Hva er hjemlevering?
Hjemlevering lar deg selge varer klinikken din ikke har på lager, og få dem sendt direkte til kunder via en ekstern oppfyllingspartner. Mens partneren håndterer frakt, håndterer du fakturering og ordreoppfølging direkte i Provet.
Når du legger til en vare med Brukstype satt til Hjemlevering og fullfører fakturaen, blir det en hjemleveringsordre. Du kan deretter følge opp ordrestatusen på Hjemleveringsoversikt.
Aktivere hjemlevering
Før du tar i bruk hjemlevering, må funksjonen være aktivert på avdelingsnivå i klinikken:
Gå til Innstillinger > Generelt > Integrasjoner > Hjemlevering.
Velg Aktiver funksjon for hjemlevering for elementer.
Velg Lagre. Deretter kan du starte med å merke varer som tilgjengelige for hjemlevering.
Brukertillatelser
For å se Hjemlevering-oversikten trenger brukere følgende tillatelse. For å se eller redigere tillatelsesgrupper, gå til Innstillinger > Brukere > Tillatelsesgrupper, og velg knappen med tre prikker på raden for tillatelsesgruppen, og velg deretter Tillatelsesinnstillinger.
Hjemleveringer (les): Kreves for å få tilgang til Hjemlevering-oversikten. Som standard får alle roller (Admin, Manager og Brukere) tilgang.
Merk
Tillatelsen Hjemleveringer vises bare i tillatelsesgrupper når hjemleveringsfunksjonen er aktivert for klinikkavdelingen.
Merke varer som tilgjengelige for hjemlevering
Du kan merke legemiddel-, utstyr- og fôrvarer for hjemlevering på følgende måter:
Varekort
Når du oppretter eller redigerer en legemiddel-, utstyr- eller fôrvare, velg avmerkingsboksen Tillatt hjemlevering på varekortet.
Du kan også angi Hjemlevering som standard Brukstype hvis du vil at det skal velges automatisk når varen brukes.
Prissetting hub og prissettingsverktøy
Prissetting hub: Hvis du administrerer varer og priser sentralt med prissetting hub, kan du også administrere innstillinger for hjemlevering for disse varene der. For mer informasjon, se Opprett en sentral vare.
Prissettingsverktøy: Hvis du bruker oppdateringer i bulk, bruker du prissettingsverktøyet for å oppdatere hjemleveringsflagget for valgte varer. For mer informasjon, se Oppdater varer for en spesifikk klinikkavdeling i prissettingsverktøyet.
Vareimportør
Attributtet for hjemlevering kan inkluderes i vareimportfiler, slik at du kan gjøre oppdateringer i bulk.
API
Hvis organisasjonen din administrerer varedata via API, kan du inkludere innstillingen for hjemlevering i disse oppdateringene. Dette gjør at eksterne systemer kan holde varekonfigurasjonen synkronisert.
Bruke hjemleveringsvarer i konsultasjoner, fakturaer og direktesalg
Når du legger til en hjemleveringsvare i en konsultasjon, faktura eller direktesalg, må du velge Hjemlevering fra rullegardinmenyen Brukstype. Hvis varen har Hjemlevering angitt som standard bruksmetode på varekortet, velges denne verdien automatisk.
Når hjemlevering er valgt som leveringsmetode, oppdaterer varemodalen automatisk for å skjule felter som ikke er relevante, siden varen sendes direkte av en ekstern partner. Følgende alternativer er ikke tilgjengelige:
Lagerlokasjon, batchvalg og lageravgang
Utløsningsgebyrer, administrasjonsdetaljer og tilbakeholdsperioder
Alternativer for etikettutskrivning
Etter at du lagrer og fullfører fakturaen, blir varen en hjemleveringsordre. Ordren blir deretter synlig på Hjemleveringsoversikt.
Kreditere og erstatte hjemleveringsvarer
Hvis du vil erstatte en hjemleveringsvare som er bestilt ved en feil eller avvist, må du først kreditere varen og deretter opprette en ny ordre via et direktesalg. Å erstatte en ordre gjør at historikken kan spores, fordi erstatningsvaren får samme Bestillings-ID som den opprinnelige.
Merk
Du må fullføre erstatningsfakturaen innenfor 72-timers fristperioden som starter når du fullfører den opprinnelige fakturaen.
Kreditere en hjemleveringsvare
For å kreditere en hjemleveringsvare må du kreditere den lenkede fakturaraden. Når du har fullført kreditnotaen, endres varestatusen til Kreditert på hjemleveringsoversikten.
Åpne fakturaen.
Velg Kreditnota eller hvis du bruker den nye utformingen for fullført faktura, klikk på tre prikker i øvre høyre hjørne og velg + Ny kreditnota.
Velg Krediter noen elementer på fakturaen.
Velg radene du vil kreditere.
Velg Fortsett.
Nå opprettes en kreditnota for vare(n).
Hvis kreditnotaen ble opprettet som et utkast, velg Fullfør faktura for å fullføre kreditnotaen.
