KID og bankfilinnlesing (CAMT) i Provet

Del 1: Hvordan komme i gang med funksjonen Registrer bankbetaling fra fil (informasjon som også sendes banken)

Del 2: Aktivere bruk av KID i Provet

Del 3: Nedlasting av betalingsfil fra banken

Del 4: Innlesing av betalingsfilen i Provet

4.2 Matching av faktura

4.3 Fullfør registreringen av betalinger

4.4 Logistikken for matching

4.5 Fullføre registreringen

4.6 Betalinger som mangler match

4.7 Markere fil som ferdig (siste steg)

Del 5: Ofte stilte spørsmål

For klinikker med mange faktura og bankinnbetalinger per måned, og som opplever å bruke mye tid på å registrere betalingene i Provet, vil vi anbefale å bruke funksjonen som tillater å lese inn betalingene fra en fil som lastes ned fra kundens nettbank. Provet bruker CAMT-formatet, og dette kombinert med KID-nummer forenkler prosessen med å kjenne igjen fakturaen betalingen tilhører. CAMT-standarden inneholder mer detaljer enn OCR-formatet, og derfor ny standard, så på sikt vil CAMT-formatet erstatter eksisterende OCR-format.

Brukes 3.parts leverandør som f.eks iizy, skal dette dokumentet ikke brukes. Men husk at om iizy skal brukes må betalinger som har kommet inn før integrasjonen settes opp registreres manuelt i Provet.

Opprette bankavtale med CAMT-fil
Kontakt banken din for å opprette CAMT-avtale, dette for at banken skal kunne generere betalingsfiler i din nettbank. Banken kaller dette f.eks for XML innbetalingsavtale eller XML innbetalingsfil, noen banker har også andre navn. Men resultatet skal alltid være at en CAMT-fil opprettes, og det er denne som leses inn i Provet for automatisk matching av innbetalinger. Unntaket er dersom du har hatt en OCR avtale mot et regnskapssystem i ditt tidligere journalsystem. I så tilfelle må avtalen med banken oppdateres til å inneholde en CAMT avtale i tillegg. Hvis det foreligger automatisk datautveksling mellom bank og regnskapssystem, er det lurt å forsikre seg om at nytt/revidert oppsett ikke skaper komplikasjoner for dette.

Det finnes 2 typer filer som kan leses inn i Provet, og de er begge i XML-format:

CAMT 054 inneholder altså både innbetalinger 054C og utbetalinger 054D, dette er store filer som gjerne brukes når direkte integrasjoner mot regnskapsprogrammer eksisterer. I Provet lastes filene manuelt ned fra nettbank og deretter inn i Provet, og derfor anbefales CAMT 053.

Opprette KID-avtale med banken

For at en CAMT fil best skal kunne matche mot innbetalinger, anbefaler vi å bruke KID-nummer på fakturaene. Om det tidligere har vært brukt KID-nummer med 10 tegn bør ikke denne avtalen endres før all skyld er registrert i gammelt system, derfor anbefaler vi å lage en tilleggsavtale som støtter KID-nummer på 17 tegn da det er dette Provet bruker.

Følgende kreves for KID-generering i Provet:

Når korrekt bankavtale for CAMT-fil og KID-avtale er opprettet fra bankens side, må det ofte også gjøres en endring i nettbanken. Det er litt forskjellig måte å gjøre dette på, avhengig av hvilken nettbank man bruker, men i hovedsak er det:

Hør med bank for å få nøyaktig fremgangsmåte.

Kontakt Provet teamet for å få aktivert KID.

Når KID er bekreftet aktivert, blir KID synlig på neste faktura som genereres. En faktura med KID-nummer aktivert kan se slik ut:
​

​
For å sjekke at et KID-nummer er gyldig kan du prøve å registrere KID generert på faktura i egen nettbank, da vises det med en gang om KID-nummer er gyldig eller ei. Er det ikke gyldig, er det mest sannsynlig ikke blitt opprettet korrekt avtale med banken.
​
​

Fremgangsmåten for nedlasting av betalingsfiler varierer fra bank til bank. Det skal vanligvis være et menyvalg i nettbanken hvor du kan laste ned betalingsfilene.
Finn en god internrutine på filnedlastingen slik at det blir enkelt å gjenta dette hver gang filer skal leses inn.
Merk: Dersom filtypen ikke er XML må filen endres manuelt etter nedlasting.
​
​

Importfunksjonen Registrer bankbetaling fra fil ligger under Rapporter > Økonomi:
​

​
4. 1 Start prosessen

Start prosessen ved å trykke “Bla gjennom” eller “Velg fil”::
​
​

Naviger til CAMT/XML-filen som du lastet ned fra din bank og velg “Neste”.
Filen må ha filtype XML Document, og ha fil-etternavn “.XML”.
Filinnlesingen starter. Tiden det tar å behandle filen avhenger av filstørrelsen. Vent til den fullfører, første gangen kan det ta litt tid.

