Klargjør en fil for opplasting.
Velg avdelingsnavnet øverst til venstre, og gå deretter til Innstillinger > Import og eksport > Importer fra fil.
Slipp en fil i opplastingsområdet, eller velg området for å hente en fil fra enheten din. Alternativt kan du velge en fil du har lastet opp tidligere fra rullegardinlisten Eksisterende fil. Du kan importere én fil av gangen. Støttede filtyper er XLSX, XLS og XML. Filen bør ikke være større enn 5 MB.
Velg importmodell i rullegardinlisten Provet-modell.
Velg Neste.
På siden Tilordning hjelper du systemet å forstå kildedataene dine. Tilordne kildedataene dine til Provet-feltene, som nødvendig.
Kolonnene fra filen din vises til venstre, sammen med eventuelle datafelter som er tilordnet automatisk.
Ikke-tilordnede Provet-felt vises til høyre. Dra feltene du trenger til venstre for å matche dem med kildekolonnene dine.
Noen felt kan være påkrevd for tilordning. Du finner dem i sin egen kategori til høyre.
Noen felt kan kreve under-tilordning. Dette betyr å åpne feltet for redigering med den hvite penn-knappen når de er til venstre, og gjøre eventuelle nødvendige justeringer eller tilordninger. For eksempel, hvis du importerer elementer med ulike MVA (omsetningsavgift)-prosenter, kan det hende du må matche dataene dine med grupper i systemet manuelt hvis importeren ikke tilordner ting automatisk på en vellykket måte.
Kolonnen Status helt til venstre viser tilordningsstatusen for feltene som er tilordnet. Hvis de viser «Tilordnet», skal alt være i orden. Hvis de viser «Ufullstendig», bør du åpne feltet for redigering og sjekke om alle elementene er under-tilordnet riktig der.
Velg Neste.
På siden Forhåndsvis og importer gjennomgår du importresultatene rad for rad og felt for felt. Siden viser om hvert importerte objekt er nytt, eller om et eksisterende objekt blir oppdatert. Eventuelle feil vises i rødt sammen med feilmeldinger. Du kan eksportere feil som en Excel-fil ved å bruke knappen Eksporter feil. Du kan fortsatt fortsette med importen selv om du har noen feil; i så fall blir rader uten feil importert. Forhåndsvisningen kan også vise noen automatiske beregninger som systemet har utført. For mer informasjon, se Automatiske beregninger ved import fra fil. Merk at det kan ta noe tid å laste inn forhåndsvisningen, avhengig av filstørrelsen og datatypene som inngår.
Hvis filen inneholder mer enn 100 elementer, vil Provet automatisk bare laste inn et utvalg av radene. Deretter kan du velge om du vil bruke knappen Forhåndsvis alle oppføringer for å laste inn hele forhåndsvisningen (dette kan ta lengre tid), eller fortsette direkte med importen.
Når du har gjennomgått forhåndsvisningen, velg Start import.
Du blir sendt til siden Importfremgang, som lar deg følge fremgangen til importen. Importen behandles i bakgrunnen, og du kan forlate eller oppdatere siden hvis du ønsker det. En grønn «vellykket»-status vises når alt er fullført på riktig måte. Total tid for å fullføre importen vil vanligvis avhenge av filstørrelsen; som regel bør importen ikke ta mer enn et par minutter. Hvis noen rader mislyktes under importen, kan du laste ned feilene fra kolonnen Handlinger.
Merk: Importer utføres i batcher på 250 elementer om gangen, med tidsavbrudd etter 20 minutter. Oppdateringer går raskere enn nye importeringer fordi det er bestemte felt som oppdateres.
Eksempel: Hvis 1000 elementer importeres, kan det være bedre å dele det i 2 importeringer.
Ekstra tips og merknader for tilordning
Du kan bare redigere de nylige alternativene for datafelter i tilordningstrinnet etter at du har tilordnet dem (det vil si at du har opprettet en kobling med dataene dine eller lagt til ny informasjon ved å legge til et felt).
Noen felt kan angis som nøkkelfelt med alternativet Bruk som nøkkelfelt på kortet for datafeltet. Systemet vil da forsøke å finne eksisterende objekter i databasen og oppdatere dem i stedet for å opprette nye elementer. Bruk av nøkkelfelt er kritisk hvis du vil oppdatere eksisterende objekter. Hvis du har eksportert noe data fra systemet og ønsker å oppdatere det, og deretter importere det på nytt, så brukes vanligvis objekt-ID som nøkkelfelt for samsvar, siden dette er en del av eksporten. Generelt kan alle unike verdier fungere godt som nøkkelfelt. Det er også mulig å bruke flere nøkkelfelt samtidig for avanserte tilfeller.
Hvis feltnavnene i filen er nøyaktig de samme som i Provet, skal automatisk tilordning skje i tilordningstrinnet.
Automatisk tilordning kan også skje for alternativer som kan under-tilordnes. For eksempel, hvis du navngir elementundergruppene i filen på samme måte som de er satt opp i Provet, skal automatisk under-tilordning skje.
Du kan også legge til nye data (egendefinerte standardverdier) i importen ved å dra et datafelt til det nederste området på venstre side i tilordningstrinnet (området heter «Dra + slipp felt her for å legge til import»). Deretter kan du bruke den hvite penn-knappen til å åpne feltet for redigering, og bruke «Erstatt alle med standardverdi»-alternativet for å angi en ny standardverdi. Alle importerte elementer får da denne verdien som sin nye standardverdi.
Når du laster opp elementer, kan du som et avansert alternativ opprette undergrupper direkte med importen. Dette er det feltene for elementundergruppe nivå 1, 2 og 3 er for. Hvis du bare vil tilordne til eksisterende undergrupper, bruk det vanlige feltet Elementundergruppe.
Feltene som er tilgjengelige for tilordning, avhenger av modellen du velger i trinn 4. Hvis du for eksempel importerer Brukere-modellen, brukes felt som de som beskrives i Opprett og administrer brukerkontoer.