Hvis du bruker den nye utformingen for fullført faktura og opprettet et utkast, velg visningsknappen (øye-knappen) på kreditnota-raden. På kreditnota-siden velg Fullfør faktura for å fullføre kreditnotaen.
For mer informasjon om kreditering av fakturarader, se Kreditere og refundere en vare eller en del av en faktura. Hvis du bruker den nye utformingen for fullført faktura, se Fullfør fakturaer.
Erstatte en hjemleveringsvare
For å erstatte en kreditert vare må du starte et direktesalg. Systemet lar deg velge kreditert hjemleveringsvarer som ble opprettet innenfor en 72-timers fristperiode.
Opprett et nytt direktesalg.
Kontroller at detaljene (Kunde og pasient) stemmer med den opprinnelige ordren.
Legg til erstatningsvaren. I varedialogen velger du hvilken vare du vil erstatte i rullegardinlisten Element for hjemlevering å erstatte.
Lagre.
Velg Fullfør faktura.
Når du har fullført, oppretter systemet en ny hjemleveringsvare (med samme Bestillingsnummer) og oppdaterer den opprinnelige varen status fra «Kreditert» til «Erstattet».
Merk
Hvis du ikke fullfører erstatningsfakturaen før 72-timers fristperioden er over, oppretter systemet ikke erstatningen, og det vises en advarsel på fakturaen
Hjemleveringsoversikt
Hjemleveringsoversikten viser alle hjemleveringsordrer som er opprettet når fakturaer er fullført. Bruk oversikten til å søke og filtrere ordrene, følge statusene og koordinere oppfylling med den eksterne fraktpartneren. For å åpne siden for hjemleveringsoversikten, gå til Dokumentasjon > Hjemleveringer.
Hver rad viser Bestillings-ID, bestillingsdato, Kunde, Pasient, navnet på Element, Antall, Forskriver og gjeldende Status. Bruk søkefeltet for å finne bestemte ordrebøker etter kunde, pasient, element eller Bestillings-ID. Filteret Forskriver begrenser listen til ordrene som er opprettet av en bestemt veterinær; mens kolonnen viser initialer, kan du søke etter fullt navn i filteret.
bestillingsdato: Tidsstempelet for fullføring av faktura og oppretting av ordre.
Kunde og pasient: Disse kolonnene inneholder direkte lenker til de respektive registrene.
Antall: Mengden i enheter eller pakninger basert på valgt bruksstørrelse.
Handlinger-meny: Velg de tre prikkene helt på slutten av vare-raden for å se original fakturering.
Kolonnen Status viser hvilket stadium hjemleveringsvaren er i. Bruk filteret Status for å finne bestemte ordrer. Statusene for aktive ordrer oppdateres automatisk via integrasjoner med den eksterne fraktpartneren, men du kan også endre Sendt inn og Avbrutt-statuser manuelt i oversikten.
Aktive statuser
Sendt inn: Ordren er fullført og satt i kø for oppfylling (blått merke).
Avbrutt: Ordren er avsluttet og vil ikke bli oppfylt (rødt merke).
Levert: Ordren er mottatt av kunden og oppfylt (grønt merke). Denne statusen oppdateres automatisk via fraktpartnerintegrasjonen, og kan ikke endres manuelt.
Ikke-aktive statuser
Ikke-aktive statuser kan ikke endres via oversikten, og vises i grått.
Kreditert: Når kreditnotaen er fullført, endres varestatusen til Kreditert. Varen forblir synlig i oversikten, men varenavn og antall vises som gjennomstreking.
Erstattet: Hvis en vare er erstattet, vises statusen Erstattet på den opprinnelige raden. Det opprettes en ny rad for erstatningsvaren som beholder samme Bestillings-ID, men vises som Sendt inn (eller en annen aktiv status).
Integrasjoner og webhooks
Du kan integrere hjemlevering med eksterne oppfyllingssystemer ved hjelp av webhooks og API.
Webhooks
Du kan konfigurere en webhook som utløses når en hjemleveringsordre opprettes. Webhooken sender hendelsesdata til det eksterne systemet, som kan starte oppfyllingsprosessen.
Bruk av API
Eksterne partner-systemer kan bruke API til å:
Hente hjemleveringsordrer.
Håndtere oppfylling og frakt til kunden.
For mer informasjon om tilgjengelige endepunkter og forespørselsformater, se API-dokumentasjonen. Integrere tredjepartsapplikasjoner med Provet
Betalingsflyt
Betalinger for hjemleveringsvarer samles inn i Provet som del av den normale faktureringsprosessen under konsultasjoner eller direktesalg. Hjemlevering legger ikke til et eget trinn for betaling, selv når en ekstern partner sender varen.
Det er ingen endring i hvordan du registrerer betalinger på fakturaer. Bruk vanlige betalingsmetoder og prosesser i Provet, og håndter oppfylling separat via den valgte partneren eller integrasjonen.