Funksjonen for provisjoner beregner resultatbaserte utbetalinger for veterinærer og ansatte. Den forenkler arbeidsflyten ved automatisk å beregne utbetalinger basert på de konkrete tjenestene og elementene en veterinær eller ansatt selger.
Eksempel:
En veterinær får 20 % provisjon for å utføre en bestemt kirurgisk prosedyre. For å gjøre dette setter klinikksjefen opp en provisjonsregel for en undergruppe som inneholder prosedyreelementet for den operasjonen, og legger til en provisjonsregel for brukeren for veterinæren.
For å opprette provisjonsregler må du ha brukertillatelser til Provisjonsinnstillinger (lese og skrive). For å se rapporter må du ha brukertillatelsen Provisjonsrapporter.
Logikk for provisjonsberegning
Før du setter opp regler for provisjoner, bør du se hvordan systemet behandler beregningene:
Baseres på utsalgspris: Provisjoner beregnes på sluttpris eksklusive merverdiavgift
Avsluttede fakturaer: Provisjoner spores basert på avsluttede fakturaer. Fakturautkast genererer ikke provisjonsoppføringer.
Statisk dokumentasjon: Beregningene er statiske når de er generert på en faktura. Hvis du endrer en regel, oppdateres ikke tidligere provisjoner i etterkant
Rene prosentsatser: Systemet bruker en rett prosentsats for hvert salg som kvalifiserer, og støtter ikke produksjonsterskler
Rabatter: Provisjoner beregnes som standard på rabattert pris, men du kan ignorere rabatter i regelinnstillingene
Opprette provisjonsregler
Å sette opp provisjoner er en prosess i to trinn: definere logikken i en Provisjonsregel og bruke den på en bruker eller flere brukere via en Regler for bruk av provisjon.
Slik oppretter du en provisjonsregel:
Gå til Innstillinger > Elementer & Maler > Provisjoner > Provisjonsregler.
Velg Legg til.
I dialogboksen Opprett provisjonsregel, velg avmerkingsboksen Aktiv.
Skriv inn et navn for regelen i feltet Navn (f.eks. "Spesialist kirurgi 20 %").
Skriv inn Standardprosent.
Velg Elementtyper (Prosedyre, Legemiddel, Utstyr, Fôr, Analyse og Analysepanel). Du kan legge til flere Elementtyper ved behov.
Velg Elementundergrupper. Minst én Elementundergruppe må være valgt. Hvis et element ikke er inkludert i en undergruppe som er valgt i provisjonsregelen, genereres det ingen provisjon for det elementet.
Valgfritt: Velg Ikke gi provisjon på rabatterte elementer for å beregne basert på original pris.
Velg Lagre.
Merk: Kontroller at undergruppene er konfigurert riktig og inkluderer alle nødvendige elementer. Hvis et element mangler i sin tilordnede undergruppe, vil systemet feile i beregning og generere tilhørende provisjon for det elementet.
Opprett regel for bruk av provisjon
Gå til Innstillinger > Elementer & Maler > Provisjoner > Regler for bruk av provisjon.
Velg Legg til.
I dialogboksen Opprett regel for bruk av provisjon, velg avmerkingsboksen Aktiv.
Velg Bruker og Provisjonsregel som ble opprettet tidligere.
Velg Avdelinger der denne regelen gjelder. Du kan legge til én eller flere avdelinger.
Valgfritt: Velg Unntak for å definere bestemte datoer der denne regelen for bruk av provisjon skal ha en annen provisjonssats (f.eks. bevegelige helligdager).
Velg Lagre. Regelen gjelder umiddelbart.
Ekskludere elementer fra provisjoner
Hvis et bestemt element, for eksempel et produkt med lav margin, aldri skal generere en provisjon, kan du merke elementet som «Ingen provisjoner» på elementkortet:
Gå til Elementer > Elementer.
Velg blyantknappen for den relevante elementraden.
I fanen Prissetting, velg avmerkingsboksen Ingen provisjoner.
Velg Lagre.
Håndtere repetisjoner av legemidler
Noen klinikker betaler provisjon for den første resepten, men ikke for påfølgende repetisjoner. Hvis klinikken følger denne policyen, kan du bruke følgende løsning:
Opprett en «Virtuell bruker» (for eksempel med navnet «Klinikk repetisjoner»). Når du behandler en tellersalg-repetisjon, tilordner du denne virtuelle brukeren som forskriver. Siden den virtuelle brukeren ikke har tildelt noen provisjonsregler, vil repetisjonstransaksjonen ikke generere noen provisjon.
Provisjonsrapporter
Rapporten Provisjonsrapport sporer utbetalinger basert på avsluttede fakturaer. Gå til Rapportering > Rapporter > Provisjoner for å få tilgang til rapporten.
Du kan filtrere rapporten med følgende kriterier:
Dato: Filtrer etter start- og sluttdato, og filtrer etter Fakturadato eller Dato for fakturarad.
Avdelinger: Velg én eller flere avdelinger.
Brukere: Filtrer etter alle eller bestemte brukere.
Elementer: Avgrens resultatene med Elementtyper og Elementundergrupper.
Fakturastatus: Velg mellom Alle avsluttet, Avsluttet og fullt betalt eller Avsluttet ikke fullt betalt.
Du kan også planlegge denne rapporten for automatisk og regelmessig generering ved å velge fanen Planlagt og legge til en ny planlagt rapport.
For enklere analyse og oversikt kan du eksportere den genererte rapporten til et ark/en fil ved å velge knappen Eksport/ Skriv ut, som ligger på høyre side, under filtreringsalternativene.
Vurderinger for rapportering
Datagjennomføring (caching): Resultater fra rapporten hurtiglagres i 10 minutter. Endringer som kreditnotaer kan ta 10 minutter før de vises hvis du kjører samme rapport på nytt.
Refusjoner og kreditnotaer: Hvis du refunderer et element, slettes ikke den opprinnelige fakturaraden med provisjon. Hvis du velger Opprett provisjonsrader under en refusjon, genererer systemet en negativ rad for å balansere totalen.
Avvik: Forskjeller mellom rapportene Salg av elementer og Provisjoner skyldes vanligvis store kreditnotaer eller faste rabatter i prissamling.
Merk: Provisjonsinnstillinger gjelder i hele organisasjonen. Ledere med rapporteringstillatelser kan se utbetalingssatsene for veterinærer på andre avdelinger i organisasjonen. For å begrense tilgang kan administratorer sette opp en Planlagt rapport som e-post-sender bestemte totaler til en leders innboks uten å gi full tilgang til rapporteringsmodulen.