Denne artikkelen forklarer hvordan du håndterer og sporer kontrollerte legemidler for å oppfylle lovpålagte krav og rapporteringskrav. Et unikt system for sporingsnumre sikrer nøyaktig dokumentasjon for disse stoffene.
Kontrollerte legemidler og sporingsnumre brukes ikke i alle markeder. Dette avhenger av lovkrav. I noen markeder brukes funksjonen for kontrollerte legemidler uten sporingsnumre for å markere legemidler som et kontrollert stoff, slik at de kan filtreres ut i rapporter.
Sett opp sporingskontroll for kontrollert stoff
For å bruke sporingsnumre for kontrollerte legemidler må du aktivere funksjonen i organisasjonens innstillinger, og deretter merke hvert element som et kontrollert stoff. Gå til Innstillinger ved å velge avdelingsnavnet øverst til venstre.
Gå til Innstillinger > Generelt > Organisasjonsinnstillinger.
Velg Aktiver sporingsnumre. Denne innstillingen aktiverer funksjonen for kontrollerte legemidler og gjør en egen Kontrollerte legemidler-seksjon synlig under Lager-menyen.
Marker et legemiddel som et kontrollert stoff
Gå til Elementer > Elementer.
Finn elementet for legemiddelet og velg blyantknappen. Du kan også opprette et nytt element ved å velge knappen Legg til element.
I elementdialogen går du til fanen Lager.
Velg avmerkingsboksen Kontrollert stoff.
Velg Lagre.
Når elementet er merket som et kontrollert legemiddel, vises et trekantikon på bestemte steder, for eksempel når du legger legemiddelet til en konsultasjon.
Legg til et kontrollert legemiddel i lager
Du kan legge til nye pakninger med kontrollerte legemidler direkte fra visningen Kontrollerte legemidler, eller via en bestilling/innkjøpsfaktura. Når et nytt mottatt kontrollert legemiddel legges til, tildeles det automatisk et unikt sporingsnummer.
Merk: For kontrollerte legemidler med sporingsnumre kan du ikke legge til ikke-sporingsbasert lager eller opprette lageroppføringer basert på batch fra siden Lager – disse valgene vises ikke for sporingsnumre. Bruk i stedet én av de to metodene basert på sporingsnumre nedenfor.
Slik legger du til et kontrollert legemiddel fra visningen Kontrollerte legemidler:
Gå til Lager > Kontrollerte legemidler.
Velg knappen Legg til mottatt kontrollert legemiddel øverst på siden.
Søk etter legemiddelet i søkefeltet i dialogen som åpnes.
Når et legemiddel er valgt, viser dialogen det nye sporingsnummeret. Velg riktig dato i feltet Lagt til.
Velg Lagre.
Alternativt kan du legge til et kontrollert legemiddel via en bestilling eller en innkjøpsfaktura:
Gå til Lager > Bestillinger for å finne den relevante bestillingen eller innkjøpsfakturaen.
Velg blyantknappen på slutten av raden.
Velg avmerkingsknappen for å bekrefte det mottatte elementet. Legg til kontrollerte legemidler én rad av gangen.
I dialogen Legg til kontrollert element i lager oppgis et sporingsnummer. Husk å skrive nummeret på pakningen/flasken.
Velg Lagre.
Del et sporingsnummer
Hvis en legemiddelpakning inneholder flere enheter, kan du dele hovedsporingsnummeret (f.eks. 123) i individuelle enheter, der hver enhet får sitt eget unike delsporingsnummer (f.eks. 123.1, 123.2 osv.).
Gå til Lager > Kontrollerte legemidler.
Finn elementet og velg knappen Delt på slutten av raden for elementet.
I dialogen som åpnes velger du knappen Delt for å bekrefte.
Registrer bruk og svinn
Når sporingsnumre er aktivert, må du velge det aktuelle sporingsnummeret for elementet når du bruker et kontrollert legemiddel i en konsultasjon. Visningen Kontrollerte legemidler holder en detaljert oversikt over hvert element, inkludert når det ble lagt til i lager, hvilke pasienter som fikk det, og eventuelt registrert svinn (svinnberegninger må settes opp på elementkortet). Du kan også registrere svinn eller tap manuelt, for eksempel hvis en flaske gikk i stykker.
