Du kan ferdigstille og sende fakturaer til flere kunder samtidig. I stedet for å behandle hver faktura for seg kan du velge en gruppe fakturaer, klargjøre dem, utforme e-posten og sende alt i én og samme operasjon. Dette sparer tid for økonomi- og resepsjonspersonell i de vanlige faktureringsrutinene.
Du kan starte denne flyten fra to steder:
Fakturaer-listen — for å sende fakturaer for flere kunder samtidig.
En kundes side — for å sende fakturaer for én kunde.
Før du begynner
Kontroller at kundens e-postadresser er registrert i systemet før sending.
Det er kun ferdigstilte fakturaer som kan sendes. Du kan ferdigstille fakturautkast som del av denne flyten.
Kom i gang
Du kan åpne knappen Send som e-post fra to steder:
Fra Fakturaer-listen:
Gå til Fakturering > Fakturaer.
Bruk filtrene eller søkefeltet for å avgrense listen til fakturaene du vil behandle.
Klikk en rad for å velge en faktura. Handlingsverktøylinjen vises nederst på siden. For å legge til flere fakturaer i utvalget kan du klikke på flere rader, eller velge «Velg alt på siden» eller «Velg alle» for å inkludere alle fakturaer på tvers av alle sider.
I verktøylinjen velger du Handling > Send som e-post.
Fra en kundes side:
Åpne kundens side.
Gå til Fakturering > Fakturaer.
Velg fakturaene du vil sende.
Velg Handling > Send som e-post.
Trinn 1: Klargjør fakturaer
De valgte fakturaene dine vises i gruppen Klar. Dette er ferdigstilte fakturaer som kan sendes.
Hvis utvalget ditt inneholder fakturautkast, vises også en gruppe Må ferdigstilles. Fakturautkast må ferdigstilles før de kan sendes.
Hvis alle valgte fakturaer allerede er ferdigstilt, kan du gå direkte til neste steg.
Hvis delen Må ferdigstilles inneholder fakturautkast du vil inkludere:
Velg avmerkingsboksen ved siden av hvert fakturautkast du vil ferdigstille, eller velg Ferdigstill alle fakturautkast for å velge dem alle. Statusen for hver valgte faktura oppdateres og viser Utkast → Ferdigstilt.
Velg Fortsett. En bekreftelsesdialog åpnes.
Se gjennom bekreftelsen. Dialogen viser hvor mange fakturaer som blir ferdigstilt, og advarer om at ferdigstilte fakturaer ikke kan endres tilbake til utkast. Hvis noen fakturaer ikke kan ferdigstilles, klikker du Vis fakturaer som ikke kan ferdigstilles for å se årsaken. Du kan navigere til disse fakturaene for å løse eventuelle problemer før du prøver på nytt.
Velg Ferdigstill og fortsett for å fortsette.
For å åpne en kundereferanse eller se gjennom en faktura, velger du kundenavn eller fakturanummer. Hver lenke åpnes i en ny fane.
Hvis utvalget ditt inkluderer fakturaer for kunder med alternative MVA-satser, vises følgende varsel: "Hvis de valgte fakturaene inneholder kundetyper med alternative MVA-satser, vil disse satsene brukes automatisk." Det er ikke nødvendig å gjøre noe — riktige satser brukes automatisk under ferdigstilling.
Merk: Hvis noen av kundene i utvalget ditt mangler en e-postadresse, merkes de før sending. Disse fakturaene blir ekskludert fra sending.
Trinn 2: Detaljer og vedlegg
Velg hva som skal inkluderes i hver kundes e-post. Følgende alternativer er tilgjengelig:
La kunden gi tilbakemelding
Betalingskvitteringer som vedlegg
Faktura/kvittering som vedlegg
Inkluder konsultasjon & pasienthistorie
Inkluder behandlingsoversikt
Inkluder hjemsendelsesråd
Merk at alternativet Inkluder hjemsendelsesråd ikke påvirker direktesalg eller samlefakturaer.
Velg Fortsett.
Trinn 3: Utform e-post
Velg avsender, og skriv deretter emnelinjen og e-postens brødtekst for meldingen som skal sendes til kundene.
Hvis du vil bruke en lagret mal, velger du + Legg til e-post, finner malen du vil bruke, og velger Legg til. Malteksten legges til i e-postens brødtekst.
Velg Fortsett.
Trinn 4: Se gjennom og send
Se gjennom sammendraget før du sender, inkludert:
Kundene e-posten skal sendes til, med e-postadressene deres og fakturaene som er inkludert for hver kunde
Avsenderen
Detaljene og vedleggene som er valgt
Emnelinjen og e-postens brødtekst
Hvis noe må endres, velger du Tilbake for å gå tilbake til det aktuelle steget.
Når du er klar, velger du Send e-post. En bekreftelsesmelding vises når e-postene er sendt.
Det sendes én e-post per kunde, der alle fakturaer og valgte vedlegg kombineres til én enkelt melding.
Etter sending
Når e-postene er sendt, merkes hver faktura som Sendt i Fakturaer-listen, med dato og tid registrert i kolonnen Sendt.
Du kan se e-posten som ble sendt, på kundens Kommunikasjon-fane.