller ikke ignorere enkelt rader manuelt. Bare rader med status Matchet blir behandlet.
For hver Mangler match-rad, velg handlingsknappen helt til slutt på raden for å åpne dialogen Målfaktura til betaling. Dialogen viser betalingsdetaljene og rå bankdata. Søk etter riktig faktura ved å bruke ett av feltene nedenfor:
Faktura søk: søk etter betalers navn eller fakturanummer.
Kundenummer: søk etter kundenummer.
Forsikringssøk: søk etter Krav ID, Saksnummer, eller kravreferanse.
Skyldig beløp: søk etter gjenstående beløp på fakturaen.
Beløp som skal betales av kunde: filtrer etter beløpet som skal betales av kunden.
Beløp som skal betales av forsikringsselskap: filtrer etter beløpet som skal betales av et forsikringsselskap.
Søkeresultatene viser bare ferdigstilte fakturaer.
Velg riktig faktura fra resultatene for å utheve den, og velg deretter Målet er valgt. Radenes status endres til Matchet.
Merk: Hvis en betalingsrad ikke er knyttet til noen faktura, la den stå som Mangler match. Du kan lukke dialogen uten å koble til ved å velge Lukk.
Hvis filen inneholder betalinger av forsikringserstatning, må du kontrollere at riktig betalingstype er valgt for disse radene.
Velg Aksepter for å bekrefte importen. Provet merker de matchende fakturaene som betalt og viser et sammendrag av de behandlede betalingene. Filstatusen endres til Ferdigstilt. Hvis noen betalinger ikke kunne brukes, sjekk kolonnen Feilmeldinger for detaljer.
Hvis filen inneholder betalinger som ikke er knyttet til noen faktura, kan filstatusen bli stående som Uferdige. Når du har ferdigstilt behandlingen, kan du endre filstatusen manuelt til Ferdigstilt ved å bruke redigeringsikonet.
Feilsøking
Hvorfor gjenkjennes ikke filen min?
Hvis banken din leverer en BGMax-fil som en .txt-fil, endre filendelsen til .bgi før du laster opp. Da kan Provet gjenkjenne filen riktig.
Hvorfor lastes filen min opp sakte?
Fjern eventuelle mellomrom fra filnavnet og prøv å laste opp igjen.
Hvorfor vises forsikringsbetalinger som bankbetalinger?
Betalinger fra forsikringsselskaper kan noen ganger bli kategorisert som Bankbetalinger i stedet for Forsikringskrav. Hvis dette skjer, velg riktig betalingstype manuelt i matchingssteget.
Hvorfor får jeg feilmeldinger ved matching når jeg laster opp filen min?
Hvis du kombinerer ulike filformater, som FI og CAMT, i én enkelt fil, kan det føre til feilmeldinger ved matching. Bruk separate filer eller separate bankkontoer for ulike betalingsformater.
Hvorfor blir en forsikringsbetaling matchet til feil faktura?
Provet kan ikke alltid fastslå automatisk om en betaling skal brukes som en kundebetaling eller en forsikringsbetaling. Hvis dette skjer, velg riktig faktura manuelt i matchingssteget.
Hvorfor klarte ikke en forsikringsbetaling å matches automatisk?
Noen forsikringsintegrasjoner bruker ikke et strukturert referansenummer. Provet søker etter identifikatorer i teksten i meldingen i stedet. Hvis meldingen inneholder en skrivefeil eller ikke følger forventet format, kan den automatiske matchingen feile. Velg riktig faktura manuelt i matchingssteget.