Slik registrerer du svinn eller tap manuelt:
Gå til Lager > Kontrollerte legemidler.
Finn elementet med riktig sporingsnummer.
Velg knappen Se på slutten av raden for elementet.
Velg knappen Rapportert tap i dialogen som åpnes.
Legg til Dosering enhet tap og en Beskrivelse for tap (dette er et påkrevd felt).
Velg knappen Rapportert tap for å bekrefte.
Et element som er merket som et kontrollert stoff med et tildelt sporingsnummer, forsvinner ikke fra visningen Kontrollert legemiddel hvis selve elementet er arkivert. For å fjerne et kontrollert legemiddel fra denne visningen må du manuelt registrere tap slik at antallet er null, eller kjøre en lagerkontroll for å få saldoen til null.
Korriger en oppføring for et kontrollert legemiddel
Hvis du har registrert feil antall for et kontrollert legemiddel i en ferdigstilt konsultasjon, kan du korrigere saldoen. Slik korrigerer du den avhenger av hvilken vei feilen går:
Hvis du registrerte for lite (mer ble faktisk brukt enn det som ble logget), opprett en ny tap-oppføring for samme sporingsnummer, registrer manglende mengde, og angi årsaken i feltet Beskrivelse.
Hvis du registrerte for mye (mindre ble faktisk brukt enn det som ble logget), kan du ikke angi et negativt tall i tap-dialogen. Bruk i stedet en lagerkontroll. Som standard vises der bare sporingsnumre med en saldo over null – hvis lagerbeholdningen for sporingsnummeret er null, velger du knappen + og velger den fra rullegardinlisten for å legge den til i listen. Skriv inn riktig telte antall i Telte enheter for det sporingsnummeret, og velg deretter Lagre for å bruke korrigeringen.
Denne prosessen korrigerer lagerbalansen for elementet, men gjenspeiles ikke i pasientjournalene.
Merk: Når du bruker en kreditnota for å reversere et salg, returnerer systemet automatisk den solgte mengden til lageret ditt. Husk å velge avmerkingsboksen Oppdater lagernivå hvis du bruker kredit-alternativet Krediter noen elementer på fakturaen. En kreditnota reverserer imidlertid ikke noe svinn som ble logget automatisk og fjernet fra lager, siden svinn regnes som et permanent tap. Hvis en mengde svinn må tilbakeføres til lager, må dette gjøres manuelt.
Skriv ut brukslister og rapporter
Du kan generere og skrive ut en PDF med en bruksliste for et bestemt sporingsnummer for å oppfylle rapporteringskrav og for inspeksjoner ved klinikken.
Gå til Lager > Kontrollerte legemidler.
Finn elementet for legemiddelet ved hjelp av søkefeltet.
Velg knappen Se på slutten av raden for elementet.
I dialogvinduet velger du knappen Skriv ut.
En PDF av brukslinjen åpnes i et nytt vindu.
Relaterte rapporter
Rapporten Legemiddelbruk, Rapportering > Rapporter > Legemiddelbruk, kan vise pasienter som har fått bestemte legemidler. Du kan filtrere denne rapporten til å inkludere Kun kontrollerte legemidler.
Bruk kontrollerte legemidler på skriftlige resepter
For noen markeder vil funksjonen for elementer merket som kontrollerte legemidler også påvirke den skriftlige resepten. Dette styres av landet som avdelingens lokasjon er satt til.
UK-marked: Skriftlige resepter for kontrollerte legemidler har en fast gyldighetsperiode på 28 dager. Velg avmerkingsboksen Kontrollert på dialogen Opprett skriftlig reseptutskrift for å sikre at denne faste gyldighetsperioden blir brukt.
US-marked: Når et element er merket som et kontrollert stoff, vises forskriverens Resept-ID, også kjent som DEA-nummeret, automatisk på reseptutskriften.