Hva er hjemlevering?
Hjemlevering lar deg selge varer klinikken din ikke har på lager, og få dem sendt direkte til kunder via en ekstern oppfyllingspartner. Mens partneren håndterer frakt, administrerer du fakturering og ordresporing direkte i Provet.
Når du legger til et element med Brukstype satt til Home delivery og fullfører fakturaen, blir det en hjemleveringsordre. Deretter kan du spore statusen på ordren i Hjemleveringsoversikt.
Aktivere hjemlevering
Før du kan bruke hjemlevering, må funksjonen aktiveres på avdelingsnivå i klinikken:
Velg avdelingsnavnet øverst til venstre, og gå deretter til Innstillinger > Generelt > Integrasjoner > Home delivery.
Velg Aktiver funksjon for hjemlevering for elementer.
Velg Lagre. Etter dette kan du starte med å merke elementer som tilgjengelige for hjemlevering.
Brukertillatelser
For å se Hjemlevering-oversikten trenger brukere følgende tillatelse. For å se eller redigere tillatelsesgrupper velger du avdelingsnavnet øverst til venstre, og går deretter til Innstillinger > Brukere > Tillatelsesgrupper, velger knappen med tre prikker på raden for tillatelsesgruppen, og velger deretter Tillatelsesinnstillinger.
Hjemleveringer (les): Kreves for å få tilgang til Hjemlevering-oversikten. Som standard er alle roller (Admin, Manager og Brukere) gitt tilgang.
Merk: Tillatelsen Hjemleveringer vises bare i tillatelsesgrupper når funksjonen hjemlevering er aktivert for avdelingen.
Merke elementer som tilgjengelige for hjemlevering
Du kan merke legemiddel-, utstyr- og fôr-elementer for hjemlevering på følgende måter:
Elementkort
Når du oppretter eller redigerer et legemiddel-, utstyr- eller fôr-element, merker du av for Tillatt hjemlevering på elementkortet.
Du kan også angi Home delivery som standard Brukstype hvis du ønsker at den skal velges automatisk når elementet brukes.
Prissetting hub og Prissettingsverktøy
Prissetting hub: Hvis du administrerer elementer og priser sentralt via Prissetting hub, kan du også administrere innstillinger for hjemlevering for disse elementene der. For mer informasjon, se Opprett et sentralt element.
Prissettingsverktøy: Hvis du bruker oppdateringer av volumpriser, bruker du Prissettingsverktøy til å oppdatere hjemleveringsflagget for valgte elementer. For mer informasjon, se Oppdater elementer for en spesifikk klinikkavdeling i Prissettingsverktøy.
Elementimportør
Attributtet for hjemlevering kan inkluderes i elementimportfiler, slik at du kan gjøre masseoppdateringer.
API
Hvis organisasjonen din håndterer elementdata via API, kan du inkludere innstillingen for hjemlevering i disse oppdateringene. Dette gjør at eksterne systemer kan holde elementkonfigurasjonen synkronisert.
Bruke hjemleveringselementer i konsultasjoner, fakturaer og direktesalg
Når du legger til et hjemleveringselement i en konsultasjon, faktura eller direktesalg, må du velge Home delivery fra rullegardinmenyen for Brukstype. Hvis elementet har Home delivery satt som standard bruksmetode på elementkortet, blir verdien valgt automatisk.
Når hjemlevering er valgt som leveringsmetode, oppdateres elementmodalen automatisk for å skjule felt som ikke er relevante, siden elementet sendes direkte av en ekstern partner. Følgende alternativer er ikke tilgjengelige:
Lagerlokasjon, batchvalg og lageravtrekk
Utdelingsavgifter, administrasjonsdetaljer og tilbakeholdsperioder
Alternativer for etikettutskrift
Når du lagrer og fullfører fakturaen, blir elementet en hjemleveringsordre. Deretter blir ordren synlig i Hjemleveringsoversikt.
Kreditere og erstatte hjemleveringselementer
Hvis du vil erstatte et hjemleveringselement som ble bestilt ved en feil eller avvist, må du først kreditere elementet og deretter opprette en ny ordre via et direktesalg. Å erstatte en ordre gjør at historikken kan spores, fordi erstatningselementet får samme Bestillings-ID som den opprinnelige.
Merk: Du må fullføre erstatningsfakturaen innen 72-timers fristperioden som starter når du fullfører den opprinnelige fakturaen.
Kreditere et hjemleveringselement
For å kreditere et hjemleveringselement må du kreditere den koblede fakturaraden. Når du fullfører kreditnotaen, endres elementstatusen til Kreditert i hjemleveringsoversikten.
Åpne fakturaen.
Velg Kreditnota, eller hvis du bruker den nye utformingen for ferdigstilte fakturaer, klikker du på de tre prikkene i øvre høyre hjørne og velger + Ny kreditnota.
Velg Krediter noen elementer på fakturaen.
Velg radene du vil kreditere.
Velg Fortsett.
En kreditnota for elementet/elementene er nå opprettet.
