Denne artikkelen forklarer hvordan du administrerer og følger opp kontrollerte legemidler for å oppfylle lovkrav og rapporteringskrav. Et system med unike sporingsnumre sikrer nøyaktig dokumentasjon for disse legemidlene.
Kontrollerte legemidler og sporingsnumre brukes ikke i alle markeder. Dette avhenger av hvilke lovkrav som gjelder. I noen markeder brukes funksjonen for kontrollerte legemidler uten sporingsnumre, for å bare markere legemidler som et kontrollert stoff som kan filtreres bort i rapporter.
Sett opp sporingsoppfølging av kontrollert stoff
For å bruke sporingsnumre for kontrollerte legemidler må du aktivere funksjonen i organisasjonens innstillinger, og deretter merke hvert legemiddelement som et kontrollert stoff.
Gå til Settings > General > Organization Settings.
Velg Enable tracking numbers. Denne innstillingen aktiverer funksjonen for kontrollerte legemidler og gjør en dedikert Controlled medicines-seksjon synlig under Inventory-menyen.
Marker et legemiddel som et kontrollert stoff
Gå til Catalog > Items.
Finn legemiddelementet og velg knappen med penn. Du kan også opprette et nytt element ved å velge Add item-knappen.
I elementdialogen går du til fanen Stock and Pricing.
Velg avmerkingsboksen Controlled substance.
Velg Save.
Når elementet er merket som et kontrollert legemiddel, vises et trekantikon på bestemte steder, for eksempel når du legger legemiddelet til en konsultasjon.
Legg til et kontrollert legemiddel i lager
Du kan legge til nye pakninger med kontrollerte legemidler direkte fra visningen Controlled medicines eller via en innkjøpsordre/innkjøpsfaktura. Når et nytt mottatt kontrollert legemiddel legges til, får det automatisk et unikt sporingsnummer.
Slik legger du til et kontrollert legemiddel fra visningen Controlled medicines:
Gå til Inventory > Controlled medicines.
Velg knappen Add received controlled medicine øverst på siden.
Søk etter det kontrollerte legemiddelet i søkefeltet i dialogen som åpnes.
Når et legemiddel er valgt, viser dialogen det nye sporingsnummeret. Velg riktig dato i feltet Added.
Velg Save.
Alternativt kan du legge til et kontrollert legemiddel via en innkjøpsordre eller innkjøpsfaktura:
Gå til Inventory > Orders for å finne riktig innkjøpsordre eller innkjøpsfaktura.
Velg pennknappen på slutten av raden.
Velg avmerkingsknappen for å bekrefte det mottatte elementet. Legg til kontrollerte legemidler én rad om gangen.
I dialogen Add controlled item to stock oppgis et sporingsnummer. Husk å skrive dette nummeret på pakningen/flasken.
Velg Save.
Note: Du kan ikke legge kontrollerte legemidler direkte til lager fra siden Stock eller ved å bruke grafknappen, fordi dette ikke gir oppføringen et sporingsnummer. Systemet kan be deg om et batch-nummer i stedet, men fordi sporingsnumre erstatter standard batchnumre for kontrollerte legemidler, må du bruke en arbeidsflyt for innkjøpsordre eller visningen Controlled medicines for å sikre at elementet får et sporingsnummer.
Del et sporingsnummer
Hvis en legemiddelpakning inneholder flere enheter, kan du dele hovedsporingsnummeret (f.eks. 123) i enkeltenheter, der hver enhet får sitt eget unike undersporingsnummer (f.eks. 123.1, 123.2 osv.).
Gå til Inventory > Controlled medicines.
Finn elementet og velg knappen Split på slutten av elementraden.
I dialogen som åpnes velger du knappen Split for å bekrefte.
Registrer bruk og svinn
Når sporingsnumre er aktivert, må du velge elementets bestemte sporingsnummer når du bruker et kontrollert legemiddel i en konsultasjon. Visningen Controlled medicines oppretter en detaljert oversikt over hvert element, inkludert når det ble lagt til i lager, hvilke pasienter som fikk det, og eventuelt registrert svinn (svinnkalkulasjoner må settes opp på elementkortet). Du kan også registrere svinn eller tap manuelt, for eksempel hvis en flaske gikk i stykker.
Slik registrerer du svinn eller tap manuelt:
Gå til Inventory > Controlled medicines.
Finn elementet med riktig sporingsnummer.
Velg knappen Show på slutten av elementraden.
Velg knappen Record loss i dialogen som åpnes.
Legg til Dosage unit loss og Description for loss (dette er et påkrevd felt).
Velg knappen Record loss for å bekrefte.
Et element som er merket som et kontrollert stoff med et tildelt sporingsnummer, forsvinner ikke fra visningen Controlled Medicine hvis selve elementet er arkivert. For å fjerne et kontrollert legemiddel fra denne visningen må du registrere tap manuelt, slik at mengden blir null.
Korriger en oppføring av et kontrollert legemiddel
Hvis du har registrert feil antall for et kontrollert legemiddel i en ferdigstilt konsultasjon, kan du korrigere balansen ved å opprette en ny tapsoppføring.
Opprett en ny tapsoppføring for samme sporingsnummer.
Registrer antallet som et negativt tall (f.eks. -0,35 ml) hvis du la til for mye, eller et positivt tall (f.eks. 0,35 ml) hvis du la til for lite.
I feltet Description angir du tydelig årsaken til korrigeringen.
Denne prosessen korrigerer lagerbalansen for legemiddelet, men gjenspeiles ikke i pasientjournalene.
Note: Når du bruker en kreditnota for å reversere et salg, vil systemet automatisk tilbakeføre den solgte mengden til lageret ditt. Husk å velge avmerkingsboksen Update stock levels hvis du bruker kreditvalget Credit some invoice items. En kreditnota vil imidlertid ikke reversere svinn som ble logget automatisk og fjernet fra lager, fordi svinn regnes som et permanent tap. Hvis en mengde svinn må tilbakeføres til lager, må dette gjøres manuelt.
Skriv ut brukslogg og rapporter
Du kan generere og skrive ut en PDF-brukslogg for et bestemt sporingsnummer for å oppfylle rapporteringsplikter og for inspeksjoner på klinikken.
Gå til Inventory > Controlled medicines.
Finn legemiddelementet ved å bruke søkefeltet.
Velg knappen Show på slutten av elementraden.
I dialogvinduet velger du knappen Print.
En PDF av bruksloggen åpnes i et nytt vindu.
Relaterte rapporter
Rapporten Medicine usage, Reports > Stock management > Medicine usage, kan vise pasienter som har fått bestemte legemidler. Du kan filtrere denne rapporten til å inkludere Only controlled medicines.
Bruk kontrollerte legemidler på skriftlige resepter
I noen markeder påvirker funksjonen for elementer som er merket som kontrollerte legemidler også den skriftlige resepten. Dette styres av landet som klinikkens lokasjon er satt til.
UK-marked: Skriftlige resepter for kontrollerte legemidler har en fast gyldighet på 28 dager. Velg avmerkingsboksen Controlled i dialogen Create written prescription print out for å sikre at denne faste gyldighetsperioden brukes.
US-marked: Når et element er merket som et kontrollert stoff, vises forskriverens ID, også kjent som DEA-nummeret, automatisk på reseptutskriften.