Samtaler er et SMS-verkøy innebygd i Provet som gir klinikken én delt innboks for kundekommunikasjon. Meldinger er organisert i trådede samtaler koblet til klientjournaler, slik at de ansatte kan se meldingshistorikk, triagere innkommende meldinger, tildele samtaler og svare med full kontekst.
Med Samtaler kan du:
Sende og motta SMS-meldinger med kunder
Se alle SMS-meldinger fra kunder i én delt innboks
Følge med på uleste meldinger og oppdateringer i sanntid
Se varslinger i sanntid og indikatorer for uleste meldinger
Koble innkommende meldinger automatisk til klientjournaler
Angi status og prioritet for hver samtale
Tildele samtaler til ansatte
Før du begynner
Når Samtaler er konfigurert av Provet, må administratorer gi brukerne nødvendige tillatelser for å bruke Samtaler.
Velg avdelingsnavn øverst til venstre, og gå til Innstillinger > Brukere > Tillatelsesgrupper > Samtaler.
Velg avmerkingsboksene Les og Skriv.
Alle brukere som har tillatelsen for samtaler aktivert, kan se og bruke Samtaler fra hovedmenyen.
Åpne Samtaler-innboksen
Samtaler-innboksen viser alle SMS-samtaler for klinikken. For å åpne den, velg Samtaler fra hovedmenyen.
Innboksen viser en liste over alle samtaler til venstre. Hver oppføring viser Kundenavn (eller telefonnummeret for ukjente avsendere), en meldingsforhåndsvisning, dato og prioritetsnivå. Velg en samtale for å se hele meldingsflyten til høyre.
Start en ny samtale
Velg Samtaler fra hovedmenyen.
Velg blyantknappen ved siden av Alle samtaler for å skrive en ny melding.
Søk etter en kunde i panelet Mottakere. Søkeresultatene viser Kundenavn og telefonnummer.
Velg kunden du vil sende melding til.
Skriv meldingen din i tekstfeltet nederst i samtalen.
Velg Send-knapp eller trykk Enter på tastaturet.
Svar på en samtale
Velg en samtale fra listen i innboksen.
Skriv meldingen din i tekstfeltet nederst i samtalen.
Velg Send-knappen eller trykk Enter.
Filtrer samtaler
Du kan filtrere samtaler etter Tildelt bruker, status og/eller prioritet for å finne bestemte meldinger i innboksen.
For å filtrere samtaler bruker du rullegardinmenyene øverst i samtalelisten:
Tildelt bruker: Filtrer på brukeren som er tildelt samtalen.
Status: Filtrer på Alle status, Åpnet eller Løst.
Prioritet: Filtrer på Alle prioritet, Lav, Normal eller Høy.
Administrer samtalestatus
Hver samtale har en status som hjelper deg å følge med på arbeidsflyten. En samtale kan være Åpnet (aktiv) eller Løst (stengt).
For å løse en samtale, velg knappen Løs øverst til høyre i samtalen.
For å åpne en løst samtale igjen, velg knappen Åpnet øverst til høyre i samtalen.
Angi samtaleprioritet
Du kan angi et prioritetsnivå for å hjelpe triage av samtaler. Tilgjengelige prioritetsnivåer er Lav, Normal og Høy.
For å endre prioriteten, velg prioritetsetiketten i samtaletoppteksten og velg et nivå fra rullegardinmenyen.
Tildel en samtale
Du kan tildele en samtale til deg selv eller en annen ansatt for å fortsette diskusjonen.
For å tildele en samtale, velg etiketten Ikke tildelt i samtaletoppteksten. Det vises en rullegardin med en liste over ansatte.
Velg et navn for å tildele samtalen, eller velg Fjern tildeling for å fjerne tildelingen.
Se uleste meldinger og varslinger i sanntid
Nye innkommende meldinger vises automatisk i Samtaler-innboksen. Samtaler med uleste meldinger viser en indikator for ulest i samtalelisten, slik at de ansatte raskt kan identifisere meldinger som trenger oppmerksomhet.
Automatisk kundekobling
Innkommende SMS-meldinger kobles automatisk til klientjournaler når det er mulig. Dette hjelper de ansatte med å se hele samtalen i riktig kundekontekst. Hvis et telefonnummer ikke kobles til en kunde, vises samtalen fortsatt i innboksen ved å bruke avsenderens telefonnummer.