Hvis kreditnotaen ble opprettet som et utkast, velger du Fullfør faktura for å fullføre kreditnotaen.
Hvis du bruker den nye utformingen for ferdigstilte fakturaer og opprettet et utkast, velger du visningsknappen (øye-knappen) på raden for kreditnotaen. På kreditnota-siden velger du Fullfør faktura for å fullføre kreditnotaen.
For mer informasjon om å kreditere fakturarader, se Kreditere og refundere et element eller en del av en faktura. Hvis du bruker den nye utformingen for ferdigstilte fakturaer, se Fullfør fakturaer.
Erstatte et hjemleveringselement
For å erstatte et kreditert element må du starte et direktesalg. Systemet lar deg velge kreditert hjemleveringselementer som ble opprettet innen en 72-timers fristperiode.
Opprett et nytt direktesalg.
Sørg for at detaljene (Kunde og pasient) stemmer med den opprinnelige ordren.
Legg til erstatningselementet. I elementdialogen velger du hva du vil erstatte i listen Element for hjemlevering å erstatte.
Lagre.
Velg Fullfør faktura.
Når du har fullført, oppretter systemet et nytt hjemleveringselement (med samme Bestillingsnummer) og oppdaterer den opprinnelige elementet status fra 'Kreditert' til 'Erstattet'.
Merk: Hvis du ikke fullfører erstatningsfakturaen før 72-timers fristperioden er over, oppretter systemet ingen erstatning, og det vises en advarsel på fakturaen.
Hjemleveringsoversikt
Hjemleveringsoversikten viser alle hjemleveringsordrer som er opprettet når fakturaer er fullført. Bruk oversikten til å søke og filtrere ordrer, spore status og koordinere oppfylling med den eksterne fraktpartneren din. For å gå til siden for Hjemleveringsoversikt, gå til Pasientoppfølging > Hjemleveringer.
Hver rad viser Bestillings-ID, Bestillingsdato, Kunde, Pasient, navnet på Element, Antall, Forskriver og gjeldende Status. Bruk søkefeltet til å finne bestemte ordrer etter kunde, pasient, element eller Bestillings-ID. Filteret Forskriver begrenser listen til ordrer opprettet av en bestemt veterinær; kolonnen viser initialer, men du kan søke etter fullt navn i filteret.
Bestillingsdato: Tidsstempelet for når fakturaen ble fullført og ordren ble opprettet.
Kunde & pasient: Disse kolonnene inneholder direkte koblinger til de aktuelle registrene.
Antall: Mengden i enheter eller pakninger basert på valgt bruksstørrelse.
Handlingsmeny: Velg de tre prikkene på slutten av elementraden for å se original fakturering.
Kolonnen Status viser hvilket trinn hjemleveringselementet er i. Bruk filteret Status for å finne bestemte ordrer. Statusene for aktive ordrer oppdateres automatisk via integrasjoner med fraktpartneren, men du kan også endre Sendt inn og Avbrutt-status manuelt i oversikten.
Aktive statuser
Sendt inn: Ordren er fullført og satt i kø for oppfylling (blått merke).
Avbrutt: Ordren er avsluttet og blir ikke oppfylt (rødt merke).
Levert: Ordren er mottatt av kunden og oppfylt (grønt merke). Denne statusen oppdateres automatisk via fraktpartnerintegrasjonen og kan ikke endres manuelt.
Ikke-aktive statuser
Ikke-aktive statuser kan ikke endres via oversikten og vises i grått.
Kreditert: Når en kreditnota er fullført, endres elementstatusen til Kreditert. Elementet forblir synlig i oversikten, men elementnavn og antall vises med gjennomstreking.
Erstattet: Hvis et element er erstattet, viser den opprinnelige raden statusen Erstattet. Det opprettes en ny rad for erstatningselementet som beholder samme Bestillings-ID, men vises som Sendt inn (eller en annen aktiv status).
Integrasjoner og webhooks
Du kan integrere hjemlevering med eksterne oppfyllingssystemer ved hjelp av webhooks og API.
Webhooks
Du kan konfigurere en webhook som utløses når en hjemleveringsordre opprettes. Webhooken sender hendelsesdata til det eksterne systemet, som kan starte oppfyllingsprosessen.
API-bruk
Eksterne systemer hos partneren kan bruke API til å:
Hente hjemleveringsordrer.
Håndtere oppfylling og frakt til kunden.
For mer informasjon om tilgjengelige endepunkter og forespørselsformater, se API-dokumentasjonen. Integrere tredjepartsapplikasjoner med Provet
Betalingsflyt
Betalinger for hjemleveringselementer samles inn i Provet som en del av den vanlige faktureringsprosessen under konsultasjoner eller direktesalg. Hjemlevering legger ikke til et eget betalingstrinn, selv når en ekstern partner sender elementet.
Det er ingen endring i hvordan du registrerer betalinger på fakturaer. Bruk dine vanlige betalingsmetoder og -prosesser i Provet, og håndter oppfylling separat via den valgte partneren eller integrasjonen.