Når du skal i gang med Provet, vil du bli bedt om å lage en kontoplan. Kontoplan brukes av alle norske regnskapsførere, og om du ikke er helt nyoppstartet, har du nok en kontoplan fra før i gammelt journalsystem.
Vi i Provet har en standard som vi foreslår, og denne er som følger:
Kontonr Kontonavn
1500 Kundefordringer
1503 Provet Pay
1504 Inkasso
1515 Kort
1530 Forsikringsfordring
1900 Kontanter
1920 Bankinnskudd
1921 Vipps
2701 Utgående merverdiavgift ordinær sats (høy)
2703 Utgående merverdiavgift middels sats
2706 Utgående merverdiavgift lav sats
2715 Utgående merverdiavgift ingen sats
2900 Forskudd fra kunder
2902 Overskuddsbetaling (Forskuddsbetaling)
3000 Prosedyrer
3001 Medisiner
3002 Utstyr
3003 Salgsvarer
3004 Fôrsalg
3005 Prosedyrer avgiftsfritt
3044 Lab eksternt
3046 Lab internt
3080 Rabatt
3090 Fakturagebyr
3112 Varesalg avgiftsfritt
3120 Kurs
3138 Andre klinikkinntekter u/mva
3901 Purregebyr (inntekter. Foreløpig ikke i bruk)
7775 Kostnad ved inkassoinnkreving (foreløpig ikke i bruk)
7790 Øreavrunding
7830 Tap på kundefordring
8056 Renteinntekter på kundefordringer (rentenota)
Her er det slik at de kontonumrene som starter på 3000, altså de kontonumrene som skal settes på priselementene, er helt fri - man kan ha så mange og så få man vil, og de kan ha hvilke nummer man vil og hete det man vil.
Noen velger f eks å kun ha ett kontonummer for hver elementtype i Provet (Prosedyre, Utstyr, Fôr, Laboratorieanalyser, Legemidler), eller kanskje enda færre enn det også, mens andre vil differensiere veldig detaljert og ha egne kontonummer for f eks tannbehandlinger, vaksiner, operasjoner, pelsstell etc.
Man kan hente ut rapporter basert på kontonummer i Provet, her er for eksempel "Hovedbok" uten oppføringsdetaljer:
Siden kontonummer er obligatorisk å bruke i Provet for norske kunder, blir undergrupper og kostnadssted supplerende måter å organisere elementer og trekke ut tall på.
Undergrupper
Elementundergrupper er en måte å gruppere elementer på. Hver undergruppe kan kun innbefatte én elementtype i Provet (Prosedyre, Utstyr, Legemidler, Fôr, Laboratorieanalyser). Man kan ha en hovedgruppe, og flere undergrupper som ligger under denne hovedgruppen, se eksempel:
Elementundergrupper krever kontonummer, MEN dette kontonummeret vil ikke overstyre kontonummer på selve elementet. Du kan med andre ord sette et kontonummer på en undergruppe selv om denne skal inneholde elementer med ulike kontonummer.
Undergruppene kan man filtrere på når man søker på elementer, og man kan bruke de som utgangspunkt når man skal justere priser.
Rapporten Salg av elementer kan hentes ut gruppert på undergrupper:
Kostnadssted
Kostnadssted er en mer avansert måte å plassere omsetning i Provet. Kostnadssted går også under navnet Rapporteringsdimensjon 1, og de opprettes i listene i innstillingene. Spør din implementeringsspesialist om hjelp til å få på plass kostnadssted dersom dette er aktuelt for dere.
Kostnadssted KAN legges til direkte på elementet eller på en undergruppe, MEN fordelen med kostnadssted er at det kan være dynamisk hvor elementene plasseres basert på hvor de er brukt. Kostnadssted kan nemlig plasseres på en konsultasjon, slik at alle elementer som legges til i en bestemt konsultasjon havner på et bestemt kostnadssted. Om kostnadssted settes på et element vil det overstyre kostnadssted satt på en konsultasjon, så vi anbefaler å kun bruke kostnadssted et sted for å unngå at det blir for komplisert.
Kostnadsstedene kan legges til på avtaletyper, slik at de er forhåndsvalgt når man starter en konsultasjon med en bestemt avtaletype.
Eksempel:
Kostnadssted Tenner er knyttet til avtaletype Tannrens. Når man starter en konsultasjon med avtaletype Tannrens, havner alle elementene brukt i denne konsultasjonen på kostnadssted Tenner. Dette gjelder også elementer som brukes i mange typer konsultasjoner, f eks legemidler som Propofol, eller utstyr som Engangsutstyr. Disse beholder likevel kontonumrene og undergruppene sine, og tall kan trekkes ut både basert på kostnadssted, kontonummer og undergrupper.
Kostnadssted KAN gjøres obligatorisk for alle salg i Provet, men vær da oppmerksom på at det må legges på alle direktesalg også, som salg av fôr etc.
Rapporten "Salg av elementer" kan hente ut tall basert på Kostnadssted.