Du kan automatisk oppdatere kundetagger til en annen gjeldstatus når du sender utestående fakturaer til kunder. Denne funksjonen er tilgjengelig når et egendefinert felt for gjeldstatus, kundetagger for gjeldstatus og maler for utestående fakturaer er satt opp.
Gå til Rapportering > Rapporter > Debitorer og kreditorer.
Generer en rapport. Hvis du vil oppdatere kundestatestuser til «Ingen gjeld», kan du se Endre gjeldstatus til «Ingen gjeld» uten å sende en utestående faktura.
Velg Start prosess øverst til høyre over rapporten.
Velg kunden eller kundene du vil sende en utestående faktura til ved å velge radene i listen. En hurtigmenylinje vises nederst på siden.
I Prosess-menyen velger du den utestående fakturaen du vil sende.
I dialogboksen Forhåndsvisning av utestående faktura velger du alternativer for sending og utskrift:
Du kan skrive ut den utestående fakturaen for alle, sende brevet via e-post til de kundene som har en e-postadresse lagret i, og skrive ut brevet for resten, eller skrive ut brevet for alle og sende en e-post til de som har en e-postadresse.
Du kan legge ved fakturaene fra den valgte tidsperioden til brevet.
Du kan legge ved en behandlingsoversikt i e-posten.
Hvis du vil vite hvilken siste utestående faktura kundene mottok, kan du velge Merk som gjennomført. Brevet lagres i kundenes merknader og kommunikasjonsliste på fanen Kommunikasjon på kundesiden.
Velg Prosess. Taggen som tilsvarer gjeldstatusen til den utestående fakturaen, oppdateres automatisk for kundene.
Gjeldstatus vist på kundesiden:
Endre gjeldstatus til «Ingen gjeld» uten å sende en utestående faktura
Når du genererer rapporten for debitorer og kreditorer, velger du alternativet Ingen gjeld under Vis. Dette viser kundene som har betalt gjelden sin, men som har en gjeldtagg som er en annen enn standardstatusen «Ingen gjeld».
Fortsett som over, men velg «Ingen gjeld»-alternativet i trinn 5. Alternativene for sending av utestående faktura vil ikke være tilgjengelig hvis «Ingen gjeld»-utestående fakturaen din er satt opp til å ikke sende en utestående faktura.