Som standard bruker e-postene som sendes fra Provet e-postadressen for klinikkens lokasjon som avsenderadresse. Dette betyr at kundens svar går til denne adressen. For å aktivere at kunder kan svare direkte til den delte innboksen i Provet, må du konfigurere dine E-postinnstillinger for alternative e-poster. Når en kunde svarer, vises svaret ditt i Oversikt > Delt innboks.
Denne artikkelen forklarer hvordan du konfigurerer innstillinger slik at kundens svar sendes til Delt innboks. Den tar også opp hvordan du sender en e-post som er klar for svar, og hvordan du håndterer de innkommende svarene.
Konfigurer alternative e-poster
For å kunne sende e-poster som ruter svarene tilbake til Provet, må du konfigurere innstillingene for Alternative e-poster.
Gå til Innstillinger > Generelt > Profil for klinikkavdeling.
I feltet Alternative e-poster legger du inn adressen til den delte innboksen her. Dette er adressen som gjør at kundens svar kan mottas direkte i Provet. Du kan også legge til andre alternative e-postadresser ved behov.
Velg Lagre.
Send e-poster som ruter til delt innboks
Når du har satt opp alternative e-poster, kan du nå sende e-poster til kunder som ruter svarene deres direkte til Delt innboks.
Gå til kundesiden og velg konvoluttikonet ved siden av kundens navn.
I feltet Fra velger du e-postadressen for den delte innboksen fra nedtrekksmenyen.
Fullfør e-posten og velg Send.
Håndter kundesvar
Når en kunde svarer, vises svaret i Delt innboks.
Finn e-posten i innboksen.
Velg lenkeknappen på slutten av raden.
Velg riktig kunde og pasient, og velg deretter Lagre.
E-posten er nå tilgjengelig i fanen Kommunikasjon på kunde- og pasientsidene. Hvis en pasient ble valgt, vil den også være synlig i pasienthistorikken deres.
Det er ikke mulig å svare direkte på kundens e-post fra den delte innboksen. Du må gå til konvoluttknappen på kundesiden for å sende et nytt svar.
Automatiser kunde- og pasientidentifikasjon
Du kan instruere kunder om å inkludere sin kunde- eller pasientnummer i e-postens emnelinje, slik at svaret automatisk knyttes til riktig post. Bruk en C etterfulgt av kundenummeret (f.eks. C103) eller en P etterfulgt av pasientnummeret (f.eks. P102) i emnelinjen. Du må fortsatt lagre e-posten fra den delte innboksen, men kunde- eller pasientfeltet fylles ut på forhånd, slik at du sparer tid.