Systemet søker etter følgende fakturaer:

Det søkes også etter noen kjente begreper som for eksempel «skadenummer» og «forsikring», og disse innbetalingene vil også bli gjenkjent som forsikringsinnbetalinger.

Neste steg er 2. Matching:

Når riktig faktura er funnet, marker den aktuelle raden med et museklikk og klikk på den blå knappen: «Målet er valgt».
Betalingen er nå tilordnet en faktura og status er endret til Matchet.

Betalingstype kan endres ved å trykke den lille blå pilen (Bankbetaling eller Forsikringskrav).

​
Det er 3 ulike fargekoder som viser status for betalingene:
- Rød = Mangler match
- Gul = Ignorert betaling
- Hvit = Betaling registrert
​
​

Når en betaling er matchet har du fortsatt mulighet for å:
- Ignorere
- Tilordne på nytt
- Vise rådata
​

En matching som skjer på KID nummer har 1:1 relasjon mellom faktura i Provet og betaling fra banken, og dermed er matchingen problemfri for logikken i Provet. Men om et forsikringskrav ble opprettet fra en faktura KLADD finnes jo ikke KID nummer enda, og derfor blir det vanskeligere for Provet å matche korrekt. Systemet matcher i slike tilfeller mot ordene som står i “Referansetekst”, og om denne teksten f.eks inneholder ordet FORSIKRING, matcher systemet betalingstype til Forsikringskrav. Systemet prøver så å finne korrekt faktura, men da det ikke finnes noen 1:1 relasjon kan matchingen feile. Vær derfor oppmerksom på utbetalinger fra forsikringsselskap hvor kravet er opprettet fra en fakturakladd, om systemet matcher feil ser det korrekt ut med KID-nummer, men da muligens fra feil faktura. Som regel stemmer ikke summene, og dermed vises en feilmelding:

Måten dette løses på er å trykke på knappen helt til høyre som i bildet over og matche på nytt.

Når alt ser riktig ut, kan du fullføre registreringen ved å trykke «Aksepter»- knappen.
​

​MERK: Det finnes ingen mulighet for å angre dette når knappen er trykket.

Du kan gjenta prosessen så mange ganger du ønsker inntil filen er ferdig behandlet.

Nå har alle fakturaer som er matchet fått betalingen registrert i systemet, og status på disse er “Betaling registrert”:
​

Ofte inneholder CAMT-filene informasjon som IKKE skal registreres som betaling i Provet, for eksempel utbetalinger fra VIPPS AS og NETS BRANCH NORWAY. Denne betalingsinformasjonen er allerede registrert som betalinger, og skal aldri finne noen match i Provet, men regnskapsfører er likevel interessert i denne informasjonen. Derfor kan den eksporteres og sendes som fil.

Velg først om alt skal eksporteres, eller kun linjene som er “Mangler match” ved å filtrere på status:

​
Trykk deretter på Export / Skriv ut og velg .XLS som format:
​

Excel-filen som genereres kan så videresendes til regnskapsfører.
​
​

Når filen er helt ferdig behandlet kan du endre status på den.
Gå til “Last opp fil” (steg 1) for å finne filnavnet i listen og deretter endre Status med den lille blå pennen:
​
​

Når skal man bruke “Ignorer” status?

Hvis en fil inneholder en betaling som allerede er registrert, eller om det er en kunde som har betalt flere fakturaer på en faktura vil det aldri blir korrekt match i CAMT-importen. Da brukes status “Ignorer” og registrering av betaling må skje manuelt.

Hva skal jeg gjøre dersom kunden har summert totalbeløpet på flere fakturaer og betalt inn på en faktura / KID?

Markere med Ignorer, deretter registrere betalingene manuelt

Hva kan være feil dersom betaling fra forsikringsselskap får feilmelding under import?
Dette kan skyldes at erstatningsbeløp fra forsikringsselskapet ikke er registrert i clouden. Kontroller at forsikringsselskapet har utestående sum på aktuell faktura.
Tips: Høyreklikk på fakturalenken, åpne denne i ny fane og legg så inn erstatning i kravet.