Avdelinger i Provet brukes gjerne til å skille mellom selskaper med ulike organisasjonsnummer, eller til å skille mellom ulike lokasjoner eller driftstyper i et selskap med samme organisasjonsnummer. Har man flere avdelinger kan man velge om man ønsker å dele feks elementliste, maler og ressurser på tvers av avdelingene, eller om hver enkelt avdeling skal ha egne. Med ulike avdelinger, er det mulig å skreddersy innstillingene i systemet til å passe den enkelte avdeling. Det er for eksempel svært vanlig å ha to ulike avdelinger dersom klinikken behandler både smådyr og produksjonsdyr, for blant annet å gjøre arbeidsflyten så brukervennlig som mulig.

Kostnadssted er et hjelpemiddel for å kunne skille mellom hvor klinikkens omsetning kommer fra, og kalles en rapporteringsdimensjon i systemet.

Kostnadssted kan settes opp på ulike nivåer i Provet, men hensikten er den samme; at alle elementer som selges knyttes opp mot et kostnadssted, som igjen gir større rom for filtrering og flere detaljer i klinikkens rapporter. Merk at kostnadssted har påvirkning på struktur i rapportene, og det er svært viktig å ta et bevisst valg til oppsett for å få ut riktig data.

Kostnadssted aktiveres på organisasjonsnivå, under organisasjonsinnstillinger:

Ønsker man at alle elementer skal knyttes til et kostnadssted, er det viktig at “Krev dimensjon 1 for alle fakturarader” er avhuket. Da vil det ikke være mulig å ferdigstille faktura før alle elementer har et kostnadssted. Vi anbefaler også å huke av for “Kopier rapporteringsdimensjon 1 fra konsultasjon hvis dette ikke er satt for elementet” er huket av, for å kunne utnytte mer av automatikken i systemet.

Deretter må kostnadsstedene opprettes i en liste:

Når listen eller listene over kostnadssted er opprettet, må det tas stilling til hvordan man vil knytte elementene til riktig kostnadssted.

Nivåene kostnadssted kan knyttes til er:

Elementnivå:

Det må legges til kostnadssted på hvert enkelt element, enten hver gang det brukes i en konsultasjon, eller et standard kostnadssted på selve elementet. Å sette kostnadssted hver gang et element brukes vil gjøre arbeidsflyten mer tidkrevende og utsatt for menneskelige feil, så denne tilnærmingen anbefales ikke.

For å sette fast kostnadssted på elementet:

Kostnadssted følger elementet når det legges til i konsultasjonen, men kan også overstyres og endres til et annet kostnadssted. Elementets kostnadssted kan endres helt frem til fakturaen er ferdigstilt

Konsultasjonsnivå:
Kostnadssted kan velges når en konsultasjon startes. Dette vil føre til at alle elementer som legges til etter det er valgt kostnadssted, automatisk får dette kostnadsstedet. Unntaket er om elementet allerede er knyttet til et kostnadssted i sine innstillinger, som vist over. Kostnadssted kan fortsatt redigeres på hvert enkelt element i konsultasjonen. Om det legges til elementer før det er satt et kostnadssted for konsultasjonen, vil det ikke legges kostnadssted på disse elementene om dette settes på konsultasjonen i ettertid. De må da settes på manuelt i konsultasjon eller i faktura. Vi anbefaler å bruke avtaletyper og knytte disse til ønsket kostnadssted, for å gjøre arbeidsflyten mer automatisert og gi mindre rom for feil.

Knytte kostnadssted opp mot avtaletype:

Gå til Innstillinger > Lister og Maler > Avtaler. Les mer om hvordan opprette eller redigere avtaletype her.

Sett ønsket kostnadssted for avtaletypen:

Når denne avtaletypen da settes opp i timeboken eller det startes en konsultasjon med denne avtaletypen, vil det se slik ut i konsultasjonsdetaljene:

På elementet i konsultasjon:

På faktura:

Videre kan også de ulike avtaletypene knyttes til skifttyper, men dette vil hovedsakelig virke som et visuelt hjelpemiddel for brukerne av systemet og ikke som en sikker sperre for at det settes opp riktig avtaletype på riktig skift. Det vil si at selv om en avtaletype står som at den er knyttet til skifttype “Vakt”, vil man fremdeles kunne booke denne avtaletypen på andre skift enn “Vakt”. Funksjonen som vises under er hovedsakelig ment for oppsett av Online Booking.

Internavdelingsnivå:

Om klinikken bruker internavdelinger, er det også mulig å knytte kostnadssted opp mot disse.

Når en konsultasjon startes, må det da velges riktig internavdeling for at elementene som legges til i konsultasjonen skal få ønsket kostnadssted. Selv om feltet for kostnadssted i konsultasjonsdetaljene står tomt, vil elementene få samme kostnadssted som internavdelingen.

Internavdeling kan også velges i det en timeavtale settes opp:
​

Har nå:

Ønsker:

Viktige hensyn:

Mulige løsninger

Ikke anbefalt, men mulig:

Hvordan:

Fordeler med en avdeling:

Ulemper med en avdeling:

Rapporter (salg av elementer):

Som vanlig, men nå legges kostnadssted til som filter.

Hvordan:

Eksempel på oppsett og bruk
Avtaletypegrupper og avtaletype som heter “Vakt” i begge avdelinger

Eks produksjonsdyr:

Tilsvarende avtaletype vakt i avdelingen for smådyr.

Fordeler med to avdelinger:

Ulemper med to avdelinger:

Rapporter (salg av elementer):

Rapport 1 (per veterinær): avdeling smådyr, kostnadssted smådyr

Rapport 2 (per veterinær): avdeling smådyr, kostnadssted vakt

Rapport 3 (per veterinær): avdeling produksjonsdyr (ikke velge kostnadssted)