Innstillinger for låsing av perioder for Økonomi er tilgjengelige både på organisasjonsnivå og på nivået Avdeling. Innstillingene skal hindre at oppføringer innen Økonomi tilbakedateres til tidligere perioder der regnskapet allerede er avstemt, for eksempel til en tidligere måned eller et tidligere år. Når perioden for Økonomi er stengt, kan ingen oppføringer innen Økonomi, for eksempel fakturaer eller betalinger, dateres før stengedatoen.

Låsing av perioder for Økonomi aktiveres og konfigureres vanligvis på nivået Avdeling ved hjelp av en kombinasjon av tre innstillinger. Dermed kan hver avdeling styre og tilpasse hvordan perioder for Økonomi stenges, uavhengig av de andre. Innstillingene for låsing av perioder for Økonomi er spesielt nyttige for automatisk å låse månedstallene etter at avstemmingen er utført.

Finn innstillingene for låsing av perioder for Økonomi ved å gå til Innstillinger > Generelt > Avdeling > Økonomi. De ligger under seksjonen Økonomiperioder og datoer.

Denne første innstillingen for stenging av perioder for Økonomi kan brukes manuelt, eller oppdateres automatisk når innstilling 2 og 3 er aktivert. Innstillingen er et datofelt, for eksempel 03/04/2022. Datoen du angir, er den tidligste datoen oppføringer innen Økonomi kan ha når innstillingen brukes.

Når denne innstillingen er aktivert, vises innstilling 3, og datoen i innstilling 1 oppdateres også automatisk. Med automatisk låsing låses hver måned til rett tid, slik at oppføringer innen Økonomi ikke kan tilbakedateres til en måned som allerede er avstemt. Den automatiske datoen i innstilling 1 vil alltid være forrige måneds siste dato.

Denne innstillingen angir hvilken dag i måneden Tidligste mulige dato for økonomiske oppføringer oppdateres automatisk. På denne dagen settes den tidligste mulige datoen til siste dag i forrige måned. Hvis du endrer denne innstillingen, oppdateres ikke den tidligste mulige datoen med en gang.

Du endrer for eksempel denne innstillingen 20. februar:

Velg en dag som gir regnskapspersonalet nok tid til å avstemme forrige måned. Hvis avstemmingen for eksempel vanligvis tar 10 dager, velger du 10 eller en dag like etter. En senere dag gir mer tid til å tilbakedatere oppføringer innen Økonomi til en måned som allerede er avstemt.

Hvis den valgte datoen ikke finnes denne måned (29, 30 eller 31), brukes den siste tilgjengelige dagen i måneden som utløserdag denne måneden.

Stenging av perioder for Økonomi kan også administreres på organisasjonsnivå ved å oppdatere tre innstillinger manuelt ved behov.

Finn innstillingene for låsing av perioder for Økonomi på organisasjonsnivå ved å gå til Innstillinger > Generelt > Organisasjon. De ligger under seksjonen Organisasjonsinnstillinger.

Denne første innstillingen lar deg aktivere eller deaktivere funksjonen. Når den er aktivert, vises innstilling 2 og 3, og du får tilgang til å styre låsing av perioder for Økonomi på organisasjonsnivå.

Innstilling 2 er et datofelt. Den ligner på innstilling 1 på nivået Avdeling og styrer hvilken dato oppføringer innen Økonomi ikke kan dateres før. Den brukes sammen med innstilling 3.

Denne innstillingen er en avkrysningsboks. Når du merker av og lagrer innstillingene, overstyrer datoen fra innstilling 2 for organisasjonen datoen på nivået Avdeling, i innstilling 1 som er beskrevet ovenfor. Dette er en manuell måte å oppdatere stengedatoen for perioder for Økonomi for alle lokasjoner på. Innstillingen utløser ikke flere automatiske datooppdateringer.